Unser DSGVO-Service für Sie

Artikel 13 der DSGVO verpflichtet öffentliche Stellen dazu, betroffene Personen zu informieren, wenn sie von ihnen personenbezogene Daten erheben. Darüber hinaus müssen öffentliche Stellen gemäß Art. 30 DSGVO ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen und führen sowie gemäß Art. 35 DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen – sofern eine Verarbeitung personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen zur Folge hat.

Die AKDB stellt Ihnen für die AKDB-Verfahren die Inhalte bereit, die Sie benötigen, um den oben genannten Pflichten der DSGVO nachzukommen:

DSGVO

Die Informationspflichten zu den einzelnen AKDB-Verfahren stehen Ihnen unter dem Link www.akdb.de/dsgvo-informationspflichten zur Verfügung. Als besonderen Service haben wir Ihnen hier eine Personalisierungsmöglichkeit für Ihre Kommune eingerichtet. So generieren Sie im Handumdrehen die notwendigen Informationsblätter für die Fachverfahren, mit denen Sie Ihren Informationspflichten nach Artikel 13 DSGVO nachkommen.

Informationspflichten

Im AKDB-Kundenportal unter dem Menüpunkt VVT (https://kundenportal.akdb.de/vvt)  haben wir Ihnen sämtliche Inhalte bereitgestellt, die Sie benötigen, um die AKDB-Fachverfahren in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu integrieren und um sich, sofern für ein AKDB-Verfahren erforderlich, auf die Datenschutz-Folgenabschätzung  zu beziehen, die die AKDB als Software-Hersteller und öffentliche Stelle für andere Behörden in Form definierter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) i. S. d. Art. 32 DSGVO bereitstellen darf. 

Für eine flexible Weiterverwendung obengenannter Inhalte durch unsere Kunden stellen wir Ihnen diese Inhalte im Dateiformat docx bereit, sodass Sie weitere benötige Textfelder (Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen; Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten) eigenhändig ergänzen können.
Sie haben keinen Zugang zum Kundenportal? -> siehe FAQ

Verzeichnis von
Verarbeitungstätigkeiten

Um für die Verarbeitung von Kundendaten eine rechtliche Grundlage gemäß DSGVO zu schaffen, sind Sie als Auftraggeber und Verantwortlicher der Daten verpflichtet, mit der AKDB eine schriftliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) abzuschließen. Da die AKDB ihren Kunden hierbei Unterstützung zugesichert hat, erhalten Sie in den kommenden Tagen eine überarbeitete Fassung der Allgemeinen Vertragsbedingungen der AKDB (AVBAKDB) per Post. Sie beinhaltet die erhöhten Anforderungen aus der DSGVO und bildet sowohl Ihre Rechte und Pflichten als Verantwortlicher und Auftraggeber der AKDB als auch die Rechte und Pflichten der AKDB als Auftragnehmer ab.

Vereinbarung
Auftragsverarbeitung

Auf den VVT-Inhalte finde ich unter dem Punkt 1. Allgemeine Angaben zwei Abschnitte mit Platzhaltern. Was ist hier zu tun?

Unter Angaben zum Verantwortlichen ist Folgendes einzutragen:

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen, d.h. Name der Kommune, postalische Anschrift, Telefonnummer und ggf. E-Mail-Adresse (z.B. eine Funktionsadresse wie <mailbox@gemeindename.de> (Platzhalter zwischen Spitzklammern mit Ihren Daten ersetzen)). Hier müssen keine Kontaktpersonen von Fachabteilungen genannt werden.

Unter Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind folgende Angaben einzutragen:

Name des bestellten Datenschutzbeauftragten, postalische Anschrift, Telefonnummer und ggf. E-Mail-Adresse. Wir empfehlen auch hier eher allgemeine Angaben wie „Datenschutzbeauftragter“ und eine Funktionsadresse wie z.B. <datenschutz@gemeindename.de> (Platzhalter zwischen Spitzklammern mit Ihren Daten ersetzen), damit bei Abwesenheit des Datenschutzbeauftragten sichergestellt ist, dass bei zeitkritischen, wichtigen Ereignissen auch eine Vertretung des Datenschutzbeauftragten jederzeit erreicht werden kann.

Hinweis:
Das VVT ist im allgemeinen nicht zur Veröffentlichung bestimmt, muss jedoch auf Anfrage der zuständigen Aufsichtsbehörde vorgelegt werden.

Gibt es ein Muster für Impressum und Datenschutzerklärung?

Das Bayerische Innenministerium hat ein Muster für Impressum unf Datenschutzerklärung nach DSGVO zur Verfügung gestellt.

Muster für ein Impressum und eine Datenschutzerklärung für den Internetauftritt staatlicher Behörden in Bayern, das vorläufig zur Anwendung empfohlen wird.

Bei Aufruf der personalisierten Dokumente zu den Informationspflichten kommt eine Fehlermeldung?

