4,7 / 5 Sterne aus über 500.000 Bewertungen unserer Online-Dienste

Mehr

Intelligenter Verwaltungsassistent (iva)

Die neue Ära der
Verwaltungsanträge mit KI

KI-gestützte Erleichterung für Ihre Kommune bei Antragsprozessen

Der Intelligente Verwaltungsassistent (iva) ist eine smarte Plattform, die mithilfe moderner KI-Technologie vielfältige Unterstützung innerhalb des gesamten Antragsprozesses bietet: Von den Bürgerinnen und Bürgern zu den Sachbearbeitenden und zurück. Das bringt Vorteile für alle Beteiligten: Die KI-gestützte Aufbereitung sorgt für höhere Datenqualität, eine schnellere Bearbeitung und insgesamt kürzere Durchlaufzeiten für zufriedene Antragstellende und spürbar entlastete Sachbearbeitende in Ihrer Behörde.

Jeder Antrag wird automatisch auf Vollständigkeit und Konsistenz geprüft, Inkonsistenzen werden frühzeitig erkannt und transparent dargestellt. Dadurch wird der Prüfungsprozess vereinfacht und das Nachfordern fehlender Unterlagen reduziert. Ist ein Antrag vollständig, kann er direkt ins Fachverfahren übertragen werden. 

 

So profitieren Sie mit iva:

 Vorteile für Ihre Sachbearbeitende

  • Weniger Rückfragen
  • Weniger manuelle Dateneingabe durch u. a. automatisierte Digitalisierung handschriftlich ausgefüllter Dokumente
  • Schneller Überblick über offene Vorgänge

Vorteile für Ihre Bürgerinnen und Bürger

  • Sofortige Rückmeldungen zu fehlenden Angaben
  • Beschleunigter Bescheiderhalt
  • Positives Nutzererlebnis → höheres Vertrauen in Ihre Kommune

Wirtschaftliche Vorteile

  • Prozesse skalieren ohne zusätzliches Personal
  • Antragsbearbeitungszeiten können bis zur Hälfte verkürzt werden
  • Hohes Einsparungspotenzial durch Automatisierung und kürzere Durchlaufzeiten

Ihre Vorteile mit iva auf einen Blick:

Kosteneffizient und refinanzierbar: iva steigert die Produktivität in der Antragsbearbeitung, spart wertvolle Zeit und Ressourcen und ist meist ohne zusätzlichen finanziellen Aufwand einsetzbar. Die Einsparungen übertreffen die Kosten.


Sofort einsetzbar auf allen Verwaltungsebenen: Iva ist flexibel für verschiedene Fachverfahren und Aufgabenbereiche nutzbar, und spricht die Bedürfnisse von Sachbearbeitenden bis zur Behördenleitung gleichermaßen an. Die Einführung gelingt in wenigen Wochen, meist ohne aufwändige Vergabeverfahren oder technische Hürden.


Nahtlose Integration, keine Abhängigkeiten: Bestehende Abläufe bleiben erhalten, iva ergänzt diese als durchgängige Lösung bis ins Fachverfahren, ohne Lock-In oder Betriebsrisiken. Im Problemfall kann jederzeit auf herkömmliche Prozesse zurückgegriffen werden.


Mehr Zeit fürs Wesentliche: Mit automatischer Vorprüfung, intelligenter Sortierung und klarer Aufbereitung beginnt die Sachbearbeitung mit einem geprüften Vorgang. Unnötige Rückfragen sowie manuelles Übertragen entfallen und Fehler werden früh erkannt.


Effizienz bei Neu- und Altfällen: Antragsberge lassen sich gezielt und systematisch abarbeiten, Bearbeitungsrückstände werden reduziert; sowohl neue Anträge als auch Altfälle profitieren von der KI-basierten Verarbeitung.


Plattform statt Insellösung: Als modulare Plattform lässt sich iva flexibel erweitern, verschiedene Use Cases und Fachverfahren können unkompliziert aufgeschaltet werden, unabhängig vom Hersteller.


Zukunftssicher und konform: Der Betrieb erfolgt DSGVO-konform im Münchner AKDB-Rechenzentrum, streng nach IT-Sicherheits- und Datenschutzstandards. iva bleibt stets konform mit dem EU AI Act.


Praxisnah entwickelt und zukunftsorientiert: iva wurde mit Pilotkommunen an echten Antragsfällen erprobt und entwickelt sich stetig weiter mit dem Ziel, als KI-Assistenz für sämtliche Antragsverfahren über eine Plattform eingesetzt werden zu können.


Mehrwert für alle Beteiligten: Bürgerinnen und Bürger, Sachbearbeitende und Entscheider profitieren gleichermaßen für optimierte Arbeitsabläufe im Arbeitsalltag.

