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So kommt Hilfe schneller an

Umstellung auf OK.JUS im Jugendamt Tirschenreuth

09.03.20205 Minuten1
Bau/GIS/FM

Auf den Tag genau 25 Jahre lang nutzte das Jugendamt Tirschenreuth in der Oberpfalz die Jugendamts-Software OK.JUG. Doch für den Leiter Emil Slany stand fest: Um den Herausforderungen der Zukunft gewachsen zu sein, musste er wechseln. Auf eine Software, die mit den Aufgaben mitwächst. Die Wahl fiel auf OK.JUS.

„Eigentlich war der Wechsel zu OK.JUS eine logische, selbstverständliche Entscheidung“, erklärt Emil Slany, der seit 2016 Jugendamtsleiter in Tirschenreuth ist. Kein Konkurrenzkampf, kein Herzklopfen. Eher ein gleitender Generationenwechsel. „Wir waren mit der Vorgänger-Software OK.JUG zufrieden. Sie war lange Zeit das, was man in der Business-Sprache ‚state of the art‘ nennt – der letzte Stand der Technik,“ so Slany. „Aber sie stieß allmählich an ihre Grenzen. Besonders bei der Dokumentation und Prozessbeschreibung unserer pädagogischen Arbeit.“ Denn die wird, wie in vielen anderen Jugendämtern in Deutschland, zunehmend komplexer. „Die Anzahl der Fälle hat sich in Tirschenreuth im Vergleich zur Vergangenheit nicht grundlegend verändert. Eher die Qualität. Die Fälle sind komplexer, erfordern großes Spezialwissen, es geht leider öfter um sexuellen Missbrauch, um seelische und körperliche Belastungen.“ Und dann sei da der Anstieg von unbegleiteten minderjährigen Asylsuchenden seit 2015. Besonders die Bereiche der Kindertagesbetreuung, der kommunalen Jugendarbeit und des Jugendschutzes binden sehr viele Ressourcen.

Im Jugendamt arbeiten gerade mal 36 Mitarbeiter, bei 75.000 Einwohnern des Landkreises. „Unsere Sachbearbeiter“, so Slany, „müssen sich mehr als früher auf einzelne Bereiche spezialisieren. Und wir mussten unsere Prozesse straffen und neu überdenken.“ So wurden die Aktivitäten des Jugendamts vor kurzem in drei Fachbereiche mit je einer Fachbereichsleitung zusammengefasst: die Sozialen Dienste, in denen es um Pflegekinder, Jugendhilfe im Strafverfahren und Allgemeine Sozialdienste geht, dann die Verwaltung, die sich um wirtschaftliche Jugendhilfe, Vormundschaften, Beistandschaften und Unterhaltsvorschüsse kümmert, und schließlich die „speziellen sozialen Dienste“. Darunter fallen der Jugendschutz, die Tagespflege und die kommunale Jugendarbeit.


Standardisierte Prozesse definieren und abbilden


Dem Jugendamtsleiter wurde klar: „Die Vorgänger-Software hat das alles nicht mehr abgebildet. Besonders zwischen dem Bereich des Allgemeinen Sozialen Dienstes und der Wirtschaftlichen Jugendhilfe gab es viel Reibungsverlust.“ Jeder Sachbearbeiter hat die Prozesse individuell definiert und die Fälle unterschiedlich bearbeitet. Es gab keine Standards, die von der Software vorgegeben wurden und an denen man sich orientieren konnte. Die Konsequenz: „Es war nicht immer klar, wie die Leistungspakete zustande kamen. Man musste oft nachhaken, Unterlagen sichten.“ Die Zeit war reif für einen Software-Generationenwechsel. Im August 2018 fiel der Entschluss, OK.JUS aus dem Rechenzentrum zu beziehen. Das neue SYNERGO®-Verfahren hat den Vorteil, dass es nach einem flexiblen Baukasten-Prinzip aufgebaut ist. Das heißt nicht nur, dass jedes Jugendamt die eigenen individuellen Abläufe in der Software abbilden kann, sondern auch, dass die Software innerhalb ein  und desselben Jugendamts beliebig erweiterbar und anpassbar ist.