Bitte kopieren Sie den dargestellten Link bis einschließlich Schrägstrich, fügen Sie ihn in der URL-Adresszeile in Ihren Browser ein

dsgvo.akdb.de/informationspflichten/<Kundennummer>

und ergänzen Sie den Link mit Ihrer Kundennummer (ohne die spitzen Klammern).

Wie kommen wir an die im AKDB-Kundenportal hinterlegten VVT-Inhalte?

Bitte nutzen Sie die Ihnen bekannte Zugangskennung für das AKDB-Kundenportal oder wenden Sie sich an Ihren lokalen Hauptansprechpartner für das Kundenportal. AKDB-Kunden, die bislang keine Zugangskennung für das Kundenportal hatten, erhalten eine Zugangskennung zusammen mit dem Begleitschreiben zur überarbeiteten Fassung der Allgemeinen Vertragsbedingungen der AKDB (AVBAKDB). Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir über die beiden genannten Varianten hinaus keine zusätzlichen Zugänge einrichten.

Was ändert sich mit der Neufassung der Allgemeinen Vertragsbedingungen der AKDB (AVBAKDB)?

Die Neufassung der AVBAKDB, Stand 5/18, unterscheidet sich von der letztgültigen Fassung, Stand 3/17, nur durch die in Abschnitt X aufgenommene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV). Sie ist die in der DSGVO vorgesehene rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung zwischen Auftraggeber (Sie als AKDB-Kunde) und Auftragnehmer (AKDB). Die Änderungen können Sie anhand der markierten Bereiche im Änderungsdokument unter https://www.akdb.de/service/downloads/ oder in der Linksammlung einsehen.

Wir haben die Änderungsmitteilung zur Neufassung der Allgemeinen Vertragsbedingungen der AKDB (AVBAKDB) noch nicht erhalten. Was tun?

Alle AKDB-Kunden, die gemäß DSGVO verpflichtet sind mit der AKDB eine AV-Vereinbarung abzuschließen erhalten in den kommenden Tagen ein separates Informationsschreiben per Post. Bitte beachten Sie jedoch unterschiedliche Postlaufzeiten von bis zu vier Werktagen bei Dialogpost. BayBIS- und ZEMA-Kunden nutzen keine Auftragsverarbeitung im Sinne der DSGVO und sind von der AV-Vereinbarung nicht betroffen.

Ab wann und für welche Bereiche gilt die mit der AKDB getroffene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung? Müssen wir sie gegenzeichnen?

Gemäß Abschnitt I, § 19 (4) unserer AVBAKDB gelten Änderungen unserer Vertragsbedingungen als vom Kunden genehmigt, wenn er nicht binnen sechs Wochen ab Zugang der Änderungsmitteilung schriftlich widerspricht. Dies bedeutet, dass Sie nun nichts weiter tun müssen, wenn Sie mit den Inhalten der AV-Regelung einverstanden sind. Nach Ablauf der sechs Wochen werden die Vereinbarungen Vertragsbestandteil für alle bereits bestehenden sowie für alle künftigen Verträge im Rahmen der Vertragsbeziehung zwischen Ihnen als Kunde und der AKDB und Sie genügen der Ihnen obliegenden Verpflichtung nach der DSGVO. Sollten Sie eine frühere Wirksamkeit der Regelungen zur Auftragsverarbeitung herbeiführen wollen so können Sie auch jederzeit vorab ihre Zustimmung gegenüber der AKDB auf schriftlichem Wege mitteilen.

Welche Unterstützung leistet die AKDB bei der Datenschutz-Folgeabschätzung bzw. bei der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO?

Die AKDB darf Ihnen als Software-Hersteller und öffentliche Stelle eine Datenschutz-Folgenabschätzung in Form definierter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) i. S. d. Art. 32 DSGVO bereitstellen. Setzen Sie das Verfahren im AKDB-Outsourcing-Rechenzentrum ein, sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß der im Kundenportal bereitgestellten AKDB-TOM-Anlage bereits umgesetzt.
Beim autonomen Einsatz tragen Sie bitte Sorge dafür, dass der Einsatz des AKDB-Verfahrens unter gleichwertigen sicheren Voraussetzungen stattfindet. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn Sie ein Informationssicherheitskonzept gem. Artikel 11 BayEGovG in Ihrer Behörde betreiben.

Stellt die AKDB weitere Unterstützung zur Umsetzung der DSGVO in der Form eines Software-Tools bereit?

Neben der oben genannten kostenfreien Bereitstellung von Inhalten für VVT, AV und Informationsblätter wird die AKDB ein kostenpflichtiges Software-Tool bereitstellen um den Datenmanagement-Prozess vor Ort in der Kommune dauerhaft technisch zu unterstützen. Die Auswahl des Tools ist erfolgt. Derzeit (Stand Mai 2018) erfolgt nach der Rückmeldung erster Testanwender die Anpassung des Tools an die Anforderungen der bayerischen Kommunalverwaltung. Sobald das angepasste Tool verfügbar ist, erfolgt eine Information aller Interessenten.

Häufig gestellte Fragen