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eREPORT 1/2024

Abholstationen für hoheitliche Dokumente

Pack den Pass ins Postfach!

11.01.20243 Minuten25

Allein schon wegen des Fachkräftemangels stehen Kommunen vor der Herausforderung, ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren. Die Einführung von Abholstationen erweist sich zunehmend als eine praktische und zeitsparende Lösung, um die bürokratischen Abläufe zu verbessern und den Bürgerservice zu modernisieren. Die AKDB bietet Kommunen praktische und sichere Lösungen.

Laut einer Umfrage aus der Statista Global Consumer Survey haben rund 19 Prozent der befragten Deutschen in 2021 mindestens einmal eine Packstation genutzt. Damit sind die zuverlässigen Lieferorte in Deutschland deutlich beliebter als zum Beispiel in Großbritannien (14 Prozent) oder den USA (13 Prozent). Warum sollte man nicht die gleiche Technologie auch für die Ausgabe von hoheitlichen Dokumenten nutzen? Die Vorteile liegen auf der Hand.

Zeiteinsparung und Entlastung für Behörden

Der wohl offensichtlichste Vorteil von Abholstationen liegt in der erheblichen Zeitersparnis sowohl für die kommunalen Behörden als auch für die Bürger. Diese haben so die Möglichkeit, hoheitliche Dokumente wie Personalausweise, Reisepässe oder Aufenthaltsdokumente außerhalb der regulären Öffnungszeiten abzuholen – etwa im beliebten Zeitfenster von 18:00 bis 22:00 Uhr. Dies bedeutet eine flexiblere und kundenfreundlichere Verwaltung. Das mögliche Einsatzspektrum ist breit: Im Pass- und Ausweiswesen sowie bei Ausländerbehörden sind Abholstationen in vielen Bundesländern bereits im Einsatz.

Derweil prüfen viele Kfz-Zulassungsstellen ebenfalls die Dokumentenausgabe über eine Abholstation. Dasselbe gilt sogar für die Ausgabe sensibler Dokumente wie dem Führungszeugnis. Besonders effizient sind Lösungen, die standardisiert an mehrere kommunale Fachverfahren gleichzeitig angebunden werden können.

Bürgerfreundlich, weil kostengünstig

Besonders bürgerfreundlich ist die Einführung von Abholstationen, weil Dokumente aus mehreren Behörden zentral an einem Ort ausgegeben werden können. Die Zentralisierung von Services fördert eine effizientere Interaktion zwischen Bürgern und Verwaltung. Und das bei sozialverträglichen Gebühren. Denn verglichen mit hochsicheren, aber kostspieligen Postzustellungsvarianten entsteht eine finanziell attraktive Alternative: Die Kosten werden nämlich nicht oder nur in geringem Umfang an die Bürger weitergegeben.

Hohes Sicherheitsniveau

Nicht nur für die Abholung von Dokumenten sind Abholstationen eine sichere Lösung. Auch Zugangskarten und Schlüssel können so bereitgestellt werden. Der zentrale Zugang ist rund um die Uhr gewährleistet. Individuelle Zugangscodes und speziell gesicherte Fächer ermöglichen ausschließlich autorisierten Personen Zugriff auf die hinterlegten Unterlagen.

Effiziente Ressourcennutzung in Behörden

Da Bürger Dokumente außerhalb der regulären Arbeitszeiten abholen können, verringern sich die Wartezeiten in den Behörden. Das entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich so verstärkt auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. Effiziente Ressourcennutzung ist ein wesentlicher Schritt in Richtung einer modernen und zukunftsfähigen Verwaltung. Die Nutzung dieser innovativen Terminal- Technologie ist ein Standortvorteil für Städte und Gemeinden.

Digitale Integration und Nachverfolgbarkeit

Die elektronische Erfassung und Nachverfolgung der abgeholten Dokumente und Schlüssel liefert eine transparente Datenbasis für jede Verwaltung. Sie erhält Echtzeitinformationen
über die Nutzung der Abholstationen und darüber, welche Bürgeranträge erfolgreich abgeschlossen sind. Das führt zu einer verbesserten Planung und Ressourcenoptimierung. Die AKDB bietet Kommunen Terminal-Lösungen von diversen führenden Anbietern an, darunter KEBA und Biometric Group.

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