Schmuckbild Software für Jugend- und Sozialhilfe

New Generation: Software für Jugendämter, Sozialämter und Wohngeldstellen

OK.JUS – Software für
Jugend-, Sozialhilfe
und Wohngeld

Umfassendes Fachverfahren für die Jugendhilfe, Sozialhilfe und Wohngeld

Die Jugend- und Sozialhilfe steht im Spannungsfeld gesetzlich-politischer Aufgaben und knapper Haushaltsmittel. Dennoch müssen Verwaltungen den in der Sozialgesetzgebung verankerten Aufgaben nachkommen. Wirkungs- und kostenorientiertes Handeln ist gefragt. Die Anforderungen an eine Software für Jugend- und Sozialhilfe haben sich gravierend verändert.

OK.JUS für Jugend und Soziales: Flexibilität, Transparenz, Bedienerfreundlichkeit

OK.JUS ist die umfassende Weiterentwicklung der bewährten AKDB-Fachverfahren für Sozialverwaltungen basierend auf der Produktgeneration SYNERGO®. Sie bietet optimale Steuerungsmechanismen für Transparenz auf allen Ebenen. Dies gewährleisten ein passgenaues Controlling, flexible Auswertungen und eine Personalbemessung. Diese basiert auf den Kernprozessen, die die amtsspezifischen Abläufe wiederspiegeln. Kritische Prozessschritte, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und Engpässe werden offensichtlich.

Ergonomische, einsatzorientierte Oberflächen gewährleisten Anwenderfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit. Am individuellen Aufgabenbereich von Fachkräften orientierte Benutzerdialoge zeichnen die plattformunabhängige, rechenzentrumsoptimierte Jugend- und Sozialhilfe-Software aus.

Warum Sie OK. JUS aus dem AKDB-Rechenzentrum* beziehen sollten

  • ISO 27001-zertifizierte IT-Rechenzentrumsinfrastruktur auf Basis der Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI-Grundschutz)
    • etabliertes und durch externen Auditor bestätigtes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS)
    • Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten als oberstes IT-Sicherheitsziel
  • kein Installationsaufwand (Office-PC der aktuellen Leistungsgeneration mit Java-Laufzeitumgebung ist ausreichend)
  • Anbindung an das AKDB-Rechenzentrum über vorhandenen Behördennetzanschluss oder VPN. Dabei stellt die AKDB die notwendigen Voraussetzungen für einen sicheren Zugriff auf das Rechenzentrum zur Verfügung.
  • vollautomatisierte Updates
  • qualifizierte Systembetreuung durch Spezialisten
  • Schutz vor Ausfällen durch Servervirtualisierung
  • geringere Investitionen in die örtliche IT-Infrastruktur
  • verbesserte Kostentransparenz und Planungssicherheit für Haushalts- und Finanzplanung
  • bestehende IT-Kompetenzträger können sich verstärkt um wichtige Kernaufgaben kümmern, kurz- wie langfristige Personalengpässe in der IT lassen sich besser abfedern

* Außerhalb Bayerns wird OK.JUS auch von Partnerrechenzentren und der kommIT angeboten.

Zahlreiche Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten

  • zu Finanz-, Einwohnermelde-, Verkehrswesen: Abruf von Finanz-, Personen- und Adressdaten aus AKDB-Verfahren oder Fremdprodukten mit der Möglichkeit der Datenübernahme ins Fachverfahren
  • zu BayBIS oder zur automatisierten Behördenauskunft: Abruf und Abgleich von Personendaten mit Möglichkeit der direkten Datenübernahme ins Verfahren
  • zu beliebigen Dokumentenmanagementsystemen: Vorgangsbezogene Ablage von Dokumenten in das angebundene DMS (Dokumentenmanagementsystem) mit umfangreichen Recherchemöglichkeiten.
  • zu allen Office-Produkten

Das Beste daran: Die Schnittstellen sind aufgrund der vielseitigen Parametrierbarkeit von OK.JUS besonders flexibel.
 

Erweiterungsmöglichkeiten

Egal ob Sie OK.JUS im Jugendamt einsetzen wollen, in der Sozialhilfeverwaltung oder im Wohngeldamt*: OK.JUS ist um die benötigten Komponenten erweiterbar und flexibel administrierbar. Zugleich ist Datenschutz großgeschrieben – dank feingranular konfigurierbarer Zugriffsberechtigungen. Ganz auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet. Sprechen Sie uns einfach an!

*Umsetzung ist in Planung.

