Schluss mit Zettelwirtschaft

"Früher gab es kein digitales Auftragsmanagement", erinnert sich Matthias Schneider, der Erste Bürgermeister der Gemeinde Theres und VG-Vorsitzender: "Aufträge wurden auf Zuruf, per Mail oder auf einem Blatt Papier vergeben. Dann gab es keine Rückkopplung: Ist das Grab geräumt? Ist die Hecke geschnitten? Ist der Auftrag erledigt oder nicht? Wir hatten nicht genügend Einblick". Auch die Zeiterfassung war mühsam, zeitaufwändig und fehleranfällig: Eine Zettelwirtschaft mit Zusammenführung in Exceltabellen im DIN-A3-Format. Die neuen digitalen Lösungen der AKDB entlasten die Verwaltungsmitarbeiter spürbar, damit sie mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben.

Begeistert zeigte sich Staatsministerin Dorothee Bär nach ihrem Besuch in der Verwaltungsgemeinschaft: „Die Gemeinde Theres macht mit dem Bauhof die gesamte Abwicklung der Verwaltung digital. Alle Bauhofmitarbeiter lieben die digitale Dokumentation.“ In ihrem Instagram-Post zitiert Bär einen Mitarbeiter aus Theres: "Die E-Akte ist wunderbar!"

Kassenverwalter, stellvertretender EDV-Beauftragter und Projektbegleiter Ludwig Hahn weist auf die gelungene Einführung hin. "Es kommt nicht immer gut an, wenn an bestehenden Prozessen etwas geändert wird. Die Mitarbeiter der Bauhöfe und Zweckverbände wurden vom Kundenservice der AKDB aber zügig geschult, fanden sich schnell zurecht und erkannten dessen vielfältigen Vorteile", erinnert sich Hahn. Das neue System wurde von den Beschäftigten auch aus diesem Grund schnell angenommen, die alten Zettel vermisst hier niemand mehr. Anregungen und Fragen der VG würden von der AKDB zudem immer zeitnah bearbeitet.