Anfang 2025 stand in Benediktbeuern eine wichtige Entscheidung an: Soll die zentrale Einwohnermeldesoftware weiterhin auf dem eigenen Server laufen – oder ins Rechenzentrum umziehen? Benediktbeuern entschied sich fürs Outsourcing, also den Betrieb von OK.EWO in der AKDB Cloud. Der EDV-Verantwortliche Robby Wagenknecht erklärt, welche Vorteile er jetzt vom Outsourcing-Betrieb hat.
Robby Wagenknecht trägt in der Verwaltungsgemeinschaft Benediktbeuern gleich zwei Hüte: Er ist Bauamtsleiter – und gleichzeitig EDV-Verantwortlicher. „Der EDV-Leiter hat einen Monat nach meinem Start hier aufgehört“, erzählt er. „Durch meine Vorerfahrung aus der Gemeinde Weßling, wo ich auch schon Bauamt und IT betreut habe, habe ich diese Aufgabe hier einfach mit übernommen.“ Was in der Theorie „nebenbei“ laufen sollte, entpuppte sich in der Praxis als durchaus zeitintensiv.
Anfang 2025 erfuhr Wagenknecht von einem Angebot der AKDB: Wer auf Outsourcing umsteigt, profitiert ein Jahr lang von Einsparungen. Zugleich sei dies eine strategische Weichenstellung, um späteren, schnelleren Umzügen in Richtung Cloud zuvorzukommen. „Man hat uns gesagt: Perspektivisch wird der Betrieb von Verwaltungssoftware in der Cloud die Norm sein. Für mich war das ein klarer Hinweis, wie der Markt sich entwickelt.“ Dass die Entscheidung auf OK.EWO im Outsourcing fallen würde, stand schnell fest - aus Weitsicht. „Im Rathaus haben wir immer noch einen Serverraum. Auf den Servern laufen noch die Finanzsoftware OK.FIS und die Office-Applikationen. Außer OK.EWO nutzt die Gemeinde zudem weitere Software der AKDB-Gruppe: OK.CASH, die E-Akte komXwork, die Personalsoftware OK.PWS und die Kita-Verwaltungssoftware adebisKITA. Auch die gängigen Online-Dienste der AKDB sind im Einsatz.
Ein Umzug in zwei Tagen
Der Cloud Move, also die Umstellung von OK.EWO, war unspektakulär und präzise geplant. Im Sommer 2025 kam der Fahrplan: Ende August sollten die Daten vom Rathausserver ins Rechenzentrum umziehen. „Am 25. August wurden die Daten bei uns abgezogen, am 27. August lief das System bereits im Probebetrieb – ohne größere Probleme.“ Für den Umzug wurde das Rathaus zwei Tage geschlossen, eine Maßnahme, die alle Kolleginnen und Kollegen kannten und mittrugen. Schulungen waren nicht nötig, denn für die Nutzerinnen und Nutzer änderte sich kaum etwas: Die Anwendung sah aus wie immer, nur der Zugriff erfolgte nun über den Outsourcing-Zugang.
Updates ohne Kopfzerbrechen
Schon wenige Wochen nach der Umstellung zeigte sich der größte Gewinn aus Sicht des EDV-Verantwortlichen: „Ich muss mich um keine Datenbank und kein Update kümmern – das ist jetzt alles Aufgabe der AKDB.“ Während zuvor jede Aktualisierung selbst angestoßen und überwacht werden musste, laufen Updates nun im Hintergrund und werden zentral gesteuert. Auch bei der Geschwindigkeit sei kein Nachteil spürbar.
Mehr Gelassenheit bei Störungen
Sicherheit gibt auch die Outsourcing-Statusanzeige, die Wagenknecht jederzeit einsehen kann. „Wenn mal etwas nicht startet, schaue ich zuerst dort. Zweimal gab es kurzzeitige Ausfälle – beide waren schnell wieder behoben. Gut, dass ich nicht mehr selbst im Serverraum nachsehen muss. Diese Transparenz erleichtert nicht nur die Fehlersuche, sondern sorgt auch für Ruhe im Arbeitsalltag.“
Vorsicht bei fremden Clouds
Der Erfolg des Outsourcings nimmt Wagenknecht nicht die Skepsis gegenüber fremden Cloud-Lösungen – vor allem beim Thema Datenschutz. Für den Moment fährt Benediktbeuern gut mit dem hybriden Ansatz: ein Teil der Anwendungen im Rechenzentrum, anderes weiterhin auf eigenen Servern im Haus.
Für Robby Wagenknecht bleibt der Projektverlauf rundum positiv: „Ich kann wirklich nichts Negatives sagen. Die Termine wurden eingehalten, es hat alles funktioniert, wie besprochen.“ Mit der Entlastung bei Updates und Wartung ist für ihn klar: Outsourcing hat der IT in Benediktbeuern nicht nur Arbeit, sondern vor allem Sorgen abgenommen – und den Blick auf die nächsten Digitalisierungsschritte geöffnet.
