Das Jugendamt im Landkreis Rosenheim hat im März 2020 begonnen, das Fachverfahren OK.JUG mit dem modernen OK.JUS zu ersetzen. Der Prozess verlief schrittweise und wurde im Vorfeld genau geplant. Wir haben die Koordinatorin Nathalie Idzikowski gefragt, wie die Einführung verlief, und sie um Tipps für ihre Amtskollegen gebeten.
Im Jugendamt des Landkreises Rosenheim arbeiten ca. 150 Fachkräfte, davon mittlerweile 110 mit OK.JUS. Im September 2021 starteten die Fachbereiche Unterhaltsvorschuss und Beistandschaft in den Echtbetrieb, die Wirtschaftliche Jugendhilfe und der Allgemeine Sozialdienst (ASD) folgten im März 2022. Nathalie Idzikowski hat die Einführung von OK.JUS federführend als Hauptadministratorin und Koordinatorin begleitet. Heute hat sie die Aufgaben der zentralen Rechnungsstelle im Kreisjugendamt inne.
Frau Idzikowski, warum hat sich das Jugendamt für OK.JUS entschieden?
Uns haben von Anfang an der Aufbau und die Nutzerfreundlichkeit von OK.JUS angesprochen. Mit OK.JUS arbeiten die Wirtschaftliche Jugendhilfe und der Allgemeine Soziale Dienst transparent und verzahnt zusammen. Zudem ist es möglich, mit OK.JUS PeB-bezogen (das heißt die Personalbemessung betreffend) auszuwerten. In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung führen wir die Personalbemessung durch, um unser Jugendamt personell bedarfsgerecht auszustatten. Ein Großteil der Daten aus OK.JUG* konnte migriert werden. Außerdem setzen wir das Kassenprogramm OK.FIS der AKDB ein und nutzen die optimierte, dateilose Schnittstelle zwischen den beiden Verfahren. OK.JUS läuft im Outsourcing- Rechenzentrum der AKDB. So braucht sich unsere IT nicht um Updates, Datensicherung usw. zu kümmern.
Wo lagen die Herausforderungen, und was würden Sie anderen Ämtern empfehlen?
Uns war am Anfang nicht klar, wie OK.JUS wirklich in der Praxis aussehen wird und wie die Zusammenhänge sind. Das hat sich erst nach und nach erschlossen. Eine Schulungsumgebung im Vorfeld und während der gesamten Einführung ist absolut notwendig, um immer wieder zu testen, wie OK.JUS funktioniert. Bei uns waren die beiden Hauptadministratoren aus dem sozialen Fachdienst zu 50 Prozent freigestellt, die anderen zehn Fachadministratoren und ich als Projektleitung und Hauptadministratorin dagegen nicht. Ich würde eine 100-prozentige Freistellung für den Hauptadministrator und für die Fachadministratoren während der Umstiege der Fachbereiche empfehlen. Für ein Amt unserer Größe ist die Begleitung durch eine freigestellte Projektleitung sinnvoll. Die Arbeitsabläufe in den Fachbereichen sollten im Vorfeld klar definiert sein, um die Kernprozesse, Teilprozesse und Aktivitäten in OK.JUS gut administrieren zu können. Die Festlegung der PeB-Prozesse – also der Personalbemessung – sollte abgeschlossen sein, da sonst die Zeiten nicht erfasst werden können. Die Kasse sollte von Beginn an mit eingebunden werden, um die Änderungen in den Abläufen gemeinsam abzustimmen. Eine große Herausforderung war, die Dokumentvorlagen zu erstellen. Die Zuständigen sollten unbedingt IT-affin sein. Wir empfehlen, alle Dokumente im Vorfeld auf einen guten Stand zu bringen und nicht zu viele gleichzeitig pflegen zu wollen.
Welche Vorteile haben Sie jetzt durch OK.JUS?
Die Anbindung an die Kasse ist einer davon: Es gibt Wochen- und Monatsläufe, so kann zum Beispiel Pflegegeld sofort nachgezahlt werden, die Pflegeeltern müssen auf Zahlungen nicht bis zum nächsten Monatslauf warten. Rechnungen können selbst nach der Auszahlung noch angepasst und nachbezahlt werden. Mit dem Soll-Ist-Vergleich und den Auswertungsmöglichkeiten bekommt man einen schnelleren Überblick über Zahlungen und Rückstände. Auch vorteilhaft: Die Statistiken sind leicht zu bedienen, die Benutzerverwaltung ist übersichtlich, die Wiedervorlagen und Informationen sind sehr hilfreich. Erwähnenswert ist noch, dass OK.JUS eine DMS-Schnittstelle bietet, die feingranular eingestellt werden kann. Diese werden wir 2024 in unserem Amt in Betrieb nehmen. Zusammengefasst – worin liegt der Nutzen von OK.JUS? OK.JUS ist nicht mehr nur ein Sollstellungsprogramm wie OK.JUG. Mit OK.JUS können die Fachbereiche in einem Jugendamt optimal zusammenarbeiten.
*AKDB-Vorgängerverfahren für Jugendämter