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Staatsministerin Dorothee Bär in Theres

Schluss mit Zettelwirtschaft

Digitalisierung in der VG Theres, Unterfranken: Mitarbeiter des Bauhofes, VG-Vorsitzender und Bürgermeister Theres, Matthias Schneider (3. v. l.), Ludwig Hahn, Kassenverwalter, stellv. EDV-Beauftragter und Projektbegleiter Theres (5. v. l.), Staatsministerin für Digitales in Berlin, Dorothee Bär (Bildmitte), MdL Steffen Vogel (für den Stimmkreis Haßberge, Rhön-Grabfeld; 3. v. r.) sowie ganz rechts Vorstandsmitglied Gudrun Aschenbrenner und Christian Gäb, beide AKDB

08.10.20202 Minuten3
Bau/GIS/FMIT/Digitalisierung

Seit die Verwaltungsgemeinschaft Theres den TERA Ressourcenmanager und die App TERAmobil einsetzt, sind Auftragsmanagement und Erfassungsprozess komplett digital und transparent: Die Verantwortlichen sehen sofort, welcher Auftrag an Bauhof und Wasserzweckverband zu welchem Zeitpunkt ausgeführt wurde. Davon konnte sich jetzt auch die Bundesbeauftragte für Digitalisierung, Staatsministerin Dorothee Bär, bei einem Besuch in der Kommune überzeugen.

"Früher gab es kein digitales Auftragsmanagement", erinnert sich Matthias Schneider, der Erste Bürgermeister der Gemeinde Theres und VG-Vorsitzender: "Aufträge wurden auf Zuruf, per Mail oder auf einem Blatt Papier vergeben. Dann gab es keine Rückkopplung: Ist das Grab geräumt? Ist die Hecke geschnitten? Ist der Auftrag erledigt oder nicht? Wir hatten nicht genügend Einblick". Auch die Zeiterfassung war mühsam, zeitaufwändig und fehleranfällig: Eine Zettelwirtschaft mit Zusammenführung in Exceltabellen im DIN-A3-Format. Die neuen digitalen Lösungen der AKDB entlasten die Verwaltungsmitarbeiter spürbar, damit sie mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben.

Sitzungssaal der Verwaltungsgemeinschaft Theres im Landkreis Haßberge. In puncto Digitalisierung sind die Unterfranken weit vorne. Bild: Ludwig Hahn
"Wir wollten unsere Mitarbeiter in der Verwaltung entlasten, damit sie mehr Zeit für andere Tätigkeiten haben."

Matthias Schneider

Gemeinschaftsvorsitzender der VG Theres

Begeistert zeigte sich Staatsministerin Dorothee Bär nach ihrem Besuch in der Verwaltungsgemeinschaft: „Die Gemeinde Theres macht mit dem Bauhof die gesamte Abwicklung der Verwaltung digital. Alle Bauhofmitarbeiter lieben die digitale Dokumentation.“ In ihrem Instagram-Post zitiert Bär einen Mitarbeiter aus Theres: "Die E-Akte ist wunderbar!"

Kassenverwalter, stellvertretender EDV-Beauftragter und Projektbegleiter Ludwig Hahn weist auf die gelungene Einführung hin. "Es kommt nicht immer gut an, wenn an bestehenden Prozessen etwas geändert wird. Die Mitarbeiter der Bauhöfe und Zweckverbände wurden vom Kundenservice der AKDB aber zügig geschult, fanden sich schnell zurecht und erkannten dessen vielfältigen Vorteile", erinnert sich Hahn. Das neue System wurde von den Beschäftigten auch aus diesem Grund schnell angenommen, die alten Zettel vermisst hier niemand mehr. Anregungen und Fragen der VG würden von der AKDB zudem immer zeitnah bearbeitet.

Staatsministerin Dorothee Bär und AKDB-Vorstandsmitglied Gudrun Aschenbrenner (r.) Bild: Ludwig Hahn
"Die Gemeinde Theres macht mit dem Bauhof die gesamte Abwicklung der Verwaltung digital. Alle Bauhofmitarbeiter lieben die digitale Dokumentation."

Dorothee Bär

Staatsministerin, Bundesbeauftragte für Digitalisierung, via Instagram

Auch die AKDB schätzt die gute Zusammenarbeit mit der VG Theres. "Wir entwickeln als führender kommunaler IT-Dienstleister in Bayern Produkte für den Kunden mit dem Kunden. Unsere Produktplaner und Entwickler lassen die Erfahrungswerte der Kunden in neue Softwarelösungen mit einfließen," ergänzt Gudrun Aschenbrenner, Mitglied des AKDB-Vorstands.

 

 

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