Gemeinde Gräfelfing setzt auf durchgängige Prozesse mit OK.KOMM

Wenn Florian Neuner über Digitalisierung spricht, geht es selten zuerst um Software oder Schnittstellen. Viel wichtiger: Was hilft den Mitarbeitenden im Alltag wirklich weiter? „Man muss die Mitarbeitenden mitnehmen und verstehen, wo die eigentlichen Probleme liegen“, sagt der Sachgebietsleiter IT und Digitalisierung
der Gemeinde Gräfelfing. Obwohl die oberbayerische Gemeinde mit ihren rund 14.000 Einwohnerinnen und Einwohnern bereits zahlreiche Online-Formulare angeboten hatte, blieb der Nutzen für die Verwaltung zunächst begrenzt. „Wir hatten knapp 80 Online-Anträge im Angebot“, erinnert sich Neuner. „Aber etwa 75 davon kamen letztlich per E-Mail als PDF bei den Sachbearbeitern an. Die Daten mussten dann wieder händisch abgetippt werden. Das war im Grunde ein digitalisiertes Fax.“ Für Neuner war klar: Ein Online-Formular allein reicht nicht aus. Entscheidend ist, was danach passiert. Die größte Herausforderung bestand zunächst in der technischen Architektur. Das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) lief im kommunalen Rechenzentrum, das Formularmanagementsystem dagegen in der Cloud. Eine funktionierende Schnittstelle gab es nicht. „Wir sind damals einfach nicht weitergekommen“, sagt Neuner. „Unser Ziel war aber klar: Die Daten sollten automatisiert im DMS landen – ohne Medienbruch und ohne doppelte Dateneingabe.“

Medienbrüche konsequent beseitigen

Auf der Suche nach einer Lösung stieß Neuner auf OK.KOMM der AKDB. OK.KOMM ist eine flexibel konfigurierbare und mandantenfähige Middleware, um Fachverfahren, Fachdienste und Portale miteinander zu verbinden. Nach ersten Gesprächen mit der AKDB entstand Schritt für Schritt ein Konzept, das heute die Grundlage der digitalen Prozesslandschaft in Gräfelfing bildet. Heute erfolgen Antragstellung und -bearbeitung inzwischen vollständig automatisiert. Technisch geht das so: Der Formularserver übermittelt die Daten über FIT-Connect an OK.KOMM. Von dort gelangen sie in ein Verzeichnis, aus dem das DMS der Gemeinde sie abruft. Die zuständigen Mitarbeitenden erhalten direkt eine Nachricht aus dem DMS, dass eine neue Aufgabe vorliegt – ganz ohne Zwischenschritte per E-Mail. Die Einrichtung von OK.KOMM war denkbar einfach und wurde von der AKDB übernommen. Die Middleware läuft im AKDB-Rechenzentrum.

Mehr Zeit für die eigentliche Sachbearbeitung

Besonders deutlich zeigt sich der Nutzen bei den Förderprogrammen der Gemeinde. Gräfelfing bietet verschiedene Zuschüsse für Energie- und Mobilitätsmaßnahmen an – etwa für Photovoltaik, Reparaturen oder umweltfreundliche Mobilität wie E-Bikes. Früher wurden die Anträge papierbasiert bearbeitet. Heute läuft der Prozess weitgehend digital ab. Mit großer Zeitersparnis. „Früher hat die Bearbeitung teilweise mehrere Stunden gedauert“, sagt Neuner. „Heute sprechen wir oft nur noch von wenigen Minuten.“ Das System berechnet sogar mögliche Fördersummen, die nur noch vom Sachbearbeitenden geprüft und eingegeben werden müssen, und erstellt automatisch Bescheidvorlagen. Weitere Online-Anträge, die mit OK.KOMM medienbruchfrei erfolgen, sind etwa die Bewerbungen für kommunale Wohnungen und die Anmeldung, Ummeldung oder Abmeldung von Abfalltonnen. „Aber theoretisch kann ich über den Formularserver beliebig viele Online-Anträge einrichten und mit OK.KOMM an unser DMS anbinden.“ 866 Online-Anträge wurden von Januar bis Juli 2026 dank OK.KOMM medienbruchfrei gestellt. Künftig sollen schrittweise weitere Verfahren folgen.

Die Entscheidung bleibt beim Menschen

„Dennoch ist es uns wichtig, dass Mitarbeitende alle Fälle weiterhin fachlich prüfen.“ Gerade im kommunalen Umfeld, so Neuner, seien individuelle Entscheidungen unverzichtbar. Diese Haltung prägt die gesamte Digitalisierungsstrategie der Gemeinde. Für Neuner geht es nicht darum, Entscheidungen an
Systeme auszulagern. Vielmehr sollen Routinetätigkeiten reduziert werden, damit mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben bleibt.

OK.KOMM für medienbruchfreie Personalarbeit

Besonders großes Potenzial sieht Neuner bei internen Prozessen. So arbeitet die Gemeinde bereits an einem digitalen Onboarding neuer Mitarbeitender. Ziel ist es, Personalfragebögen papierlos und medienbruchfrei in OK.PWS weiterzubearbeiten und in der Personalakte abzuspeichern. Der Verwaltungsfachwirt kennt die kommunale Praxis aus unterschiedlichen Bereichen – vom Einwohnermeldeamt über das Bauamt, das Steueramt bis hin zur Straßenverkehrsbehörde hat er schon überall gearbeitet und wertvolle Erfahrung sammeln können, bevor er in Gräfelfing die IT übernahm. Gerade deshalb legt er großen Wert darauf, Digitalisierung gemeinsam mit den Fachbereichen zu entwickeln und Prozesse Schritt für Schritt weiterzuentwickeln. Für Gräfelfing ist OK.KOMM mittlerweile weit mehr als eine technische Schnittstelle. Die Lösung bildet inzwischen in der Gemeinde das Fundament der Verwaltungsdigitalisierung.