Repetitive Tätigkeiten beim Erstellen von Stellenausschreibungen und die manuelle Bearbeitung von Bewerbungen kosteten die Gemeindeverwaltung Hitzhofen viel Zeit und Ressourcen. Mit der Einführung des BITE Bewerbermanagers sollten Digitalisierung und Effizienz in Personalangelegenheiten Einzug halten. Wir haben Annett Geißler, Personalverantwortliche der Gemeinde Hitzhofen, gefragt, wie sich die Umstellung auf den BITE Bewerbermanager in der Kommune bewährt hat.
Die Gemeinde Hitzhofen im oberbayerischen Landkreis Eichstätt zählt etwa 3.000 Einwohner und beschäftigt zahlreiche Mitarbeitende in verschiedenen kommunalen Bereichen. Vor der Einführung des BITE Bewerbermanagers entstanden Stellenausschreibungen noch mit einem Textverarbeitungsprogramm. Diese Anzeigen wurden dann an Anschlagtafeln ausgehängt und als Printanzeige in der lokalen Presse veröffentlicht. Der datenschutzkonforme Umgang mit den Bewerbungsunterlagen sowie die automatisierte Veröffentlichung auf verschiedenen Jobbörsen und Plattformen stellten die Verwaltung vor große Herausforderungen.
Einführung und Umstellung auf den BITE Bewerbermanager
Um den Prozess zu modernisieren, entschied sich die Gemeinde für den BITE Bewerbermanager der AKDB. Der Einführungsprozess gestaltete sich denkbar unkompliziert. „Die Design-Besprechungen erfolgten digital, und die Einführung in das Programm wurde durch kurze Videos unterstützt“, erklärt Annett Geißler. Zusätzlich gab es zwei Online-Termine: einen Beratungstermin von etwa einer Stunde und einen Einrichtungstermin, der ungefähr drei Stunden dauerte. Die digitale Transformation im Bewerbermanagement wurde strukturiert und schnell durchgeführt, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.
Kostensparend, nutzerfreundlich, mit starkem Support
Nach der Implementierung des BITE Bewerbermanagers zieht die Gemeinde Hitzhofen eine positive Bilanz. „Die Software ist nutzerfreundlich und hat es uns ermöglicht, erhebliche Kosten einzusparen, da wir nun auf Stellenausschreibungen in der Presse verzichten können“, so Geißler. Besonders hebt die Personalverantwortliche den schnellen und freundlichen Support des BITE-Kundenservices hervor, der bei Fragen und Problemen zur Verfügung steht. Die Digitalisierung der Bewerbungsprozesse hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch Sicherheit und Datenschutz der Bewerberdaten erheblich verbessert.
BITElight: die Basisversion für kleine Kommunen
In der Gemeinde Hitzhofen findet die Version BITElight Anwendung. BITElight, die Basisversion des Bewerbermanagers, eignet sich ideal für Einrichtungen und Kommunen mit weniger als 100 Beschäftigten. In Hitzhofen ist diese Variante des Bewerbermanagers seit Anfang 2024 im Einsatz. BITElight überzeugt dabei durch datenschutzkonforme E-Mail-Bewerbungsmöglichkeiten, automatisierte Nachrichtenarchivierung in der Bewerbungsakte, flexible Kandidatenvergleiche sowie Reichweitenoptimierung in und durch kostenlose Jobbörsen – etwa Google for jobs oder LinkedIn – direkt aus dem System heraus. Mit der Modernisierung ihrer Bewerbungsprozesse ist die Gemeinde Hitzhofen nun gut aufgestellt, um zukünftige Herausforderungen im Personalwesen in Zeiten des Fachkräftemangels zu bewältigen.