„Warum ist das alles so kompliziert geworden?“ – Diese Frage beschäftigt viele Personalstellen im öffentlichen Dienst. Tatsächlich steigen die Anforderungen an Personalverwaltung und Entgeltabrechnung seit Jahren spürbar an. Neue gesetzliche Vorgaben, zusätzliche Meldeverfahren, komplexe Tarifregelungen und ein zunehmender Fachkräftemangel sorgen dafür, dass Personalabteilungen heute deutlich mehr leisten müssen als noch vor wenigen Jahren.
Die Realität im öffentlichen Tarifrecht ist geprägt von immer mehr Sonderregelungen, Zulagen, Fristen und Ausnahmetatbeständen. Dr. Jan Sommerer, Dozent für Tarifrecht an der Bayerischen Verwaltungsschule (BVS) und Personalleiter der Stadt Lauf a. d. Pegnitz, beschreibt die Entwicklung klar: „In den vergangenen Jahren ist eine Vielzahl zusätzlicher Instrumente entstanden. Das führt in der kommunalen Personalarbeit zu einem erheblichen Verwaltungsmehraufwand.“
Hinzu kommt: Die Anforderungen wachsen schneller als die verfügbaren personellen Ressourcen. Der Fachkräftemangel trifft die Personalstellen der öffentlichen Verwaltung mit voller Wucht. Im selben Atemzug steigen dadurch die Erwartungen an moderne Softwarelösungen. Systeme sollen Prozesse automatisieren, Fehler vermeiden, Fristen überwachen und möglichst viele Aufgaben im Hintergrund übernehmen.
Doch vollständig automatisieren lässt sich Personalarbeit nicht. Gerade im Tarif- und Arbeitsrecht gibt es komplexe Sonderfälle, die weiterhin Fachwissen und rechtliche Bewertung erfordern. „KI kann vorbereiten, strukturieren und beschleunigen. Die Entscheidung und die rechtliche Verantwortung müssen aber beim Menschen bleiben“, so Sommerer.
Neue Lösung für eine zukunftsfähige Verwaltung
Gefragt sind deshalb Lösungen, die Personalverantwortliche wirksam entlasten und gleichzeitig die steigende Komplexität beherrschbar machen. Genau hier setzt die neue AKDB Komplettlösung OK.PERS+ an.
Die moderne Personalmanagement- und Abrechnungslösung unterstützt Kommunen und öffentliche Einrichtungen bei der durchgängigen Digitalisierung ihrer Personalprozesse: von der Stellenplanung über Arbeitszeit und Entgeltabrechnung bis hin zu Auswertungen und Workflows.
Besonders wichtig: OK.PERS+ bildet die Anforderungen sämtlicher Tarifverträge des öffentlichen Dienstes ab und unterstützt Anwenderinnen und Anwender zukünftig aktiv bei der Umsetzung komplexer Vorgaben. Plausibilitätsprüfungen, automatisierte Prozesse und intelligente Workflows helfen dabei, Fehler zu vermeiden und Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Dabei spielt auch das Thema Integration eine zentrale Rolle. Sommerer sieht genau hier einen der größten Handlungsbedarfe: „Der öffentliche Dienst arbeitet häufig mit Einzellösungen: eine Software für Zeiterfassung, eine für Personalabrechnung, eine für Bewerbungen und daneben weiterhin zahlreiche Excel-Listen. Das ist weder effizient noch zukunftsfähig.“
Mit browserbasierter Technologie, intuitiver Bedienoberfläche und flexiblen Rollen- und Zugriffskonzepten ermöglicht OK.PERS+ ab 2027 eine moderne, durchgängige Prozessunterstützung für Personalstellen, Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen.
Das Ziel moderner Personallösungen ist dabei nicht nur Digitalisierung um der Digitalisierung willen. Vielmehr geht es darum, Personalabteilungen spürbar zu entlasten, Medienbrüche zu vermeiden und wieder mehr Zeit für strategische Personalarbeit und Personalentwicklung zu schaffen.
Denn eines wird immer deutlicher: In Zeiten wachsender Komplexität und knapper Fachkräfte sind leistungsfähige, integrierte Personalsysteme längst kein „Nice-to-have“ mehr. Sie sind eine zentrale Voraussetzung für eine funktionierende öffentliche Verwaltung.
Herr Dr. Sommerer: Als langjähriger Experte im öffentlichen Tarifrecht beobachten Sie die Entwicklungen aus zweierlei Perspektive – als Dozent an der Bayerischen Verwaltungsschule und als Personalleiter der Stadt Lauf an der Pegnitz.
