HR im öffentlichen Sektor: Warum die Hybridstrategie punktet

AKDB: Best-of-Breed oder All-in-One: Welche Lösung bildet Prozesse im Personalwesen öffentlicher Institutionen am besten ab? 

Stefan Strohmeier: In der Praxis hängen Entscheidungen stark von konkreten Rahmenbedingungen ab: von der bestehenden IT-Landschaft, den Ressourcen in der IT-Abteilung, der Digitalisierungsstrategie und den Präferenzen des Managements. Manche Organisationen bevorzugen die tiefere Integration und geringere Komplexität einer Kernlösung, etwa mit einem großen ERP-Anbieter. Andere setzen bewusst auf spezialisierte Anwendungen, um einzelne Prozesse wie Recruiting, Learning oder Talent-Management in größerer fachlicher Tiefe abzubilden – auch wenn das mehr Aufwand bei Schnittstellen und Datenqualität bedeutet. Typisch sind Szenarien, in denen ein datenführendes Core-HR-System als zentrale Plattform dient, um das sich spezialisierte Lösungen gruppieren. Je nachdem, wie breit dieses Kernsystem ist und wie viele zusätzliche Module oder Satellitensysteme angebunden werden, spricht man konventionell von einer All-in-One- oder einer Best-of-Breed-Strategie – auch wenn diese selten in Reinform vorliegen. Insgesamt wissen wir nicht genau, wie stark beide Varianten tatsächlich verbreitet sind oder ob die vermuteten Vor- und Nachteile immer so zutreffen. Klar ist aber: Best-of-Breed und All-in-One bilden eher die beiden Endpunkte eines Kontinuums, in dem sich die meisten Organisationen irgendwo dazwischen bewegen. 

Wohin geht der Trend? 

Ein wichtiger Trend ist die wachsende Offenheit vieler Anbieter: Klassische Komplettsysteme erweitern ihr Portfolio laufend um zusätzliche Module und öffnen sich zugleich stärker der Zusammenarbeit mit Fremdsystemen. So entstehen zunehmend hybride Architekturen. Ein Beispiel: Unternehmen nutzen eine Talent Suite als Kernsystem, binden aber für E-Learning, Zeiterfassung oder Payroll spezialisierte Tools an. Gerade in solchen Szenarien gewinnt auch die Headless-Integration an Bedeutung – also die Anbindung von Systemen über Schnittstellen ohne eigenes Frontend, sodass Prozesse nahtlos in einer zentralen Oberfläche abgebildet werden können. Insofern stellt sich heute weniger die Frage, ob man sich strikt für eines der beiden Lager entscheidet, sondern vielmehr, wie man im eigenen HR-Ökosystem sicherstellt, dass Datenflüsse, Benutzererlebnis und Funktionalität langfristig tragfähig bleiben. 

Welche Rolle spielen dabei Schnittstellen? 

Eine große – insbesondere, wenn man den Begriff nicht nur technisch versteht, sondern umfassend als alles, was den Austausch von Daten innerhalb des HR-Ökosystems ermöglicht. Denn selbst Organisationen, die nur wenige Systeme nutzen, müssen diese miteinander verbinden. Grundsätzlich gibt es dafür zwei Ansätze: die direkte Verbindung von Systemen und die Verwendung von Middleware. Bei einer direkten Verbindung kommunizieren die Systeme punktuell miteinander und tauschen Daten ohne zwischengeschaltete Instanz aus. Middleware hingegen bündelt alle Verbindungen in einer zentralen Plattform, die Datenströme steuert, transformiert und überwacht. Beide Varianten erfordern klare Regeln für die Übergabe und Verarbeitung der Daten, was bei Änderungen in den angebundenen Systemen oft mit erheblichem Wartungsaufwand verbunden ist. Direkte Verbindungen lassen sich in einfacheren Szenarien meist schnell umsetzen, werden aber bei wachsender Zahl von Anwendungen schnell unübersichtlich und schwer wartbar. Middleware bietet den Vorteil einer zentralen Steuerung sowie einheitlicher Standards für Monitoring und Fehlerbehandlung und erleichtert so die Integration heterogener Systeme. Inzwischen gibt es auch spezialisierte HR-Middleware- Lösungen mit vorgefertigten Schnittstellen zu zahlreichen HR-Produkten, die bei Systemänderungen automatisch Anpassungen vornehmen können. Dadurch sinkt der individuelle Entwicklungsaufwand, während die Stabilität des Gesamtsystems deutlich steigt. 

Wird KI die Arbeit der Personalabteilungen sehr verändern? 

In der Tat wird KI nicht nur die Personalarbeit selbst erheblich verändern, sondern auch die Interoperabilität von HR-Systemen. Ich finde diesbezüglich folgende KI-Entwicklungen besonders interessant: Der Aufwand bei der Erstellung und Pflege von Schnittstellen wird sich durch KI-basierte No-Code- und Low-Code-Plattformen erheblich verringern. Einer der größten Pain Points bei Schnittstellen ist das Mapping von Datenfeldern – in System A steht etwa „EmployeeID“ und in System B „Personalnummer“. Über Machine Learning können solche Mappings gelernt und angewendet werden. Und das sind nur zwei Beispiele. Ein weiteres Einsatzfeld liegt in der notwendigen Transformation von Datenfeldinhalten in ein gewünschtes Zielformat, etwa in Länderbezeichnungen – „Germany“, „DE“ oder „D“. Diese kann über Natural Language Processing zunehmend automatisiert werden. Auch intelligentes Monitoring wird sich zunehmend durchsetzen: KI kann typische Kommunikationsmuster zwischen Systemen erkennen, Abweichungen oder Fehler wie Missings in Echtzeit identifizieren und automatisch Korrekturen oder Warnmeldungen auslösen. Schließlich ist im Personalwesen der Einsatz von Robotic Process Automation interessant, bei dem KI benutzt wird, um Daten zwischen Systemen auszutauschen, die keine APIs haben. Solche Bots bedienen Benutzeroberflächen verschiedener HR-Systeme wie ein virtueller Mitarbeiter, übertragen Informationen von Bildschirm zu Bildschirm und reagieren flexibel auf Ausnahmen oder Änderungen. 

Können Sie Personalverantwortlichen bei der Wahl einer HR-Lösung einen Tipp geben?

Interoperabilität wird zu einem immer entscheidenderen Kriterium. Anbieter können sich künftig nicht mehr darauf verlassen, dass ihre Systeme nur mit eigenen Produkten oder ausgewählten Partnerlösungen zusammenarbeiten. Wenn Organisationen ihr HR-Ökosystem nach ihren eigenen Vorstellungen gestalten wollen, ist eine einfache und flexible Interoperabilität die Grundvoraussetzung. Das schließt ausdrücklich auch erweiterte Headless-Integrationen ein, bei denen ein System unsichtbar im Hintergrund eines führenden Systems arbeitet. Mittelfristig ist davon auszugehen, dass eine umfassende und unkomplizierte Interoperabilität zum echten „Hygienefaktor“ wird – also zu einer Selbstverständlichkeit, die maßgeblich darüber entscheidet, ob ein HR-System überhaupt infrage kommt.