Die Stadt Rosenheim ist eine attraktive und wirtschaftsstarke Region, die sich für Familienfreundlichkeit und eine gute Bildungsinfrastruktur einsetzt. Die Nachfrage nach Kitaplätzen ist entsprechend hoch und steigt stetig an. Das Amt für frühkindliche Bildung und Erziehung möchte deswegen die digitale Transformation im Kitamanagement vorantreiben. Die Wahl fiel nach einem öffentlichen Vergabeverfahren auf die Softwarelösung der AKDB.
Neun Träger, 41 Einrichtungen und rund 1.500 neue Anmeldungen: Für Sabine Hilger, Amtsleiterin der Stadt Rosenheim, war der Zeitpunkt gekommen, sich von einer papierbasierten, analogen Anmeldung im Kitabereich zu verabschieden. Die Abstimmungsprozesse dauerten zu lange, es gab oft Doppelanmeldungen, und das bedeutete einen großen Verwaltungsaufwand, der zu viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nahm. Dabei suchte sie eine digitale Lösung, die transparente Prozesse ermöglicht und gleichzeitig bedienfreundlich ist. Die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer sollten im Mittelpunkt stehen.
Eine Lösung für Eltern, Träger, Verwaltung, Kitas
Und so entschied sich die Stadtverwaltung für die Einführung der Kitaplatz-Bedarfsanmeldung, der Online-Lösung der AKDB. Diese ermöglicht einen End-to-end digitalen Prozess. Alle Beteiligten – Familien, Träger, Einrichtungen und Kommune – profitieren: Familien können den Bedarf an einem Kitaplatz bei mehreren Einrichtungen online anmelden, und zwar in mehreren Sprachen. Sie registrieren sich über ihre BayernID im Bürgerservice-Portal der Stadt, wählen eine oder mehrere Wunschkitas aus, geben die Daten ihrer Kinder ein – und zwar nur einmal – und erhalten im Postkorb ihrer BayernID die Zusage oder Absage der Kitaleitung.
Die Plattform verarbeitet die Daten nach den höchsten Standards des Datenschutzes und erstellt einen übersichtlichen Bericht über die Bedarfe. Das Angebot der jeweiligen Kita können die Eltern schließlich ebenfalls online annehmen oder ablehnen. Die Zusammenarbeit zwischen Trägern, Stadt und Einrichtungen wird so noch engmaschiger und transparenter. So kann jedem Kind der Kitaplatz angeboten werden, der zu ihm passt.
Gutes Projektmanagement ist das A und O
Sabine Hilger lobt die Projektvorbereitung sowie die Begleitung durch die AKDB bei der Einführung: „Von der Erstberatung über die Schulung bis hin zur Begleitung der Kitas und Eltern – alles war perfekt geplant. Zielgerichtet und detailliert. Das Projekt zeigt, wie digitale Transformation gelingen kann.“ Die Stadt hat jetzt einen guten Überblick über die konkreten Bedarfe der Eltern. Das heißt, sie kann Ressourcen besser planen und sogar Prognosen zur Anzahl von künftigen schulpflichtigen Kindern machen. Das Beste: Ist ein Kind angemeldet, fließen die Daten medienbruchfrei in die Kita-Fachsoftware adebisKITA und können dort weiterverarbeitet werden, um so nach dem BayKiBiG rechtskonforme Verträge zu erstellen oder eventuelle Fördergelder zu beantragen.
Hohe Nutzungszahlen
Binnen einer Woche haben rund 1.500 Eltern ihren Bedarf über den Online-Dienst angemeldet. Mit Vorteilen für alle Beteiligten: Die Verwaltung der Kindertagesstätten spart Zeit und Ressourcen, da sie nicht mehr Papierunterlagen sortieren und auswerten oder E-Mails beantworten muss, sondern auf einen Klick alle relevanten Informationen erhält. Und die Träger und Einrichtungen profitieren von einer höheren Transparenz und Flexibilität, da sie ihre Daten selbst verwalten können. „Natürlich ist dies nur der administrative Teil der Lösung“, so Sabine Hilger. „Es bleibt noch die große Aufgabe, die Angebote für Familien und Kinder weiter auszubauen. Wir erweitern die digitale Anmeldung nächstes Jahr auf die Kindertagespflege.“
Auch Rosenheims Oberbürgermeister Andreas März zeigte sich bei einem Pressetermin zuversichtlich: „Mit dieser digitalen Lösung lassen sich weitere Planungen und Herausforderungen der Kinderbetreuung in Rosenheim noch effektiver bewältigen. Parallel dazu treiben wir unter anderem mit der Berufsfachschule für Kinderpflege die Fachkräftegewinnung voran und investieren weiter in das Kostbarste, was wir haben: unsere Kinder!“