Was sind aus Ihrer Sicht aktuell die größten Herausforderungen im öffentlichen Tarifrecht, mit denen Kommunen und insbesondere Personalverantwortliche konfrontiert sind?
Eine der größten Herausforderungen ist aus meiner Sicht die zunehmende Komplexität und Praxisferne einzelner tariflicher Regelungen. In den vergangenen Jahren ist eine Vielzahl zusätzlicher Instrumente entstanden: Zulagen, Sonderregelungen, Ausnahmetatbestände, Umwandlungsmöglichkeiten und besondere Fristen. Das führt in der kommunalen Personalarbeit zu einem erheblichen Verwaltungsmehraufwand.
Ein gutes Beispiel ist der Sozial- und Erziehungsdienst. Dort wurde mit der SuE-Zulage, Regenerationstagen und Umwandlungstagen ein Regelungssystem geschaffen, das tarifpolitisch nachvollziehbare Ziele verfolgt, in der praktischen Umsetzung aber sehr anspruchsvoll ist. Aus Sicht der Personalverwaltung wäre es häufig einfacher und transparenter, strukturelle Verbesserungen stärker über die Entgelttabelle oder über die Tätigkeitsmerkmale abzubilden, statt immer neue Sonderinstrumente zu schaffen.
Im Rahmen Ihrer Tätigkeit stoßen Sie sicher auch immer wieder auf die vielfältigen Anforderungen an eine moderne Personalsoftware.
Was muss aus Ihrer Sicht eine Personalsoftware leisten, um die komplexen Vorgaben des öffentlichen Tarifrechts optimal zu unterstützen, sowohl für die operative Personalverwaltung als auch für Schulungszwecke?
Aus meiner Sicht liegt die größte Herausforderung weniger im Tarifrecht allein, sondern in der fehlenden Integration vieler Systeme. Der öffentliche Dienst arbeitet häufig mit Einzellösungen: eine Software für Zeiterfassung, eine für Personalabrechnung, eine für Bewerbungen, eine für Schulungen, eine für digitale Akten und daneben weiterhin zahlreiche Excel-Listen. Das ist weder effizient noch zukunftsfähig.
Ziel sollte ein integriertes ERP-System sein, in dem personalwirtschaftliche Prozesse durchgängig abgebildet werden: von der Stellenplanung über die Stellenbewertung, das Bewerbungsverfahren, die Vertragsgestaltung, Arbeitszeit, Urlaub, Entgeltbestandteile, Fortbildung, Unterweisungen bis hin zu Auswertungen und Controlling. Eine moderne Personalsoftware muss nicht nur Daten verwalten, sondern Prozesse führen, Fristen überwachen, Plausibilitäten prüfen und die Sachbearbeitung aktiv unterstützen.
Wichtig ist dabei auch, bestehende Prozesse nicht einfach eins zu eins zu digitalisieren. Digitalisierung bedeutet nicht, Papierformulare in elektronische Formulare umzuwandeln. Vielmehr muss man die Gelegenheit nutzen, Abläufe kritisch zu prüfen. Viele Prozesse sind historisch gewachsen. Sie funktionieren zwar, sind aber nicht zwingend effizient. Der bekannte Satz „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist in der Digitalisierung selten ein gutes Argument.
Sie schulen regelmäßig Mitarbeitende im Bereich öffentliches Tarifrecht.
Welche Fragen oder Unsicherheiten begegnen Ihnen dabei am häufigsten, gibt es aktuelle Themen, bei denen der Klärungsbedarf besonders hoch ist?
Ein Dauerbrenner ist das Thema Urlaub. Das beginnt bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und reicht über Teilzeitänderungen, Krankheit, Elternzeit, Zusatzurlaub bis hin zum Verfall und zur Urlaubsabgeltung. Gerade beim Urlaubsverfall können kleine Versäumnisse erhebliche Folgen haben. Wenn Arbeitgeber nicht ordnungsgemäß auf offene Urlaubsansprüche und Verfallfristen hinweisen, kann dies später zu vermeidbaren Ansprüchen führen.
Auch das Arbeitszeitrecht wird in den Seminaren regelmäßig intensiv diskutiert. Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Nebentätigkeiten, Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst und mobile Arbeit sind Themen, bei denen Theorie und Praxis häufig auseinanderfallen. Gerade Führungskräfte unterschätzen manchmal, dass Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz nicht nur organisatorische, sondern auch rechtliche Risiken auslösen können.