Der gezielte Einsatz künstlicher Intelligenz direkt in Fachverfahren verspricht für die Verwaltungsdigitalisierung einen großen Hebel. Der Fachkräftemangel zwingt Kommunen dazu, Abläufe anders zu organisieren und Vorgänge weitmöglichst zu automatisieren.
Effizient und automatisiert: Funktionen auf KI-Basis
In vielen Fachverfahren der AKDB halten 2026 verschiedene KI-Funktionen Einzug. Im Jahresverlauf werden KI-gestützte Funktionen immer mehr Fachverfahren der AKDB bereichern. Stets mit dem Ziel, die Sachbearbeitenden dort zu unterstützen und zu entlasten, wo die tägliche Arbeit stattfindet. Ohne Umwege, direkt im Prozess. Die Funktionen befinden sich in verschiedenen Entwicklungsstadien, von der Pilotphase bis kurz vor dem Echtbetrieb. Dabei ist den Expertinnen und Experten der AKDB besonders wichtig: Die Entwicklungsteams stehen permanent in engem Kontakt mit Pilotkunden, um vom Start weg bestmögliche Nutzererlebnisse zu schaffen.
Personalwesen: Effizienzgewinne durch smarte Automatisierung
Im Personalwesen ist mit der KI-gestützten Belegerkennung für Reisekosten bereits eine erste Funktion im Einsatz. Damit lassen sich eingereichte Belege automatisiert erkennen, klassifizieren und verarbeiten. Die automatische Übernahme von Daten aus eingereichten Belegen, wie Hotelrechnungen, in das Reisekostenverfahren entlastet so die Sachbearbeitenden. Nicht nur die manuelle Eingabe entfällt, darüber hinaus hilft die Funktion auch, potenzielle Fehlerquellen zu vermeiden. Voraussetzung für die Verwendung der neuen Funktion ist die Nutzung des Reisekostenverfahrens im Outsourcing.
Einwohnerwesen: Qualität und Service
Auch im Einwohnerwesen befinden sich mehrere KI-gestützte Funktionen in der abschließenden Test- und Pilotphase – darunter die Wohnungsgeberzustimmung sowie die Erfassung von Unterschriftenlisten, wie sie etwa für Kandidaturen oder Petitionen benötigt werden. In beiden Fällen unterstützt die KI bei der Verarbeitung eingehender Daten. Dies führt zu einer Entlastung der Mitarbeitenden, reduzierten Fehlerquellen, verkürzten Bearbeitungszeiten und zu einer höheren Prozessqualität. Weitere KI-Anwendungsfälle sind in Planung: Dokumentenprüfung und -klassifizierung, Ablage in E-Akten, das Verfassen von Anschreiben an Bürger, das Gestalten von Auswertungen sowie die Erstellung und Pflege von Vorlagen und Formularen.
Finanzwesen: Verlässliche Automatisierung im Tagesgeschäft
Automatisierte Prozesse sind auch im Finanzwesen auf dem Vormarsch: Sowohl die automatische Verbuchung von Kontoauszügen im E-Banking sowie die KI-gestützte Rechnungserfassung sind in der Pipeline. Rechnungsdaten sollen dabei vollautomatisch ausgelesen, geprüft und im Vorgang vorkontiert werden – das spart wertvolle Zeit und reduziert Fehlerquellen im Alltag.
Konsequent
Mit diesen und weiteren Projekten setzt die AKDB konsequent auf KI-Technologien, um durchgängig digitale Prozesse zu gestalten, die Servicequalität zu erhöhen und die Digitalisierung auf allen Ebenen voranzutreiben. So entsteht Schritt für Schritt ein intelligentes Verwaltungserlebnis – sowohl für Mitarbeitende als auch für Bürgerinnen und Bürger