Die Anforderungen an den sicheren lokalen IT-Betrieb im Meldewesen sind heute so hoch wie nie. Ein Umzug des Fachverfahrens mit seinen Meldedaten in ein Rechenzentrum entlastet in vielen Bereichen. Mit der AKDB verlief die OK.EWO-Migration für die Gemeinde Sonnen reibungslos.
Schon heute sind die Anforderungen an den sicheren lokalen IT-Betrieb im Einwohnermeldewesen so hoch wie nie. Sind die richtigen Weichen gestellt, kann ein hoher IT-Betriebsaufwand vermieden und die Gefahr für Angriffe mit unliebsamen Konsequenzen wie Bürgerbüro-Schließungen oder aufwändiger Datenwiederherstellung fast ausgeschlossen werden. So verhält es sich heutzutage beim IT-Betrieb komplexer kommunaler Fachverfahren im Meldewesen wie im Falle von OK.EWO: Immer mehr AKDB-Kunden mit autonom betriebenen Verfahren denken deshalb darüber nach, ihre Meldedaten vor Cyberangriffen zu schützen und sich gleichzeitig gegen den Fachkräftemangel und die steigenden Kosten für den IT-Betrieb zu wappnen. Deshalb entschied sich die Gemeinde Sonnen für einen großen Schritt: Nach reiflicher Überlegung hat sich die kleine Kommune im nordöstlichen Landkreis Passau mit ihren knapp 1.500 Einwohnern im Jahr 2024 für die Umstellung von OK.EWO auf den Betrieb in der AKDB Cloud entschieden. Florian Höpfl erinnert sich noch gut. Er ist für die IT, aber auch für das Kassen- und Mahnwesen zuständig.
»Der Umzug lief reibungslos. Hier wurden wir gut von der AKDB unterstützt, wir hatten gut erreichbare Ansprechpartner.«
„Hauptgrund für die Entscheidung bei uns in der Gemeinde war folgender: Die anstehende notwendige Server-Neubeschaffung hätte der 1.500-Einwohner-Gemeinde einen hohen fünfstelligen Betrag gekostet. Da war der Weg, OK.EWO und andere Fachverfahren 'outzusourcen' der wirtschaftlich interessantere für uns. Und da auch weitere Gemeinden im Landkreis dem Ruf gefolgt sind, ist unsere Entscheidung dann letztlich schnell gefallen.“
Insgesamt läuft nun der Betrieb vieler Fachverfahren des Einwohnermeldeamts, des Standesamts oder etwa der Kämmerei in der AKDB Cloud. So bleibt außerdem mehr Zeit für die restliche IT und Höpfls Aufgaben in der Kassenverwaltung.
„Der Umzug lief reibungslos“, so Höpfl. „Hier wurden wir gut von der AKDB unterstützt, wir hatten gut erreichbare Ansprechpartner, und der Datenbankabzug von OK.EWO konnte sogar während des laufenden Betriebs vollzogen werden. Dankbar bin ich den Experten bei der AKDB, das waren drei bis vier Fachleute, dass es dann so knapp vor der Bundestagswahl im Februar 2025 mit der Umstellung funktioniert hat.“
Im Vorfeld wurde vom AKDB-Team eine Checkliste erstellt, auf der alle Schritte genau aufgelistet waren. So war die Kommune bestens vorbereitet. Vor der Umstellung war zunächst ein Abzug der Daten aus dem noch lokal installierten OK.EWO notwendig. Das konnte aber während des Betriebs vorgenommen werden. Für das Rückspielen der Daten in das umgezogene Fachverfahren wurde ein Tag Schließung eingeplant.
„Wir konnten unsere Bürger rechtzeitig vorab informieren, so stellte es gar kein Problem mehr dar, an einem Montag mal nicht geöffnet zu haben, etwa für die Erstellung von Reisepässen und Wohnungsgeberbestätigungen“, so Höpfl, der sich über den Schritt freut, den er gegangen ist: „Der Hauptvorteil der Migration ist meiner Ansicht nach die Freiheit, keine Updates mehr aufspielen zu müssen. Das ist schon eine ordentliche Entlastung. Geschätzt liegt die Ersparnis bei 3-5 % meiner Arbeitszeit.“
Ein weiterer Vorteil ist die Informationssicherheit und das Wegfallen von Anpassungen in der Software: „Noch sicherer als bei uns im Serverraum liegen die Daten natürlich im AKDB-Rechenzentrum. Kleinere administrative Vorteile wie etwas das Ändern von Formularen in OK.EWO bringen noch mal laufend Ersparungen mit sich. Ich mache dann einfach einen Call auf, und am nächsten Arbeitstag ist die Änderung in der Regel vollzogen oder der Auftrag bearbeitet.“ Seit der Umstellung hat die Gemeinde keine schwerwiegenden Verbindungsausfälle zu OK.EWO. Nur einmal, erinnert sich Höpfl, aber das lag an dem Breitband-Dienstleister.
