Geburten, Hochzeiten und Todesfälle müssen schriftlich beurkundet und archiviert werden. Dadurch reihen sich in Deutschlands Standesamtsarchiven Regalkilometer an Regalkilometer Papierakten. Platz und Aufwand kann man mit der elektronischen Sammelakte sparen. Das neue Modul ist direkt an das Fachverfahren AutiSta angebunden. Wir haben mit einem Standesbeamten vor Ort über den zeitgemäßen Einstieg in die digitale Aktenführung gesprochen.
Akten schleppen, Papier ausdrucken, neuen Archivplatz schaffen: Bei 1.200 Standesämtern allein in Bayern sammeln sich Unmengen an Papier. Jedes Jahr werden fünf Millionen Einträge in den elektronischen Personenstandsregistern ePR vorgenommen, die die AKDB im Auftrag des Freistaats Bayern seit 2013 betreibt. Dazu kommen vier Millionen Fortführungen. Viele Dokumente unterliegen sehr langen Aufbewahrungsfristen. Bisher werden diese in Papierform in die Sammelakten überführt. Und schließlich irgendwann endgültig archiviert.
Diese Praxis erfordert laufend steigende Ressourcen wie Archivplatz und Zeit der Sachbearbeitenden. Wenig überraschend also, dass sich bayerische Standesämter eine geeignete digitale Lösung wünschen. Verstärkt wird diese Entwicklung durch die zunehmende Digitalisierung des Rechtsverkehrs mit Gerichten. Eine Lösung wie das Modul AutiSta Sammelakte Integration macht Papierakten sukzessive überflüssig. Es ist optimal in die Standesamts-Software AutiSta integriert.
Wir haben vor Ort nachgesehen. Ein Besuch bei Jürgen Ehrl, Standesbeamter in Ergoldsbach bei Landshut und Dozent bei der Bayerischen Verwaltungsschule.
Herr Ehrl, wie lief es in Ihrem Standesamt vor Einführung der elektronischen Sammelakte?
Die Ablage in die klassische Sammelakte war für uns immer mit Aufwand verbunden: Die Unterlagen im Original müssen in beglaubigter Form dem entsprechenden Vorgang beigelegt werden. Daneben war immer noch die Anfertigung einer Kopie nötig – was also jedes Mal den Gang zum Kopierer bedeutete. Dazu kam dann stets ein Ordner-Aufblättern, Suchen und Einheften in die Sammelakte.
Was hat sich nun in den Abläufen geändert?
Der Vorgang, wie beispielsweise eine Ehescheidung, liegt nun auf dem Schreibtisch: Ich scanne das Dokument ein, nehme die alte Eheschließungsakte dazu, scanne das neue Scheidungsdokument mitsamt der alten Akte. So digitalisiere ich nach und nach ältere Akten. Wir haben uns übrigens das empfohlene Scannermodell beschafft, das gut mit der Software zusammenspielt. Dann hinterlege ich den Scan per Mausklick in der elektronischen Sammelakte, diese wird elektronisch signiert – und schon ist der Vorgang erledigt. Ich muss also als Standesbeamter in Zukunft nicht mehr zu diesen alten Akten gehen. Besonders praktisch: Über das Suchverzeichnis nutze ich häufig die „Nachscannen“-Funktion. So kann ich direkt über diesen Vorgang nachdigitalisieren und habe dadurch noch mehr Ordnung in meinem System.
Ihr persönliches Fazit nach der Umstellung?
Es ist für mich wirklich eine große Erleichterung. Die täglichen Gänge zum Kopierer und zu den Akten gehören nun praktisch der Vergangenheit an.