Die schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit innerhalb einer Verwaltung ist ein Garant für bestmöglichen Bürgerservice. Die AKDB liefert mit der Komplettlösung Kommunale Kollaboration (KoKo) cloudbasierte Tools für reibungslose interne Arbeitsabläufe. Die Basis bilden Jira und Confluence. Dank der Atlassian-Plattform verzeichnen mehr als 75 Prozent der Nutzer eine erhebliche Zeitersparnis bei der Informationssuche.
Viele Kommunen wollen interne Abläufe modernisieren, ohne zusätzliche ITRessourcen zu binden. Hier setzt KoKo an: Die Lösung ist eine vollständig betreute Cloud-Plattform, die sämtliche Projektmanagement-, Service- und Wissensprozesse digital abbildet. Grundlage sind bewährte Tools wie Jira Service Management, Jira und Confluence. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich auf EU-Servern, DSGVO-konform und durch eine dedizierte Verschlüsselung geschützt.
Zentrale Vorteile: Entlastung, Effizienz und Compliance
Das Konzept ist einfach: Die AKDB übernimmt die Bereitstellung und den Service des Atlassian-Stacks, sodass sich Verwaltungen ganz auf ihre Facharbeit konzentrieren können. Die digitale Plattform KoKo beschleunigt Abläufe, erhöht die Transparenz und sorgt für rechtssichere Compliance, auch bei Audits. Sie ist flexibel erweiterbar und reicht vom einzelnen Arbeitsprozess bis zur umfassenden Digitalisierung.
Beispiele aus der Praxis
Ein strukturiertes Ticketsystem steuert die unübersichtliche E-Mail-Flut. KoKo kann alle Serviceprozesse abwickeln, damit Kundenanfragen strukturiert weiterbearbeitet werden können. Über ein Self-Service-Portal stehen zentrale Informationen zur Verfügung, sodass interne und externe Nutzer viele Anliegen eigenständig klären können. Sollte Unterstützung erforderlich sein, lässt sich direkt aus dem Portal ein Ticket erstellen.
Genehmigungs- und Freigabeprozesse werden digital, nachvollziehbar und revisionssicher durchgeführt. Verwaltungsprozesse wie Veranstaltungsanmeldungen oder die Bearbeitung von Bürgeranliegen, zum Beispiel Schadensmeldungen im öffentlichen Raum, lassen sich unkompliziert steuern, inklusive automatischer Weiterleitung an das zuständige Team. Selbst komplexes Asset- oder Vertragsmanagement kann effizient und gesetzeskonform digital organisiert werden.
Ideal für Bürger-, Ordnungs- und Landratsämter
KoKo ist ideal für Städte, Gemeinden und Landkreise, die Projekte und Serviceprozesse sicher digitalisieren möchten. Das Tool unterstützt Bürger-, Ordnungs- und Landratsämter bei der Zusammenarbeit und erfüllt höchste Datenschutzstandards. Auch Zweckverbände und Organisationen ohne eigene IT können sofort starten – ohne Investitionen in Hardware oder Serverbetrieb.
Modular und erweiterbar
Das Grundpaket umfasst zentrale, komplett gemanagte Atlassian-Anwendungen als Cloud-Lösung. Updates und Wartung sind inklusive. Der Umfang kann durch Add-ons wie Loom oder KI-Funktionalitäten erweitert werden, die Workflows automatisieren und intelligente Unterstützung bieten. Beratung, Einrichtung, Schulungen und kontinuierlicher Support runden das Angebot ab.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Die Plattform schafft Überblick über Projekte und Aufgaben, erlaubt anpassbare Workflows und erleichtert die Ressourcenplanung. IT-Service-Management verteilt Tickets automatisch, erfüllt Service-Level- Vorgaben und steuert Eskalationen. Ein Service-Portal ermöglicht jederzeit digitale Anfragen und leitet sie gezielt weiter. KI-Automatisierung übernimmt Routineaufgaben und beschleunigt die Bearbeitung.