 

OK.JUG geht in Rente


„Als erstes haben wir uns den Allgemeinen Sozialen Dienst vorgenommen. Denn da bestand der größte Handlungsbedarf“, so Projektleiterin Elke Riedl. „Dann die Wirtschaftliche Jugendhilfe. Wir haben Kleingruppen von je vier Mitarbeitern gebildet. Die haben die Kernprozesse erarbeitet. Anhand von einzelnen Aktivitäten und Teilprozessen. Der positive Nebeneffekt: Wir haben auf diese Weise Abläufe hinterfragt und neu strukturiert.“ Insgesamt dauerte die Umstellung sieben Monate. „Die meiste Arbeit,“ so Riedl, „hat die Anpassung der Kernprozesse im Allgemeinen Sozialen Dienst gemacht.“ Im August und September 2018 wurden die Admins geschult, im Oktober bis Dezember die Kernprozesse definiert, im Januar die Daten aus OK.JUG in OK.JUS übernommen, im Februar bis März 2019 hat die AKDB die Mitarbeiter des Jugendamts geschult – und zwar je zwei Tage pro Gruppe. Und am 1. April 2019, auf den Tag genau nach 25 Jahren, schickte OK.JUS das Vorgängermodell OK.JUG in Rente und ging in den Echtbetrieb. „Altfälle wurden nicht migriert, nur aktuelle“, meint Elke Riedl. „Das Praktische: So haben wir auch gleich ein wenig aufgeräumt.“ Eine Ablage der Fälle in einer E-Akte ist noch nicht möglich. „Das wird unser nächstes Projekt sein: die Einführung der E-Akte mit komXwork. Aber erst Ende 2020 oder Anfang 2021. Als Nächstes wollen wir nämlich die Bereiche Unterhaltsvorschuss und Amtsvormundschaft umstellen. Das soll zum 1. Februar 2020 passieren.“

 

»Altfälle wurden nicht migriert, nur aktuelle. Das Praktische: So haben wir auch gleich ein wenig aufgeräumt.«

Elke Riedl

Jugendamt Tirschenreuth

Besser planen dank präziser Personalbemessung


Emil Slany ist zufrieden. Als Jugendamtsleiter freut er sich, dass die Personalbemessung künftig einfacher wird. Jetzt, wo alles detailliert in der Software abgebildet wird, kann er genau auswerten, wie viele Sachbearbeiter und Sozialarbeiter wann wo gebraucht werden. „Das ist für die Haushaltsplanung extrem wichtig. Was ich aber auch sehr schätze, ist die Qualität der Daten. Auf diese Weise werden die Fälle im ASD schneller abgearbeitet und folglich auch die Bewilligungen von passgenauen Leistungspaketen. Das bedeutet im Umkehrschluss: Hilfebedürftige Kinder und Jugendliche bekommen so schneller Unterstützung, also Angebote, Beratung oder Erziehungshilfen, die auf den jeweiligen Jugendhilfebedarf abgestimmt sind.“

Die Schnittstelle zur Finanzsoftware OK.FIS in der Wirtschaftliche Jugendhilfe und zum Integrierten Haushalts- und Kassensystem der Staatsoberkasse, das die Hilfen auszahlt, beschleunigt ebenfalls den gesamten Prozess. Auch für die Sachbearbeiter ist Vieles einfacher geworden. „Die Schwierigkeiten, die Mitarbeiterfluktuation, Teilzeitbeschäftigung oder Ausfälle durch Krankheit oder Mutterschaft früher mit sich brachten, sind nicht mehr so gravierend. Denn Sachbearbeiter können sich heute leichter in bestehende Fälle einarbeiten. Alles ist in der Software bestens dokumentiert. Sie ist im wahrsten Sinne des Wortes selbsterklärend.“ Selbstverständlich ist die Umstellung manchmal mühsam. „Man muss sämtliche Mitarbeiter des Jugendamts von Anfang an mitnehmen bei diesem Prozess“, mahnt Elke Riedl.

Weitere Informationen zur Software für Jugend- und Soziales OK.JUS.

INFO Landkreis Tirschenreuth

RegierungsbezirkOberpfalz
Verwaltungssitz  Tirschenreuth
Fläche 1.084,23 km2
Einwohner72.504 (31. Dez. 2018)
Bevölkerungsdichte67 Einwohner je km2
Kreisgliederung26 Gemeinden
Webpräsenzwww.kreis-tir.de

 

 

 

 

 

 

Quelle: Wikipedia

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