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eREPORT 3/2023

Zukunftsstrategie OK.FINN

Hybrid in die neue Ära

18.09.20233 Minuten3

Mit einem hybriden Übergang in die neue Welt unterstützt die AKDB kommunale Verwaltungen im Finanzbereich: Workflows, Fernsignaturlösungen und Software direkt aus der Cloud, gesetzlich immer up to date – angereichert durch Automatisierung und künstliche Intelligenz.

In einer modularen Hybridstrategie wachsen die Anwender auf Basis der Software OK.FIS in die digitale Welt der neuesten Finanzwesen-Generation hinein: Das gibt einerseits Sicherheit, und gleichzeitig lernen die Nutzer Step by Step die web- und cloud-basierten Anwendungen von OK.FINN kennen. Schon jetzt arbeiten Verwaltungen mit einigen neuen Modulen, der weitere Umstieg ist greifbar und planbar.

Gestartet ist OK.FINN 2021 mit dem Bewirtschaftungsarbeitsplatz. Das Modul vereint die Komponenten E-Rechnung, Rechnungseingangsbuch, Anordnungsworkflow, Signaturworkflow und Kassenprüferworkflow und bildet so die programmtechnische Basis für die papierlose Ära. 2023 folgte der Workflow Ansatzerfassung für die Haushaltsplanung. Damit können Fachdienststellen ihre Haushaltsanmeldungen papierlos erfassen und übermitteln. Die Kämmerei kann die Ansätze zur Überprüfung sperren, editieren oder übernehmen. Schließlich wird noch 2023 mit dem Fremdenverkehr der erste Bereich der Veranlagung für OK.FINN geöffnet. Grund- und Gewerbesteuer werden 2024 folgen.

OK.FINN only: perfektes Zusammenspiel mit Zusatzlösungen

2028 werden die Anwender von OK.FIS Veranlagung mit allen Veranlagungsarten in OK.FINN arbeiten. Und bis spätestens 2032 erfolgt der endgültige Abschied von OK.FIS, und es heißt dann: OK.FINN only. Im Sinne eines durchgängigen Controllings ergänzt die BI-Lösung SDS.Control Auswertungsmöglichkeiten vorgelagerter Fachverfahren und schlägt so die Brücke zwischen strategischem und operativem Controlling. Das BI-Tool bereitet kommunale Finanzdaten optisch so klar auf, dass alle Mitarbeitenden und Entscheidungsträgerinnen und -träger sie verstehen.

Potenziale durch gesetzliche Änderungen

Von zentraler Bedeutung ist es, mit einer Finanz-Software zu arbeiten, die gesetzliche Änderungen in steuerlichen Bereichen verlässlich und gesetzeskonform abbildet. Die AKDB hat auf die geänderte Verzinsung der Gewerbesteuer oder die Grundsteuerreform und die Neuerungen durch § 2b UStG reagiert. Seit Novellierung des Umsatzsteuerrechts können Leistungen, die auf öffentlich-rechtlicher Grundlag  erbracht werden, künftig einer Besteuerung unterliegen. Umsatzsteuerkonforme Rechnungen können Verwaltungsmitarbeitende einfach mit dem AKDB-Programm OK.CASH schreiben. Das Tool bietet einen durchgängigen Workflow über die Fachverfahren hinweg, von der Barkasse bis hin zur Rechnungsschreibung. Und künftig sogar ein kleines Warenwirtschaftssystem.

AKDB als „Logistik-Dienstleister“

Mit Einführung des bundesweit einheitlichen Datenformats der Grundsteuerdaten erfolgt die Datenbereitstellung zentral über das ELSTER-Portal. Dank Meldecenter- Zertifizierung kann die AKDB die Kommunikation mit ELSTER übernehmen und den Verwaltungen ihre jeweiligen Daten tagesaktuell zur Verfügung stellen. Die AKDB übernimmt die komplette „Logistik“, entlastet Mitarbeitende und spart Zeit und Geld. Das alles bietet Kommunen Chancen, Prozesse und Abläufe zu verbessern und effizienter zu gestalten – auf ihrem Weg in die digitale Zukunft.

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