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eREPORT 2/2023

Die mobile Anwendung komXsuite

Jederzeit und von überall Verwaltungsdokumente einsehen

21.06.20234 Minuten27
IT/Digitalisierung

Seit Jahren digitalisiert die Stadt Schongau ihre Verwaltung mit über 160 Mitarbeitern Schritt für Schritt. Zuletzt mit der Einführung einer webbasierten Anwendung, die den Zugriff auf Verwaltungsdokumente erlaubt. Wir haben mit dem Digitalisierungsbeauftragten Stefan Lisch gesprochen.

Schongau geht konsequent den Weg der Digitalisierung: 2019 wurde komXwork- ein effizientes Dokumentenmanagementsystem inklusive E-Akten - in der Stadtverwaltung eingeführt. Seit 2021 bietet die Stadt seinen Bürgern mit dem komXformularcenter eine große Vielzahl an Formularen über das Bürgerservice-Portal an. Auch die Gremienarbeit wird mit dem Sitzungsdienst Session digital abgewickelt.

Seit September 2022 ist die Stadt nun auch Pilotkunde für die neue mobile Anwendung komXsuite der AKDB-Tochter digitalfabriX.

Die Anwendung ermöglicht einen schnellen, webbasierten und flexiblen Zugriff auf Vorgänge und Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem komXwork. Die komXsuite ist einfach über einen Browser orts- und geräteunabhängig zugänglich und erfordert keine Installation auf den Geräten. So haben Verwaltungsmitarbeitende alle Vorgänge und Dokumente aus komXwork immer und überall dabei.

Der aktuelle Fachkräftemangel ist überall spürbar. Produkte wie die komXsuite sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch ortsunabhängiges Arbeiten entlasten. Dadurch können wieder freie Kapazitäten geschaffen werden, um dem Personalmangel ein wenig entgegenzuwirken.

Wir haben mit Stefan Lisch - Wirtschaftsfachwirt und Digitalisierungsbeauftragter der Stadt Schongau – gesprochen und ihn gefragt, wie seine ersten Erfahrungen mit der komXsuite sind.

Herr Lisch, warum haben Sie die komXsuite in Ihrer Verwaltung pilotiert?
Wir haben die Möglichkeit als Pilotkunde Beta-Versionen zu testen und unsere Ideen in die Entwicklung neuer Software einzubringen. Der Einsatz der komXsuite hat zahlreiche Vorteile gebracht: Die IT hat weniger Aufwand bei reinen Auskunftsarbeitsplätzen. Und der externe Zugriff ist die perfekte Möglichkeit, bei Besprechungen außer Haus auf Dokumente zuzugreifen.

Ist es schwierig, die Anwendung zu bedienen?
Nein, gar nicht. Das Design ist sehr ansprechend und minimalistisch. So findet man sich sehr schnell zurecht. Die komXsuite ist benutzerfreundlich und ermöglicht eine intuitive Bedienung. Einen großen Mehrwert bietet das responsive Design, das auch für Arbeiten auf Smartphones mit sechs Zoll Bildschirmgröße funktioniert.

Wie schwierig war die technische Einbindung?
Die technische Einbindung der komXsuite war aus unserer Sicht sehr einfach, da die Verknüpfungen automatisch jedem Benutzer im Browser zur Verfügung gestellt werden. Auf dem Smartphone oder Tablet ist es ähnlich. In unseren vordefinierten App-Stores sind die Verknüpfungen zu komXsuite als direkter Download verfügbar.

Wie haben Ihre Kollegen die neue Anwendung angenommen?
Die Kollegen sind anfangs immer sehr zaghaft bei der Einführung neuer Verfahren, aber die Einfachheit des Zugriffs auf die komXsuite, insbesondere über Smartphones, ist ein gewaltiger Vorteil. Wir haben uns für die Lösung via Web-Proxy und ohne VPN entschieden. Das erleichtert die Anmeldung. Und die intuitive Bedienung ist natürlich ein weiterer Pluspunkt.

Was läuft mit der komXsuite jetzt besser?
Die Suchfunktion ist, wie auch in der PC-Anwendung, eines der besten Features. Vor kurzem habe ich eine Dienstreise mit dem Zug unternommen und konnte bequem eine Zahlungsanordnung von 2019 suchen und in perfekter Qualität anzeigen lassen.

Fühlen Sie sich gut aufgestellt für die Zukunft?
Wir haben in den letzten Jahren viel in die Digitalisierung investiert. Leider beherrschen gedruckte Dokumente immer noch einen Teil der Arbeit in den Abteilungen. Durch die Flexibilität der komXsuite können wir aber nun noch mehr Mitarbeiter ermuntern, sich für die Digitalisierung zu begeistern. Digitalisierung ist keine kurzfristige Sache, wir verfolgen konsequent unsere langfristigen Ziele.

Wer benutzt bei Ihnen die komXsuite?
Wir verwenden die komXsuite hauptsächlich für technische Mitarbeiter, etwa im IT- und Facility-Management, und für Mitarbeiter mit einem hohen Anteil an Remote-Working. Zukünftig sollen reine Auskunftsarbeitsplätze ausschließlich mit der komXsuitebetrieben werden. Aktuell wird auch das Bauamt mit der Nutzung vertraut gemacht.  Da hier leider noch keine Akten angelegt sind, arbeiten wir mit Musterakten auf Tablets, um den Kollegen die Software schmackhaft zu machen.

Haben Sie Wünsche an das Produkt?
In Zukunft hoffen wir, dass alle Funktionen der Client-Version in die Web-Variante überführt werden können, um den Schulungsaufwand zu reduzieren. Auch der IT-Aufwand würde durch das Wegfallen der Updates auf allen Clients erheblich gesenkt werden. 

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