Vorteile von OK.JUS, der Software für Jugend- und Sozialhilfe

Überblick behalten

  • individualisierbare Startmaske: Passen Sie sie einfach Ihren persönlichen Bedürfnissen an und Sie erhalten immer einen tagesaktuellen Überblick der wichtigen Infos z. B.  Wiedervorlagen oder Termine
  • kompakte Fallübersicht: Verschaffen Sie sich jederzeit schnell einen Überblick über Situation und Bearbeitungsstand
  • einblendbare Navigationspanels: Einfach zwischen mehreren Arbeitsbereichen wechseln und bei der parallelen Arbeit in mehreren Vorgängen den Überblick behalten

sicher arbeiten

  • besonders hilfreich für neue Fachkräfte: Handlungsanweisungen und amtsspezifische Informationen können zu jedem Arbeitsschritt hinterlegt werden
  • bestens geregelter Zugriffsschutz: Sie sehen nur das, was sie benötigen
  • immer gesetzeskonform arbeiten: mit einer integrierten Zuständigkeitsprüfung

komfortabel arbeiten

  • Abläufe aus Ihrem Amt sind 1:1 abbildbar: Dokumentations-, Rechenfunktionen oder Textvorlagen – die passende Funktion steht Ihnen bei jedem Arbeitsschritt zur Verfügung
  • Ihre Prozesse jederzeit flexibel anpassbar: Ändern sich die amtsinternen Abläufe? Kein Problem, die OK.JUS-Prozesse sind jederzeit anpassbar, auch im laufenden Betrieb.
  • flexible Suche: dank differenzierter, Google-like-Suchmöglichkeiten gehört langes Suchen der Vergangenheit an – was bleibt, ist mehr Zeit für die Arbeit am Menschen
Agile digitalisierte Jugend- und Sozialämter

OK.JUS im Landratsamt Haßberge

Kundenstory jetzt lesen

Seit Januar 2019 ist OK.JUS im Landkreis Haßberge im Einsatz. Seitdem ist Haßberge das erste Jugendamt in Bayern mit einer Schnittstelle zum Integrierten Haushalts- und Kassenverfahren (IHV) beim Landesamt für Finanzen. Und das ist nur der Anfang …

»Wir haben uns für OK.JUS entschieden, weil wir uns durch mehr Digitalisierung mehr Bürgerfreundlichkeit erwarten. In Zukunft soll es zum Beispiel eine Clearing-Stelle im Jugend- und im Sozialamt geben. Hier können Bürger Anträge für alle Leistungsbereiche an einer Stelle abgeben. Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter entlastet werden. Weniger Administration, mehr Sacharbeit.«

Markus Deißler

Projektleiter der Einführung von OK.JUS im Jugendamt und Amt für Soziales und Senioren im Landratsamt Haßberge, Bereichsleitung im Amt für Soziales und Senioren

Unsere OK.JUS Module

Hilfemanagement/Soziale Dienste

Das Modul Allgemeiner Sozialdienst (ASD) unterstützt die Fachkräfte der Sozialen Dienste bei der Durchführung ihrer Aufgaben von der Bestandsaufnahme über die sozialpädagogische Diagnostik bis hin zur Hilfeplanung. Die Arbeitsabläufe sind in OK.JUS in der korrekten Reihenfolge  amtsbezogen abgebildet. Die sozialpädagogische Diagnostik und die Zieldefinition lassen sich nach amtsinternen Vorgaben oder nach den Standards des Bayerischen Landesjugendamts konfigurieren: Vorlagen und Formulierungshilfen sind auswählbar, eigene Notizen frei erfassbar. Diese Informationen lassen sich in den Hilfeplan übernehmen – komplett oder nach Auswahl.

Pflegestellenverwaltung

Das Modul Pflegestellenverwaltung unterstützt Sie, die relevanten Daten zu Pflegestellen für alle Arten von Pflegestellen – Vollzeit-, Wochen- und Tagespflege – zu erfassen. Eine differenzierte, umfangreiche Filtersuche hilft Ihnen beim schnellen Auffinden geeigneter und freier Pflegeplätze.

Jugendhilfe im Strafverfahren

Die Fachkomponente Jugendhilfe im Strafverfahren bildet die Abläufe zu Diversions-, Ordnungswidrigkeits- und Strafverfahren mit den entsprechenden Funktionen zur Dokumentation von Anzeigen, Straftaten, Verfahren, Folgen und alle weiteren relevanten Daten optimal ab – in einem Prozess oder in mehreren – je nachdem wie Sie arbeiten.

Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung

Meldungen zu Kindeswohlgefährdung (§ 8a SGB VIII) erfassen und bearbeiten Sie in OK.JUS prozessorientiert. OK.JUS bietet Ihnen eine lückenlose Dokumentation und damit Nachweisbarkeit. Ein automatisiertes Informations- und Benachrichtigungssystem gewährleistet die Sicherheit, nichts zu übersehen und keinen Schritt zu versäumen. Alle erforderlichen statistischen Daten werden in einer automatisiert erstellten Meldedatei gesammelt und können an das statistische Landesamt weitergegeben werden.

