Mit Einführung der eIDAS-Verordnung sind digitale Signaturen innerhalb der EU rechtsverbindlich. Mit dem AKDB-Signaturservice können Behörden handschriftliche Unterschriften auf Verwaltungsdokumenten durch digitale Signaturen ersetzen. In der Marktgemeinde Cadolzburg wurden bereits Mitte 2024 die digitalen Zertifikate der AKDB eingeführt. Und seit Anfang 2025 nutzt die Verwaltung auch noch das Zertifikatsportal. So kann sie jetzt Zertifikate selbstständig ausstellen und administrieren.
„Die Nutzung der Fernsignatur der AKDB bringt uns viele Vorteile“
Das Unterzeichnen und Weitergeben von Rechnungen, Anordnungen und anderen administrativen Schriftstücken beansprucht viel Zeit und bindet Ressourcen. Die Digitalisierung der Verwaltung birgt viele Herausforderungen, darunter die sichere Verarbeitung von Dokumenten. Entscheidend ist es, die Authentizität und Integrität von Nachrichten und Dokumenten zu gewährleisten. Dies gelingt effektiv durch den Einsatz digitaler Zertifikate, die als digitale Unterschriften und Herkunftsnachweise fungieren.
Unterschriften, Siegel, E-Mail-Signaturen
Der AKDB-Signaturservice bietet umfangreiche Möglichkeiten: von der Einrichtung neuer Zertifikate bis zur Deaktivierung oder Sperrung bestehender Zertifikate, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. So können Unterschriften digital abgebildet werden, ohne dass physische Dokumente verwaltet werden müssen. Elektronisch eingegangene Rechnungen etwa werden in OK.FINN Bewirtschaftung schnell und einfach signiert und revisionssicher archiviert.
Keine Hard- und Software nötig
In Cadolzburg wurde der AKDB-Signaturservice bereits 2024 eingeführt: „Die Nutzung der Fernsignatur der AKDB bringt uns viele Vorteile“, so Oliver Reuß, IT-Koordinator in Markt Cadolzburg. „Da keine separate Hard- oder Software benötigt wird, können unsere Mitarbeitenden die Signatur an jedem Arbeitsplatz, auch beim mobilen Arbeiten, schnell und zuverlässig nutzen. Ein weiterer Vorteil: Es werden weder externe Chipkartenleser noch Chipkarten benötigt.“ Anfang des Jahres folgte das Zertifikatsportal als weiterer Baustein: Dazu haben zwei Verantwortliche der Marktgemeinde Zugang zum Portal erhalten und können die Zertifikate für ihre Verwaltung selbst administrieren, also anlegen und deaktivieren. Besonders vorteilhaft empfindet Reuß die neue Flexibilität: „Für uns als IT-Koordinatoren fällt die zeitaufwendige Beauftragung der Zertifikate weg. Und wir haben direkten Zugriff auf die Zertifikate und können im Bedarfsfall schnell reagieren.“ Fragen im Einführungsprozess beantwortete das Servicecenter Signaturen der AKDB, das vor der „Live-Schaltung“ auch zu den Grundlagen rund um digitale Zertifikate, zu technischen Hintergründen und den Einsatzmöglichkeiten informierte.