E-Rechnung

AKDB-Lösungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung

Ab dem 27.11.2019 sind Kommunen zur Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes verpflichtet. Danach müssen sie in der Lage sein, Rechnungen elektronisch zu empfangen, weiterzuverarbeiten und revisionssicher abzulegen. Die AKDB unterstützt Verwaltungen in der Projektumsetzung und bietet mit der Finanzsoftware OK.FIS die passenden Lösungen an.

Sie sind eingeladen:
Webinar „Digital vom Posteingang zum Archiv“

Informieren Sie sich in unserem Webinar über die Möglichkeiten und Vorteile von denen Sie beim Einsatz der AKDB-Bausteine zur elektronischen Rechnungsverarbeitung profitieren können.

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Was ist eine elektronische Rechnung?

Ihre Verwaltung erhält eine Rechnung auf dem Postweg. Wird diese mit Einscannen automatisch zu einer E-Rechnung? Nein – denn Bilddateien wie TIF oder JPG zählen zu den unstrukturierten Datenformaten. Und die EU definiert eindeutig, dass nur als elektronische Rechnung gilt, was in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ihr Format muss eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Im Umkehrschluss ist also eine Bilddatei, ein reines PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung keine E-Rechnung im Sinne der europäischen Vorgaben. Hybride Datenformate wie ZUGFeRD erfüllen jedoch die Kriterien der EU-Richtlinie.

Der Weg zum digitalen Rechnungsprozess

Für eine erfolgreiche Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung ist die richtige Vorbereitung und die Einbindung der Mitarbeiter entscheidend. Um die Organisation an die Anforderungen der digitalen Rechnungsbearbeitung anzupassen, ist es teilweise nötig, gewohnte Arbeitsprozesse zu überdenken. Binden Sie Ihre Kollegen und Mitarbeiter deshalb frühzeitig in den Prozess ein. Folgende Tipps unterstützen Kommunen bei der erfolgreichen Einführung, Quelle: AKDB-Report Ausgabe 1 2018.

Die E-Rechnung birgt Potenzial

Mit der E-Rechnung sparen Sie Zeit und Geld. Mit einem digitalen Archiv können Kommunen auch den Aufwand für die Aufbewahrung der Unterlagen reduzieren. Kellerarchive und Massen an Aktenordnern gehören damit der Vergangenheit an. Und es gibt viele weitere Vorteile:

Das bietet Ihnen die E-Rechnung:

  • einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten, direkt aus dem Browser
  • besserer Überblick dank Aufgabenliste im Rechnungseingangsbuch
  • Zeitersparnis durch schnellere und effizientere Arbeitsabläufe der Sachbearbeiter
  • niedrigere Kosten für Druck, Porto und Papier
  • Fehlervermeidung durch Vorkontierung und Plausibilitätsprüfungen
  • bessere Einhaltung von Zahlungszielen durch verkürzten Durchlauf

2014

16.04.2014

Die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungstellung bei öffentlichen Aufträgen tritt in Kraft.

01.12.2016

Zur Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht wird das E-Rechnungs-Gesetz verabschiedet.

06.09.2017

Der Bund beschließt die E-Rechnungs-Verordnung als weiteren Schritt im Entwicklungsprozess der Digitaliserung.

27.11.2018

Die Verordnung ist nun Pflicht für die obersten Bundesbehörden.

27.11.2019

Die Verordnung tritt für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber des Bundes in Kraft.

2019

Vom Posteingang bis zum Archiv: die elektronische Rechnung im Finanzprozess

1. E-Rechnungseingang

Rechnungsdaten können im elektronischen Rechnungseingangsbuch, soweit erforderlich, ergänzt werden. Daten aus elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden automatisiert in den Workflow übergeben. Sie stehen damit auch als Anordnungsdaten zur Verfügung – eine Doppelerfassung entfällt. E-Rechnungen in sonstigen PDF-Formaten werden als Bilddatei zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt.

2. Sachliche und rechnerische Richtigkeit

Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit im elektronischen Rechnungseingangsbuch durch elektronische Signatur – direkt auf der Rechnung.

3. Anordnung in OK.FIS/FINzD

Anordnungsdaten werden ergänzt und die vollständigen Daten an OK.FIS übergeben. Die erfolgreiche Anordnungserstellung meldet OK.FIS an das elektronische Rechnungseingangsbuch zurück. Im Workflow steht der Vorgang für den nächsten Schritt bereit.

4. Freigabe durch E-Signatur

Freigabe wird durch elektronische Signatur der Anordnung erteilt.

5. Kassenprüfung mit Sollstellung

Die Kasse prüft die Signaturen und die Anordnung.

6. Auszahlung per eBanking

Es folgt die Ablage im elektronischen Archiv.

7. Ablage im eArchiv

Auszahlungen können abschließend automatisiert gebucht und an ein Geldinstitut übermittelt werden.

Mit den Bausteinen der AKDB lässt sich der Weg zum papierlosen Rechnungswesen ganz leicht schrittweise aufbauen:

Baustein 1: Zentrale Archivierung

Rechnungen revisionssicher aufbewahren und in Sekunden informiert sein.

  • Dokumente können in unterschiedlichen revisionssicheren Archivsystemen abgelegt werden.
  • Elektronische Rechnungen werden dabei in dem Format aufbewahrt, in dem sie empfangen wurden. 

Baustein 2: Signaturworkflow

Bearbeitungsintensive Vorgänge in kürzester Zeit abschließen. 

  • Papierrechnungen werden im Rahmen des Anordnungsvorgangs in den Workflow übergeleitet.
  • Der Signaturworkflow ersetzt die manuelle Unterschrift: Anordnungen werden jetzt elektronisch unterschrieben.

Baustein 3: Elektronisches Rechnungseingangsbuch

Überblick über Eingang und Status behalten.
 

  • Das elektronische Rechnungseingangsbuch übernimmt den gesamten bisherigen Papierlauf.
  • Direkt nach Eingang wird die Rechnung gescannt und elektronisch an die nächsten Zuständigen weitergeleitet.

Baustein 4: E-Rechnung

Rechnungen digital weiterverarbeiten.

  • Das Modul E-Rechnung erkennt eingehende elektronische Rechnungen, verschiebt diese automatisch ins Rechnungseingangsbuch und die dazugehörige E-Mail ins Archiv.
  • Enthaltene Daten werden im strukturierten Datenteil direkt ausgelesen und vorerfasst.

Einblicke in das Rechnungseingangsbuch OK.FIS

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Wir beraten Sie gerne und besprechen mit Ihnen, welche Möglichkeiten Ihnen im elektronischen Rechnungsprozess offenstehen.

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