Wirtschaftliche Jugendhilfe

In einem Leistungspaket gebündelte Leistungen aus anderen Bereichen übernehmen Sie einfach, arbeiten auf der Basis weiter und berechnen den konkreten Bedarf. In detaillierten Übersichten sind alle Berechnungsschritte nachvollziehbar dargestellt. Rück- und Verrechnungen mit Nachzahlungen und Einbehaltungen von bereits ausgezahlten Leistungen unterstützt OK.JUS optimal. Bescheide und Berechnungsblätter erstellen Sie einfach aus OK.JUS. Ein differenzierter Soll-Ist-Vergleich rundet die Einnahmenverwaltung ab.

Amtsvormundschaft/ Beistandschaft/Beurkundung

Die Fachkomponente Amtsvormundschaft/Beistandschaft ermöglicht neben der Erfassung von Vaterschaftsfeststellungen, Titel oder Putativväter die Eingabe von Unterhaltsverpflichtungen, Rückstandsberechnungen und Rangfolgen. Die Verbuchung und Auszahlung eingegangener Zahlungen sowie, übergreifende Übersichten geleisteter Zahlungen sind selbstverständlich. Durch die Möglichkeit, Daten zur Insolvenz zu erfassen, ist Vollständigkeit im Fall gewährleistet. Eine sichere Unterhaltsberechnung bietet die Add-in-Anwendung UH-LEX.

Mit OK.JUS erstellen Sie Urkunden mit sämtlichen Verfügungen und Ausfertigungen. Ein Beurkundungsverzeichnis wird automatisch geführt sowie eine Übernahme in das Sorgerechtsregister ist möglich.

Unterhaltsvorschuss

Die Fachkomponente unterstützt Sie bei der Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen über die zeitraumbezogene Berechnung und Bildung von Sollstellungen für den Unterhaltsvorschuss bis hin zur Erstellung der Bescheide. Rückforderungen nach § 5 und § 7, Soll-Ist-Vergleiche, Massenbestandsumrechnungen, die automatisierte jährliche Überprüfung sowie die gesetzliche Statistik sind selbstverständliche Funktionen.

Bildungs- und Teilhabeleistungen

Mit der Fachkomponente erfassen, bündeln und berechnen Sie einmalige, periodische und laufende Bedarfe und verbescheiden die Leistungen. Rück- und Verrechnungen mit Nachzahlungen und Einbehaltungen von bereits ausgezahlten Leistungen unterstützt OK.JUS optimal. Die gesetzlichen Statistiken werden vollumfänglich bedient.

Teilhabeverfahrensbericht

Auf Basis des Bundesteilhabegesetzes sind Träger der Eingliederungshilfe verpflichtet, einen jährlichen Teilhabeverfahrensbericht zu erstellen. Mit dieser Funktionalität und den enthaltenen Plausibilitätsprüfungen erfassen Sie die erforderlichen Informationen vollständig und konsistent. Die aufbereiteten, kumulierten Meldedaten lassen sich in einer XML-Datei ausgeben und – nebenbei – für interne Zwecke auswerten.

Sozialhilfe

Die Fachkomponente bildet die Berechnungen der Grundsicherung nach SGB XII unter Berücksichtigung der Unterkunftskosten, des Einkommens, der Regel- und Mehrbedarfe übersichtlich und flexibel ab. Verrechnungen über verschiedene Zahlungsempfänger hinweg, auch in Mischfällen, ist jederzeit möglich.

Auswertungen mit CAP

Die Controlling- und Analyseplattform (CAP) bietet flexibelste Filtermöglichkeiten der Daten. Standardberichte lassen sich schnell, einfach und bedarfsgerecht tagesaktuell erstellen.

Umfangreiche Berichte-Sets und Auswertungen für alle Teilbereiche der Jugendhilfe stehen stichtags-, zeitraum- und verlaufsbezogen zur Verfügung.

Elektronische Akte

Mit einer integrierten elektronischen Akte profitieren Sie von einer vollumfänglichen Aktenführung ohne Medienbrüche. Aus OK.JUS erstellte Dokumente werden in der Fallakte abgelegt. Anträge, Mails oder handschriftliche Gesprächsnotizen lassen sich einfach hinzufügen. Mit dem Aufruf der Fallakte aus OK.JUS und differenzierten Suchmöglichkeiten in der Akte gehören unnötige Wege und langes Suchen der Vergangenheit an. Die E-Akte ist frei konfigurierbar – ganz nach Ihrem Bedarf.

Einblicke in OK.JUS

Screenshot der Software für Jugend- und Sozialhilfe "Individueller Startbildschirm"Screenshot der Software für Jugend- und Sozialhilfe "Intuitive Navigation"Screenshot der Software für Jugend- und Sozialhilfe "Amtsspezifische Prozesse" Screenshot der Software für Jugend- und Sozialhilfe "Umfängliche Administration"Screenshot der Software für Jugend- und Sozialhilfe "Flexible Suche"Screenshot der Software für Jugend- und Sozialhilfe "Jusogramm, visualisierte Beziehungen"Screenshot der Software für Jugend- und Sozialhilfe "Transparente Berechnungsübersichten"