Was heute als selbstverständlich gilt, war vor 20 Jahren visionär: Dokumente elektronisch verwalten, Informationen medienbruchfrei nutzen und Akten digital führen. Mit komXwork hat die digitalfabriX früh die Grundlage für modernes Informationsmanagement in Verwaltungen geschaffen. Heute zählt die Lösung zu den zentralen Bausteinen der digitalen Verwaltungsarbeit.
Anfang der 2000er-Jahre standen viele Verwaltungen vor der Herausforderung, Daten innerhalb der Organisation strukturiert zu erfassen, zu kategorisieren und abzulegen. Dokumente mussten zwar revisionssicher archiviert werden, eine komfortable digitale Bearbeitung war jedoch kaum möglich. Informationen lagen verteilt in Papierakten, E-Mails, Fachverfahren und Dateiablagen.
So wuchs der Wunsch nach einem modernen Arbeitsplatz. Die digitalfabriX erkannte diesen Bedarf früh und entwickelte gemeinsam mit Technologiepartnern wie Microsoft und Adobe einen neuen Ansatz: Dokumente, Informationen und Fachanwendungen sollten nicht nur archiviert, sondern über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg digital nutzbar bleiben.
Die Geburtsstunde von komXwork
„Unser Ziel war der moderne Arbeitsplatz der Verwaltung“, erinnert sich der damalige Produktverantwortliche Thomas Schweizer: „Mit komXpress hatten wir bereits eine leistungsfähige Plattform. Mit komXwork haben wir dann 2006 die Dokumente und Akten in den Mittelpunkt gestellt und damit die Grundlage für digitale Verwaltungsprozesse geschaffen.“
Von Beginn an verfolgte die Lösung einen ganzheitlichen Ansatz. Dokumente, Formulare, E-Mails und Bilder konnten zentral abgelegt, recherchiert und bearbeitet werden. Grundlage bildeten bewährte Technologien wie Microsoft SQL Server und das EASY-Archiv für die revisionssichere Speicherung. Gemeinsam mit Microsoft präsentierte die AKDB die Lösung über mehrere Jahre auf der CeBIT in Hannover und zeigte damit früh, wie digitale Verwaltungsarbeit in der Praxis funktionieren kann.
Meilenstein für die E-Akte
Ein entscheidender Entwicklungsschritt folgte 2009: komXwork wurde zur zentralen Dokumentenmanagement-Plattform für die E-Akten der OK.Fachverfahren. Seitdem können Fachverfahren Dokumente direkt in komXwork speichern und verwalten. Anwenderinnen und Anwender greifen entweder aus ihrem Fachverfahren oder über die komfortable Oberfläche auf die Informationen zu.
Der Vorteil: Dokumente müssen nicht mehrfach abgelegt werden. Informationen stehen jederzeit zentral zur Verfügung. Das reduziert Suchzeiten, erhöht die Transparenz und beschleunigt Verwaltungsprozesse.
Kontinuierlich weiterentwickelt
Mit den Anforderungen der Verwaltungen ist auch komXwork gewachsen. Im Laufe der Jahre kamen zahlreiche Funktionen hinzu:
- PDF-Server zur automatisierten Dokumentenkonvertierung
- Workflow-Server zur Digitalisierung von Prozessen
- Index-Server für leistungsfähige Volltextsuchen
- Webbasierter Zugriff über die komXsuite
- Integration in Fachverfahren und digitale Aktenlösungen
Aus einem klassischen DMS wurde damit eine umfassende Plattform für Informationsmanagement und digitale Zusammenarbeit. Mit komXwork profitieren Verwaltungen von:
- Zentraler und revisionssicherer Dokumentenablage
- Schnelleren Recherche- und Bearbeitungszeiten
- Medienbruchfreien Prozessen
- Direkter Integration in Fachverfahren
- Grundlage für elektronische Aktenführung
- Zukunftssicherer Weiterentwicklung durch die digitalfabriX
Thomas Schweizer, COO, (links) und Bernd Amm, Senior Solution Architect, (rechts)