KI-Assistenten werden zunehmend direkt in bestehende Anwendungen integriert. Gerade bei klassischen Büroanwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentationssoftware kann das dazu führen, dass KI-Funktionen schneller im Arbeitsalltag auftauchen, als intern organisatorisch vorbereitet wurde. Für Kommunen und andere datensensible Organisationen ist das besonders kritisch.
Viele KI-Assistenten sind inzwischen mehr nur separate Zusatztools. Sie werden direkt in Anwendungen eingebunden und können Inhalte zusammenfassen, formulieren, bearbeiten, verfeinern oder Vorschläge direkt im Dokumentkontext machen. Gleichzeitig hängt die tatsächliche Verfügbarkeit häufig von Anwendung, Gerät, Lizenz, Nutzerrolle und technischer Konfiguration ab. Verantwortliche sollten daher nicht davon ausgehen, dass KI-Assistenten dauerhaft deaktiviert bleiben, nur weil sie das in der Vergangenheit einmal waren.
Warum das problematisch werden kann
Besonders kritisch wird es dort, wo noch keine klaren Regelungen zur KI-Nutzung bestehen. An Arbeitsplätzen mit vertraulichen, personenbezogenen oder anderweitig sensiblen Inhalten kann eine ungeprüfte Aktivierung erhebliche Risiken auslösen. Hinzu kommt: Bei cloudbasierten KI-Assistenten ist nicht immer ohne Weiteres ersichtlich, wo Daten verarbeitet werden, welche Inhalte in die KI-Verarbeitung einfließen und ob technische Einstellungen zu Datenflüssen, Protokollierung oder Modellnutzung bereits passend gesetzt sind. Gerade bei internationalen Anbietern können zudem Konstellationen entstehen, in denen Daten außerhalb der EU verarbeitet oder an außereuropäische Stellen übermittelt werden.
Was jetzt zu tun ist
Organisationen sollten KI-Assistenten nicht dem Zufall überlassen. Sinnvoll ist erstens eine regelmäßige technische Prüfung der Einstellungen in den genutzten Anwendungen und zentralen Administrationsbereichen. Zweitens sollten Verantwortliche festlegen, wo KI genutzt werden darf, wo nicht und welche Daten tabu sind. Das KI-Arbeitspaket der GKDS unterstützt Sie hierbei. Einzelne Funktionen lassen sich je nach Anbieter, Anwendung oder Gerät unterschiedlich steuern. Genau deshalb braucht es neben der Technik auch verbindliche organisatorische Leitplanken.
