Dienst- und Fortbildungsreisen gesetzeskonform beantragen, genehmigen und abrechnen

Reisekostenabrechnung für den öffentlichen Dienst

Reisekostenabrechnung – schnell, effizient, digital

Dienst- und Fortbildungsreisen werden im öffentlichen Dienst häufig noch über Papierformulare beantragt, genehmigt und abgerechnet. Lange Genehmigungsprozesse und fehlerhafte Abrechnungen, bedingt durch die komplexen Rechtsvorschriften der unterschiedlichen Länderreisekostenrechte, sind die Folge.

Ihre Reisekostensoftware sollte deshalb nicht nur gesetzeskonform, sondern auch möglichst effizient sein. Wie die browserbasierte Softwarelösung der AKDB für Reisekosten — vor allem für den öffentlichen Dienst.

Wird gerne übersehen: Auch die zu versteuernden Anteile der Dienstreisen müssen ermittelt werden

Genehmigung von Dienst- und Fortbildungsreisen:
Der integrierte Webworkflow vereinfacht und beschleunigt die Beantragung und Genehmigung von Dienst- und Fortbildungsreisen. Papierformulare werden überflüssig, Medienbrüche vermieden. Der Reisende kann den Status des Genehmigungsprozesses jederzeit einsehen und automatisierte Stellvertreterregelungen verhindern, dass Anträge im Falle von Abwesenheiten unbearbeitet bleiben.

Rechtskonforme Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen:
Im Reisekostenverfahren sind die spezifischen Abrechnungsvorschriften der angebotenen Länderrechte und des Bundesreiskostenrechts hinterlegt. Rechtsänderungen, z. B. neue Steuerwerte werden durch die AKDB gepflegt. Die zu versteuernden Anteile werden berechnet und an die Gehaltsabrechnung übermittelt.

Optionale Erweiterungsmöglichkeiten

  • Zusatzmodul SCAN Archiv: Wie verwaltet man die Belege?
    Eine wichtige Frage im Zusammenhang mit der Genehmigung und Abrechnung von Reisen im öffentlichen Dienst, ist immer die Frage nach dem Umgang mit Belegen. Mit dem Zusatzmodul SCAN Archiv können alle Belege durch den Reisenden und/oder die Reisekostensachbearbeitung eingescannt werden. Sie stehen dann für Prüfungen und zu Dokumentationszwecken zur Verfügung.
  • Lösung kann auch im Outsourcing Rechenzentrum der AKDB betrieben werden
  • Ab 2023 steht eine Web-App zur Beantragung und Genehmigung von Reisen zur Verfügung

Zahlreiche Schnittstellen

Folgende Standardschnittstellen werden angeboten:

  • Übernahme der Personaldaten aus den OK.PWS Fachanwendungen Abrechnung bzw. Verwaltung
  • Übergabe des Auszahlungsbetrags und der zu versteuernden Anteile an das Lohn- und Gehaltsabrechnungsverfahren der AKDB
  • Übergabe des Auszahlungsbetrages an das Finanzverfahren OK.FIS der AKDB
  • Weitere Schnittstellen auf Anfrage

Ihre Vorteile

Zeit sparen:

  • Kosten- und Zeitaufwand pro abzurechnender Reise sinken deutlich

Überblick behalten:

  • Schnelle und medienbruchfreie Genehmigung von Dienst- und Fortbildungsreisen

Kosten kontrollieren:

  • Kostengünstige Basislösung für die Reisekostenabrechnung ohne Genehmigungsworkflow verfügbar

Unsere Reisekosten Module:

Reisekosten Basis

Kostengünstige Basislösung für die Reisekostenabrechnung ohne Genehmigungsworkflow für das Landesreisekostengesetz (LRKG) Bayern.

Reisekosten

Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen für die Landesreisekostenrechte:

  • Bayerisches Reisekostengesetz (BayRKG)
  • Bundesreisekostengesetz (BRKG)
  • Landesreisekostengesetz Baden-Württemberg (LRKG-BW)
  • Landesreisekostengesetz Rheinland-Pfalz (LRKG-RLP) inkl. LVO
  • Sächsisches Reisekostengesetz (SächsRKG)
  • Saarländisches Reisekostengesetz (SRKG)
  • Hessisches Reisekostengesetz (HRKG)

SCAN Archiv

Einbindung von eingescannten Belegen an die Reisekostengenehmigung und -abrechnung

»Der Dienstreisende kann jederzeit den Status seiner Dienstreiseabrechnung einsehen und wird – kurz vor Eintritt der Ausschlussfrist - automatisch an die Abrechnung erinnert.«

Monika Gebhardt

Personalreferentin, IKK Südwest

Einblicke in die Verwaltung von Dienstreisen