Eine KI-Assistenz, vielseitig einsetzbar: Aktuelle Anwendungsbereiche

Mit unserer KI-gestützten Anwendung wird die Wohngeldantragsbearbeitung für den Sachbearbeiter radikal vereinfacht:

  • Effiziente Rückstau-Bearbeitung:
    Dank optimierter Prozesse und gezieltem Einsatz von iva wird der bestehende Rückstau an Papieranträgen zügig und zuverlässig abgearbeitet. Dies sorgt auch ebenfalls auch dafür, dass sich kein neuer Antragsstau mehr aufbaut.
  • Sachbearbeiter-Benutzeroberfläche:
    Der Sachbearbeiter erhält einen vorkategorisierten Antrag, bei dem Vollständigkeit bereits geprüft ist. Alle Dokumente sind sortiert, verschlagwortet und analysiert (z. B. anhand von Schlüsselbegriffen oder Datumskonflikten). Rückfragen werden drastisch reduziert.
  • Ergebnis:
    Die durchschnittliche Bearbeitungszeit wird um bis zu 70 % reduziert, die Kundenzufriedenheit steigt durch frühzeitiges Feedback, und die Mitarbeiter können sich auf die wirklich komplexen Fälle konzentrieren.

So unterstützt Sie iva konkret:

  • Texterkennung in PDFs per KI
  • Automatische Klassifikation von Nachweisen
  • Vorschläge zur nächsten Prozessentscheidung
  • Warnung bei Inkonsistenzen in Angaben

Iva prüft Anträge und Nachweisdokumente automatisch auf Vollständigkeit und Konsistenz, gibt verständliches Feedback, erstellt einen strukturierten „digitalen Zwilling“ des Antrags und unterstützt so sowohl Antragstellende als auch die Verwaltung effizient im gesamten Prozess.

  • Online-Antragsprüfung mit Echtzeit-Feedback:
    Das System prüft während der Antragstellung automatisch die Übereinstimmung zwischen Antragsdaten und Nachweisdokumenten und gibt sofort verständliches Feedback bei Fehlern oder fehlenden Angaben. Dadurch steigt die Qualität der Anträge bereits bei Einreichung, und der Aufwand für Nachforderungen wird deutlich reduziert.
  • Sachbearbeitenden-Interface zur fachlichen Vollständigkeits- und Konsistenzprüfung:
    Die Software unterstützt die Verwaltung durch eine intelligente Prüfung von Anträgen und Nachweisen mithilfe eines Expertenregelwerks, das Vollständigkeit und Konsistenz analysiert und daraus Bearbeitungshinweise sowie automatische Nachforderungen ableitet.

So unterstützt Sie iva konkret:

  • Digitale Plausibilitätsprüfung der Kundenangaben
  • Erkennung fehlender Angaben
  • Nachforderungsmanagement

Höchste IT-Sicherheit mit iva:

Höchste Standards bei Datenschutz und Datensicherheit

  • iva ist vollständig DSGVO-konform: Der Umgang mit allen personenbezogenen Daten erfolgt nach den Grundpfeilern der DSGVO, Artikel 5.
  • Hosting ausschließlich in Deutschland: Alle Daten verbleiben im AKDB-Rechenzentrum.
  • Die KI-Verarbeitung erfolgt in einem BSI-zertifizierten, deutschen Rechenzentrum.
  • Nach dem Export ins Fachverfahren werden die Daten zeitnah gelöscht und nicht archiviert; eine Archivierung ist bei Bedarf einfach per ZIP-Download möglich.

Kontrollierte Datenverwendung und flexible Archivierung

  • Keine unbeabsichtigte Speicherung: Es werden nur die benötigten Daten verarbeitet und zeitnah gelöscht.
  • Archivierung erfolgt nur nach explizitem Wunsch und ist unkompliziert per Klick möglich.
  • Somit behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle darüber, was mit Ihren Daten geschieht.

Regulierte und transparente KI-Nutzung

  • iva ist gemäß EU AI Act als Nicht-Risiko-KI eingestuft, da keine automatisierten Entscheidungen getroffen werden.
  • Die KI liefert ausschließlich Hinweise und arbeitet auf Basis eines deterministischen Regelwerks.
  • Die finale Entscheidung obliegt immer den Sachbearbeitenden: iva unterstützt, übernimmt aber keine abschließende Bewertung.

Direkte Einblicke in die iva-Benutzeroberfläche für Sachbearbeitende:

Dokumente-Einsicht: Mieterhöhung

Ansicht: Ermittlung

Auswertung: Fehleransicht

Dokumenten-Ansicht: Wohngeldantrag extrahierte Daten

Erstellung neuer Antrag mit Dokumenten-Upload

Hauptansicht: Antragverwaltung

Kommunikation: Nachforderungsmanagement

Kommunikation: Nachforderungsmanagement - neue Nachforderung

Massenupload von mehreren Antragsstellern

Validierungsassistent