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Verwaltungsdigitalisierung in einer oberbayerischen Gemeinde

Gremiensoftware Session in der Gemeinde Prutting

07.05.20214 Minuten7
IT/Digitalisierung

Der Bürgermeister der Gemeinde Prutting im Landkreis Rosenheim hat große Pläne. Dazu gehört die konsequente Digitalisierung der Verwaltung. Inklusive eines komplett digitalisierten Ratsinformationssystems: Dank Session und der dazugehörigen Mandatos-App von der AKDB-Tochter digitalfabriX sparen die Ratsmitglieder nicht nur Papier, sondern können schneller fundierte Entscheidungen treffen.

Zwischen 1988 und 2019 verdoppelte sich die Einwohnerzahl der oberbayerischen Gemeinde Prutting auf knappe 3.000. Und der Trend ist ungebrochen. Der Landkreis ist ein attraktiver Wohnort, die Chiemgauer Alpen sind nah, vier malerische Seen prägen die Landschaft, und Rosenheim ist kaum 10 Kilometer entfernt. Doch der Bevölkerungszuwachs hat seinen Preis: Wachstumsschmerzen machen sich bemerkbar. "Wir stellen allmählich fest, dass vom Kindergarten über den Friedhof bis hin zu Schule alles zu klein wird", so Johannes Thusbaß.

Der 32-jährige Bürgermeister ist seit 2020 im Amt und hat große Pläne: noch mehr wachsen, die Infrastruktur und den öffentlichen Nahverkehr ausbauen, ein Seniorenheim realisieren und nicht zuletzt die Verwaltung digitalisieren. "Dazu müssen wir aber viele thematische Baustellen aus der Vergangenheit beseitigen", sagt er. "Und die hohen Schulden abbauen." Dafür braucht Thusbaß die Unterstützung der Bevölkerung – und der Ratsmitglieder, die mit ihm die Entscheidungen tragen. Alle drei Wochen treffen sie sich im Dorfstadl, manchmal auch öfter, wenn es Sondersitzungen gibt. Drei oder mehr Stunden pro Sitzung sind keine Ausnahme. Die Ratssitzungen verlaufen ausschließlich als Präsenzveranstaltungen, das wollten die Ratsmitglieder so.

Keine Ordner mehr zur Gremiensitzung schleppen

Dafür ist die Vorbereitung und Dokumentation der Ratssitzungen komplett digital. "In meinem vorherigen Job in der Versicherung haben wir komplett papierlos gearbeitet. Das wollte ich auch für unsere Gemeindearbeit einführen", so Thusbaß. Zwei Wochen vor der Ratssitzung werden die Tagesordnungspunkte in die Gremien-Software Session eingegeben und die Einladungen per Mail an die Ratsmitglieder verschickt. Spätestens eine Woche vor der Sitzung müssen sämtliche Unterlagen ebenfalls hochgeladen werden. "Das sind zwischen 50 und 70 Dokumente: etwa Planwerk oder alte Beschlüsse, Briefe von Bürgern und Vieles mehr. Dank der Vorlagenerstellung in Session kann ich Deckblätter anfertigen. Dann erkennt jedes Ratsmitglied schon an dem Deckblatt, ob das Dokument für sie oder ihn interessant ist."

Vor der Gremiensitzung laden die Gremienmitglieder die Unterlagen herunter. "Sie arbeiten mit der Mandatos-App. Dadurch haben sie einen einfachen Zugang zu den stets aktuellen sitzungsbezogenen Dokumenten. Und zwar an jedem Ort – auch offline", so Thusbaß. "Ob auf dem Handy oder auf dem Tablet: Die Ratsmitglieder können die Unterlagen öffnen, mit dem Apple Pencil markieren oder kommentieren. So zu arbeiten macht einfach Spaß." Die Digitalisierung der Gremienarbeit bietet eine zusätzliche Sicherheit: Denn jeder, der ein Dokument öffnet, wird vom System registriert. Außerdem ist es möglich, das Ausdrucken zu unterbinden, damit vertrauliche Dokumente nicht in Umlauf gebracht werden.

28 Prozent weniger Papierverbrauch

Auch die Sitzung verläuft ganz ohne Papier. Johannes Thusbaß kommt nur mit einem Tablet ausgerüstet. Kein Schleppen von Ordnern, kein Blättern und Wälzen von Papierakten mehr. Er koppelt sein Tablet an einen Beamer und kann die gesamte Sitzung so moderieren und die Dokumente für alle sichtbar machen. "Auch die Entscheidungsfindung geht so schneller", findet der Bürgermeister. "Die Ratsmitglieder haben im Vorfeld deutlich mehr Informationen, inklusive der Stellungnahme des jeweiligen Amts zu den einzelnen Themen, die besprochen werden."

Der schöne Nebeneffekt: Der Papierverbrauch ist dramatisch gesunken. "Ich habe mal gezählt, wie viel Blatt Papier wir in den letzten sechs Jahren allein bei Gremiensitzungen produziert haben: Es waren über 100.000 Blatt! Das alles fällt weg." Seit dem 1. Februar benutzt die Gemeindeverwaltung außerdem ein Dokumentenmanagementsystem und die E-Akte. Alles wird im komXwork abgelegt. Der Bürgermeister hat nachgerechnet: Durch die Digitalisierung verbraucht die gesamte Verwaltung 28 Prozent weniger Papier als früher.

Während Corona: Homeoffice für Verwaltungsmitarbeiter

Aber die Digitalisierungsvorhaben des umtriebigen Bürgermeisters gehen noch weiter: Die Cloud-Telefonie und die E-Rechnung wurden letztes Jahr eingeführt. Ebenso Microsoft Teams für Videokonferenzen. "Alle Mitarbeiter können in der Coronapandemie aus dem Homeoffice arbeiten, jeder ist mit einem Laptop ausgestattet worden. Die Bauverwaltung arbeitet mit Tablets, auf denen GIS-Daten visualisiert werden." Auch der Winterdienst profitiert mittlerweile von digitalen Tools: "Dank einer App, die GPS-Koordinaten erfasst, kann der Bauhof nachverfolgen, welches Schneeräumfahrzeug unterwegs ist, welche Straße bereits geräumt wurde, wie viel Salz auf welcher Breite ausgebracht wurde. Nichts braucht mehr händisch auf Papier dokumentiert werden. Es ist alles digital abgespeichert."

Aber damit nicht genug. "Ich möchte in Zukunft das Einwohnermeldeamt vollkommen digitalisieren: Das Bürgerbüro soll dann zunächst mobil werden. Am Montag könnte es im Rathaus sein, am Dienstag dagegen im Seniorenzentrum und so weiter. Vor Ort möchten wir dann den Bürgern zeigen, wie man sich ins Bürgerservice-Portal einloggt und die Online-Dienste nutzt. Wir wollen die Älteren dabei nicht allein lassen.“ Noch gibt es kein Bürgerservice-Portal. Aber das soll sich bald ändern. "Sobald ich die Förderung ‚digitales Rathaus‘ vom Freistaat bewilligt bekomme, geht's los."

Durch die Digitalisierung verbraucht die gesamte Verwaltung 28 Prozent weniger Papier als früher.

Johannes Thusbaß

Bürgermeister von Prutting

INFO Gemeinde Prutting

Regierungsbezirk:Oberbayern
Landkreis:Rosenheim
Fläche:16,23 km2
Einwohner:2.885 (31. Dez. 2019)
Bevölkerungsdichte:178 Einwohner je km2
Stadtgliederung:32 Ortsteile
Webpräsenz:www.prutting.de

Quelle: Wikipedia

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