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eREPORT 1/2024

Worauf ist bei der Wahl Ihrer BI-Lösung zu achten?

SDS.Control – 360-Grad-Sicht auf die Verwaltung

09.01.20243 Minuten10

Kommunen stehen vor wachsenden Herausforderungen durch die digitale Transformation. Werden auf diesem Weg Daten intelligent genutzt und aufbereitet, verbessern sich auch Dienstleistungen, Prozesse und Entscheidungen in der öffentlichen Verwaltung spürbar. Hier kommen Business-Intelligence-Lösungen ins Spiel: Wir zeigen Ihnen sechs wichtige Punkte bei der Wahl eines BI-Tools – und wie SDS.Control dabei auf Besonderheiten der kommunalen Verwaltung eingeht.

1. Die Datenverarbeitung muss sicher sein

Die AKDB garantiert als führender Anbieter von Kommunal-Software Datenschutz und Datensicherheit. In ihre BI-Lösung SDS.Control übernimmt sie daher nur entpersonalisierte und anonymisierte Daten. Zudem gibt es in SDS.Control ein Berechtigungskonzept, das ganz individuell auf die Bedürfnisse des Kunden eingestellt werden kann.

2. BI-Analysen müssen im Handumdrehen verfügbar sein

Fachverfahren der AKDB verarbeiten personen- oder vorgangsbezogene Daten. Sie erstellen alle benötigten Auswertungen, wie etwa die Haushaltsplanung einer Kommune. Für die genaue Datenanalyse, Dashboards und Kennzahlenermittlungen eröffnet SDS.Control neue Perspektiven: Der Anwender arbeitet in einer benutzerfreundlichen Web Oberfläche, analysiert ad hoc Problemstellungen und trifft so Entscheidungen. Durch seine 24/7-Verfügbarkeit ist SDS.Control ein ideales Werkzeug, um etwa in Gremiensitzungen sofort auf Fragen der Ratsmitglieder antworten zu können.

3. Die Lösung muss sich perfekt in bestehende Prozesse integrieren

Wie verbindet sich die BI-Lösung mit den Fachanwendungen, also den Datenlieferanten? Normierte und abgesicherte Prozesse greifen nativ auf die Datenbanken der Fachverfahren zu. Alle teilnehmenden AKDB-Verfahren sind bereits vorkonfiguriert. Aber SDS.Control ist in der Lage, auch mit jedem weiteren Verfahren zusammenzuarbeiten. Die AKDB benötigt dabei nur wenige und komprimierte Informationen von anderen Vorsystemen: konsequent nach dem Grundsatz, dass verschiedene Hersteller in einer digitalisierten Welt zum Vorteil der gemeinsamen Kunden deutlich enger zusammenrücken müssen.

4. Standardreports müssen individuell erweiterbar sein

SDS.Control beinhaltet zahlreiche Reports, die die Grundbedürfnisse kommunaler Anwender in vollem Umfang abdecken. Ganz bewusst waren bei der Entwicklung kommunale Anwender involviert. Natürlich gibt es darüber hinaus ein großes kundenindividuelles Bedürfnis nach Reports. Mit dem Selfservice von SDS.Control können eigene individuelle Reports erstellt werden. Datenbank-Kenntnisse oder Abfragesprachen wie etwa SQL sind dafür nicht nötig.

5. Die fehlerfreie Weiterverwertung der Reportdaten muss gewährleistet sein

Microsoft Excel ist ein verbreitetes Werkzeug – gerade im Themengebiet des Finanzwesens. Verschiedene Auswertungen zur Haushaltsplanung werden in der Kämmerei mit Excel erzeugt. Dabei werden häufig Daten im Fachverfahren „abgelesen“ und in Excel erneut erfasst. Da dieses Vorgehen umständlich und fehleranfällig ist, übergibt SDS.Control seine Reports lückenlos an Excel. Ein Klick auf das Excel-Symbol in der Anwendung genügt.

6. Der Einstieg muss schnell und selbsterklärend sein

SDS.Control ist ein einfach zu verstehendes Analysewerkzeug, in dem sich der Anwender schnell zurechtfindet. Aber erst eine  begleitende Einweisung führt dazu, die Möglichkeiten unserer Lösung zu 100 Prozent einsetzen zu können. Das gilt besonders für den Selfservice. Den notwendigen Schulungsumfang darf man aber nicht mit dem des Fachverfahrens gleichsetzen. Um das Tool in vollem Umfang nutzen zu können, reichen meist wenige Tage Einweisung aus. Hier zahlen sich die bedienerfreundliche Entwicklung der Oberfläche und die bedarfsbezogenen Datenangebote aus.

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