Digitale Verwaltung: Ist Digital Only der richtige Weg?

Ob Cybergefahren, Fachkräftemangel, Verschlankung der Bürokratie, Demokratieverdrossenheit oder Wirtschaftsstagnation: Die Herausforderungen sind in den kommenden Jahren groß. Der Bayerische Staatsminister für Digitales Dr. Fabian Mehring malte in seiner Keynote ein düsteres Bild und bot gleichzeitig die Lösung: Die Digitalisierung sei eine absolute Notwendigkeit angesichts von 15 Millionen Babyboomern, die in den nächsten zehn Jahren in Rente gingen. Aber auch angesichts von Bürokratiemonstern, die unsere Wirtschaft belasten. Damit der Staat wieder als agil, cool und vertrauenswürdig wahrgenommen werde, so Mehring, sei eine digitale Verwaltung prioritär.

Und er schickte gleich hinterher, wie das zu bewerkstelligen sei: Um die „digitale Dividende“ einzufahren, solle „digital only“ als Parole ausgegeben werden. Sprich: Ab einem festgesetzten Datum sollen Bürgeranträge nur noch digital gestellt werden dürfen. Wer nicht digital affin sei, so Mehring, könne dann auf eine persönliche Betreuung zählen. Die skandinavischen und baltischen Staaten „hatten den Mut gehabt, ein Datum zu setzen“, so Mehring. Diesem Weg sollte Deutschland folgen.

Wie das zu bewerkstelligen sei, wurde in den Fachforen diskutiert. Im Fachforum „OZG - Fortschritt und Herausforderungen“ sprachen Vertreter von Freistaat, Kommunen, IT-Dienstleistern und Digitalunternehmen über Erfahrungen und Ansätze, wie das OZG erfolgreich umgesetzt werden kann.

Alle waren sich einig, dass der bisherige Kurs korrigiert werden müsse. Wichtig seien dafür funktionierende Basiskomponenten, klare Zuständigkeiten, außerdem die regionale, fachliche und funktionierende Bündelung von Kompetenzen sowie vor allem eine stärkere Einbeziehung der Kommunen. Unterstützung sollten in diesem Zusammenhang bevorzugt erfolgversprechende Projekte erhalten, die bereits in der Praxis erprobt seien.

„Fördermittelverteilung nach Erfolg wirkt besser als nach dem Gießkannenprinzip“, so Michael Diepold von der Stabsstelle Digitale Verwaltung der AKDB. Die Online-Dienste der AKDB verzeichnen zum Beispiel wachsende Nutzungszahlen. Das bedeute, dass sie vom Endnutzer gut angenommen werden: Über eine Million Online-Anträge der AKDB hätten Bürgerinnen und Bürger in Bayern allein im Januar 2025 erfolgreich abgeschlossen. Das könne man auf dem Dashboard Digitale Verwaltung gut verfolgen.

Im Fachforum II ging es um die Cloud als Weg zur digitalen Souveränität in Deutschland. Dabei drehte sich die Diskussion nicht darum, wie in der Cloud Rechenleistung verteilt werden kann, sondern vor allem, wie und welche Cloudservices Kommunen in Zukunft bequem, rechtssicher und zu transparenten Konditionen per Klick über das zentrale Cloud Service Portal (CSP) beziehen können. Dabei handelt es sich unter anderem um moderne Kollaborations-Tools und KI-Lösungen. Die Services werden von öffentlichen IT-Dienstleistern zur Verfügung gestellt und sind speziell für die Anforderungen der öffentlichen Hand entwickelt worden.

Dr. Christof Neumann, Abteilungsleiter Strategic Projects der AKDB, sieht den größten Nutzen der DVC für kommunale Kunden vor allem darin, dass sie beim IT-Betrieb entlastet werden. Der Einsatz von Cloudservices garantiere die nötige digitale Souveränität und Sicherheit für öffentliche Verwaltungen. Alles Dinge, die Kommunen und Städte angesichts des Fachkräftemangels nur schwer allein stemmen können. Er erläuterte, wie die AKDB sich nicht nur als Plattformbetreiber an der DVC beteiligen wird, sondern auch verschiedene Services und Fachverfahren über die Cloud bereitstellen und weiterentwickeln wird.

Viele Beiträge zeichneten den Pfad auf, den die Verwaltungsdigitalisierung gehen wird und muss: Weg von der Antragstellung durch den Bürger, hin zu einer Verwaltung, die Lebenslagen erkennt und proaktiv Dokumente und Nachweise bereitstellt, ohne dass der Bürger etwas von sich aus anstoßen muss. Der Weg dorthin ist noch weit, geht über die Registermodernisierung und erfordert oft den Einsatz von KI. Im Fachforum III zeigte Antonius Dalezios, Technischer Verantwortlicher BundID bei der AKDB, wie beim Wohngeldantrag die AKDB jetzt bereits den Einsatz von KI erprobt: bei der automatischen Überprüfung, ob die Unterlagen komplett sind, oder bei der Früherkennung von Inkonsistenzen beziehungsweise Fehlern im Antrag.

Selbstverständlich, so AKDB-Vorstandsmitglied Gudrun Aschenbrenner im Abschlusspanel der Veranstaltung, sei der Mensch das Maß aller Dinge: Die AKDB arbeite daran, Sachbearbeitende zu entlasten und Prozesse zu automatisieren. Aber der Mensch habe immer noch die Entscheidungshoheit. „Wir müssen einen hohen Anspruch an die neuen Technologien und an den Datenschutz haben und die Menschen schrittweise mitnehmen, damit nie Vertrauen verloren geht“, so der Appell von Gudrun Aschenbrenner.