Im letzten AKDB REPORT haben wir über das Bezirksklinikum Mainkofen berichtet und dessen Herausforderungen im Personalbereich. Mittlerweile konnten die ersten Module der neuen HR-Komplettlösung OK.PERS+ pilotiert werden. Mit welchen Ergebnissen? Wir haben uns wieder mit Michael Kovacs verabredet, dem Personalleiter im Bezirksklinikum.
»Sämtliche administrativen Aufgaben, wie etwa das Antragswesen und die Genehmigungs- verfahren, können durch eine HR-Software vereinfacht werden. Das Herzstück ist die digitale Personalakte, kombiniert mit einer passenden Zeitwirtschafts- und Recruiting-Software.«
Im Vorjahr stand das Personalwesen im Bezirksklinikum Mainkofen am Anfang eines wegweisenden Digitalisierungsprozesses. Die Stärkung der Arbeitgeberattraktivität, die Förderung einer offenen Feedback-Kultur sowie die gezielte Weiterentwicklung der Führungskräfte bildeten die zentralen Ziele der Personalabteilung. Um das zu erreichen, lag der Fokus klar auf der Vereinfachung administrativer Vorgänge. So sollte mehr Zeit für die Betreuung und Entwicklung der Mitarbeitenden gewonnen werden.
Zu den größten Herausforderungen gehörten laut Michael Kovacs damals zeitintensive, manuelle Prozesse im HR-Alltag, mangelnde Transparenz und Geschwindigkeit in Genehmigungsverfahren, der Wunsch nach unkompliziertem Zugriff auf relevante Personalinformationen für Führungskräfte sowie der Aufbau und die Verstetigung einer offenen Feedback-Kultur in Verbindung mit der langfristigen Steigerung der Arbeitgeberattraktivität des Bezirksklinikums.
Herr Kovacs, wie erleben Sie die Datenmigration von OK.PWS zu OK.PERS+ und Pilotierung von OK.PERS+ bis dato?
Die Datenmigration lief bis jetzt geräusch- und reibungslos ab, im Zuge der Pilotierung wurden bereits erste Bausteine erfolgreich implementiert und getestet.
Bis jetzt gab es von unserer Seite keine größeren Schwierigkeiten bei der Umsetzung. Was wir aber jetzt schon sagen können: die Usability von OK.PERS+ ist im Vergleich zu OK.PWS auf alle Fälle besser geworden - und nicht nur das: Sie ist größtenteils selbsterklärend.
Wie zufrieden sind Sie mit dem Support, der durch die AKDB während der Pilotphase bereitgestellt wird?
Es finden seitens der AKDB im Zuge der Pilotierung regelmäßige Schulungen statt, bei denen wir uns in der Regel online einwählen. Davon profitieren wir in großem Maße. Aus diesem Grund war darüber hinaus bisher auch kaum Support erforderlich.
Fühlen Sie sich durch die AKDB denn ausreichend unterstützt und informiert?
Ja, auf alle Fälle. Die Betreuung im Migrations- und Pilotprozess ist wirklich erstklassig! Die Kommunikation mit dem Team der AKDB lief von Anfang an optimal. Unsere Ansprechpartnerin hat uns zu Beginn in einem gemeinsamen Online-Termin zu den anstehenden Arbeitsschritten abgeholt und informiert uns zu allen Themen- und auch Problemstellungen. Kurz: Es ist über die vergangenen Wochen ein gutes Tandem entstanden.
Haben Sie das Gefühl, dass OK.PERS+ Ihren Anforderungen gerecht wird?
Wir sind noch ganz am Anfang und testen gerade die ersten Funktionalitäten. Diese sind auch wirklich gut! Ansonsten kann das zum gegenwärtigen Zeitpunkt aber noch nicht abschließend bewertet werden. Aber wir haben auf alle Fälle ein gutes Gefühl. OK.PERS+ kann für uns der zusätzliche Baustein für mehr Performance im Personalwesen sein!
Verbesserungsmöglichkeiten haben wir gegenwärtig keine auf dem Schirm, uns gefällt aber das Tool für den digitalen Versand der Arbeitsbescheinigungen sehr gut. Das ist für uns eine echte Zeitersparnis im Alltag.
Was sind die nächsten Schritte, die Sie mit der HR-Komplettlösung der AKDB umsetzen möchten?
Im nächsten Schritt steht für uns die Digitalisierung des Reiseantragswesens an – vom Antrag bis zur Reisekostenerstattung. Wir freuen uns auch bereits sehr auf die digitale Personalakte als Herzstück der Digitalisierungsprozesse in unserem Hause. Daran wird gegenwärtig noch mit Hochdruck gearbeitet.