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eREPORT 3/2023

Wachsende Herausforderungen für Kommunen als Träger

Datenschutz für unsere Kleinsten

18.09.20233 Minuten7

Fachkräftemangel und Knappheit von Kita- und Kindergartenplätzen sind drängende Probleme, die Eltern und Arbeitgeber vor große Herausforderungen stellen. Kommunen als Träger der Betreuungseinrichtungen investieren deshalb hohe Summen, um eine hochwertige Betreuung von Kindern zu gewährleisten. Dabei müssen sie viele Vorschriften beachten, darunter auch den Datenschutz, für den Kinder besonders schützenswerte Personen sind. Nicht nur die DSGVO ist dabei relevant, sondern auch Fachgesetze.

Die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes liegt beim Leitenden der Trägerkommune, der dafür sorgen muss, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben beachtet werden. Datenschutz-Schulungen für Pädagogen, Hilfskräfte und Dienstleister sind deshalb obligatorisch. Das Wissen über die Kinder in einer Kita darf nicht weitergegeben werden, es gilt eine strikte Verschwiegenheitspflicht, die schriftlich festzulegen ist. Dies kann im Arbeitsvertrag geschehen oder mit einem gesonderten Formular. Auch Eltern, die eine Kitagruppe bei Ausflügen begleiten oder die in ehrenamtlichen Funktionen wie dem Elternbeirat tätig sind, dürfen ihr Wissen anderen gegenüber nicht preisgeben.

Daten zu Kindern sind besonders schützenswert

Jedes Kind hat seine eigenen individuellen Bedürfnisse und Eigenheiten. Kindertagesstätten und Kindergärten halten deshalb sensible Daten zu Gesundheit, Ernährung oder Religionszugehörigkeit in Dokumentationen wie dem Betreuungsvertrag oder einer Kinderakte schriftlich fest. Zugriff darauf erhalten nur berechtigte Personen: zum Beispiel die Erzieher in der Gruppe oder die Eltern, die in der Regel das Recht haben, Einblick in die Dokumentationen über ihre Kinder zu erhalten. Die Dokumentationen dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie notwendig. Dazu gibt es Regelfristen. So können Dokumente zur finanziellen Förderung fünf Jahre aufbewahrt werden, Dokumente, die in Zusammenhang mit dem Übergang in eine Grundschule stehen, in der Regel zwölf Monate.

Im Laufe eines Kitajahres finden Veranstaltungen statt, bei denen die Kleinen fotografiert werden. Mit den Eltern sollte der Umgang mit Fotos oder Videos gleich zu Beginn der Betreuung vereinbart werden. Andere Familienmitglieder oder Gäste können beispielsweise auf der Veranstaltung mit einem Hinweis darüber informiert werden, dass Fotos und Videos für den privaten Gebrauch angefertigt werden können, zur Veröffentlichung in den sozialen oder anderen Medien aber eine ausdrückliche Einwilligung der Eltern erforderlich ist. Die Verhaltensregeln zum Umgang mit Foto- und Filmaufnahmen sollten auch dem eigenen Personal bekannt sein.

Gerade Kleinkinder sind häufig krank. Es gibt Krankheiten, die eine betroffene Kita dem Gesundheitsamt melden oder über die sie andere Eltern wegen der Ansteckungsgefahr informieren muss. Auch dabei sind Datenschutz und andere relevante Rechtsgrundlagen zu beachten. Kommt es in einer Kita zu einem Verdacht in Zusammenhang mit Kindeswohlgefährdung, gelten darüber hinaus sehr spezielle und detaillierte Vorschriften.

Viele weitere wichtige Aspekte zum Datenschutz spielen in Kindertagesstätten und Kindergärten eine Rolle. Die GKDS wird interessierte Kommunalvertreter über „Datenschutz in Kitas“ detailliert in einem Webinar informieren, das derzeit vorbereitet wird.

GKDS Ihr Partner für kommunalen Datenschutz
Die Gesellschaft für kommunalen Datenschutz mbH unterstützt Kommunen: www.gkds.bayern

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