Ob Haushaltsplanung, Bauanträge oder Zahlungsfreigaben – moderne Kommunen setzen auf digitale Signaturen und Siegel, um rechtssichere, effiziente und manipulationsgeschützte Prozesse zu gewährleisten. Ralf Herppich, Leiter des AKDB-Servicecenters Signaturen, erklärt die Vorteile, Einsatzmöglichkeiten und Zukunftstrends.
Herppich: „Digitale Zertifikate und Siegel sind wie ein elektronischer Personalausweis. Sie belegen die Herkunft eines Dokuments und machen jede nachträgliche Änderung sichtbar.“
Im Finanzwesen bedeutet dies weniger Papierarbeit, schnellere Freigaben und höchste Datensicherheit. Besonders die Fernsignatur ermöglicht es, Anordnungen oder Rechnungsprüfungen vollständig digital abzuwickeln – ohne Ausdruck, Unterschrift und erneutes Einscannen.
Herppich: „Unser Servicecenter Signaturen versorgt Mitarbeitende in bayerischen und deutschen Verwaltungen mit allen digitalen Vertrauensprodukten, die für ein modernes und sicheres Arbeiten notwendig sind. Wir kümmern uns um alles, vom ersten Bedarfsgespräch über die Einrichtung der Zertifikate und Signaturlösungen bis hin zum Deaktivieren der Zertifikate. Dabei sorgen wir für fachlich hochwertigen Support und stehen bei Problemen und Fragen unterstützend zur Seite.“
Praxisanwendungen
- Finanzverfahren: In OK.FINN Bewirtschaftung kann die sachlich-rechnerische Feststellung und Anordnung direkt digital erfolgen.
- Bauwesen: Pläne und interne Zeichnungen werden über das AKDB-Signaturportal rechtswirksam unterschrieben.
Herppich: „Ein tolles Beispiel für eine einfache Anwendung ist unser Signaturportal: Anmelden – Dokument hochladen – unterschreiben lassen – Dokument herunterladen. Das funktioniert auch direkt in unseren Fachverfahren: Mit der Fernsignatur genügt die Eingabe Ihrer persönlichen Signatur-PIN, um das digital unterschriebene Dokument zu erhalten.“
Bei einer Signatur wird ein einzigartiger Hashwert des Dokuments mit einem privaten Schlüssel signiert. Die AKDB arbeitet mit der D-Trust GmbH (Bundesdruckerei-Gruppe) zusammen und passt Systeme laufend an aktuelle Sicherheitsstandards an.
Herppich: „Bei digitalen Signaturen wird dem signierten Dokument ein individueller Code hinzugefügt, der die Echtheit und Provenienz belegt. Durch diesen „Stempel“ kann auch jeder nachträgliche Veränderungsversuch sichtbar gemacht werden.“
Selbst Jahre später lässt sich im signierten Dokument prüfen, ob das zur Signatur verwendete Zertifikat zum damaligen Zeitpunkt gültig war. Zeitstempel sorgen dabei für langfristige Beweiswerte.
Herppich: „Unsere Zertifikate laufen zwar ab, werden aber automatisch durch ein neues Zertifikat ersetzt. Hier zeigen sich nun die absoluten Vorteile der Fernsignatur, denn der Endanwender bekommt von diesem Austausch nichts mit und kann wie gewohnt weiterarbeiten.“
Tipps für Kommunen
- Bedarf an Zertifikaten/Siegeln vorab klären und Prozesse definieren.
- Mitarbeitende von Beginn an einbinden und Standards festlegen.
- PIN und Zertifikate sicher verwahren – bei Verdacht sofort sperren lassen.
Herppich: „Es gibt immer wieder Verwaltungen, die sich nach der Einführung des Signaturservice noch mal bei uns melden und erleichtert von der Abschaffung all ihrer alten Signaturkarten berichten.“
Digitale Signaturen sind nicht nur ein IT-Tool, sondern eine strategische Investition in eine sichere, effiziente und rechtssichere Verwaltung. Besonders im kommunalen Finanzwesen ermöglichen sie schnelleres Arbeiten, weniger Bürokratie und mehr Transparenz.
Zukunftstrends
- Fernsignatur als Standard
- Abschaffung von Signaturkarten
- Digitale Siegel statt physischer Siegeleinheiten
- Einführung der EUDI-Wallet im Rahmen von eIDAS 2.0
- Verpflichtende Signatur und Verschlüsselung von E-Mails gegen Phishing