Die Stadt Leutershausen mit ihren knapp 5.600 Einwohnern liegt direkt an der Altmühl und überzeugt ihre Gäste mit mittelalterlichem Charme und einer schönen Altstadt. Und dass nun auch Stellensuchende überzeugt werden, die ca. 110 Mitarbeitenden in der Kommune zu verstärken, dafür sorgt seit zwei Jahren der BITE Bewerbermanager. Anna Stadelmann, Leiterin der Haupt- und Personalverwaltung, hat das digitale Bewerbermanagementsystem eingeführt, um Personalprozesse zu modernisieren und zu beschleunigen.
Die Umstellung auf BITE kam zur richtigen Zeit: Mit neun Neueinstellungen im Jahr 2024 stand die Verwaltung vor einer großen Herausforderung.
Digitale Transformation im Bewerberprozess
Vor der Einführung von BITE war das Bewerbermanagement in Leutershausen ein aufwendiger Prozess, der jede Menge Papier, E-Mail-Verkehr und manuelle Listen mit sich brachte. Der Prozess war fehlerbehaftet und die Einhaltung von DSGVO-Vorgaben schwierig. „Es war ein Kraftakt, alles zusammenzuhalten“, erinnert sich Stadelmann. „Der Wechsel zu BITE hat uns ermöglicht, die Bewerbungen schnell, rechtssicher und übersichtlich zu bearbeiten.“
Der Kontakt zu BITE kam durch ein Webinar im Juni 2023 zustande. BITE konnte dabei nicht nur mit einem zeitgemäßen Tool überzeugen, sondern auch mit der engen Kooperation mit der AKDB. „Das war für uns ein klares Qualitätszeichen. Bereits im August 2023 haben wir den Vertrag zur Nutzung von BITE unterschrieben.“
Rechtskonforme und effiziente Abwicklung
Die Einführung von BITE verlief reibungslos. „Ich hatte einen festen Ansprechpartner für alle Fragen“, so Stadelmann. „Dadurch konnte ich die Ausgestaltung des Systems genau nach unseren Bedürfnissen verfolgen und umsetzen." Heute ist der gesamte Bewerbungsablauf rechtskonform und automatisiert. Bewerber erhalten ihre Eingangsbestätigung sofort, der Schriftverkehr läuft automatisiert, Personalrat und Bürgermeister haben eigene Zugänge, was sowohl Zeit als auch Nerven spart.
Ein ganz entscheidender Vorteil sei auch die Reichweite: Durch die automatische Veröffentlichung auf Plattformen wie Indeed, LinkedIn, Google for Jobs und weiteren, hat sich diese erheblich gesteigert. „Sind wir mal ehrlich: Gerade die junge Generation möchte keinen großen Aufwand mehr betreiben und keine umfangreichen Bewerbungsunterlagen mit Anschreiben verfassen. Sie wollen sich online schnell, unkompliziert und direkt bewerben – und genau das ermöglicht BITE“, so die engagierte Personalleiterin.
Neue Homepage und AKDB-Lösungen
In diesem Jahr wurde nun die neue Homepage der Stadt veröffentlicht, was Layoutanpassungen bedingte: neue Farben, Icons, Header, ein fester QR-Code. Stadelmann lobt dabei besonders die Zusammenarbeit und Umsetzung der Wünsche: „Die Betreuung ist wirklich erstklassig!“
Die Stadt Leutershausen nutzt sämtliche AKDB-Lösungen im Outsourcing, was den Arbeitsalltag spürbar erleichtert, so die 28-jährige. „Wir stehen bereits in den Startlöchern für OK.PERS+, um unsere Prozesse weiter zu digitalisieren und zu verbessern“, so Stadelmann weiter.
BITE ist für uns kein weiteres Tool, sondern eine echte Unterstützung im Alltag.
Empfehlung und Ausblick
Anna Stadelmann zieht ein positives Fazit: „BITE ist für uns kein weiteres Tool, sondern eine echte Unterstützung im Alltag. Dank BITE ist unser Bewerbermanagement nicht nur einfacher, sondern professioneller geworden. Es ist eine Lösung, die in jeder Verwaltung den Bewerbungsprozess optimieren kann.“
