Verwaltung neu denken: KI, Digital Only und weniger Bürokratie

Auf dem diesjährigen Zukunftskongress Bayern, der wie jedes Jahr vom Behörden Spiegel  ausgerichtet wurde, stand die Frage im Raum: Wie können wir Innovationen in der öffentlichen Verwaltung zum Wohle der Bürgerinnen und Bürger steuern und implementieren? Mit Innovationen waren unter anderem künstliche Intelligenz, digitale Identitäten, EUDI-Wallet und Registermodernisierung gemeint. 

Das scharfe Schwert gegen Fachkräftemangel und Bürokratie

Digitalisierung sei, so Digitalminister Dr. Fabian Mehring in seiner Keynote, das scharfe Schwert gegen Fachkräftemangel, Bürokratiemonster und für den Erhalt der Demokratie. Denn Demokratie habe viel mit Vertrauen in den Staat zu tun. Und das bilde sich vor allem in den Rathäusern und Landratsämtern, also dort, wo der Staat seine Dienste zur Verfügung stelle. 
Die Bürger, so Mehring, seien offen für die durchgängige Digitalisierung in der Verwaltung. Eine aktuelle Bitkom-Umfrage habe sogar ergeben, dass auch über 80-Jährige sich mehr digitale Verwaltungsprozesse wünschen. Deswegen plädierte Mehring für das allmähliche Abschalten analoger Prozesse bis Anfang der 30er-Jahre. Das brauche eine gesetzliche Verankerung, Servicestellen, die Bürgern bei digitalen Anträgen helfen, und einen Digital-Check bei der Gesetzgebung, und zwar weit bevor die Ressorts Gesetzesvorlagen erarbeiten.

Von der Kommune bis zum Bund: Standardisierung ist entscheidend

Für ein „Digital Only“ in der Verwaltung sprach sich auch AKDB-Vorstandsmitglied Gudrun Aschenbrenner in der großen Diskussionsrunde aus. Positiv sah sie die Föderale Modernisierungsagenda des Bundes, diese beinhalte konkrete Einzelprojekte (etwa bezüglich der digitalen Identitäten) und große Infrastrukturpläne wie den Deutschland-Stack. Ein gutes Zeichen sei auch die Tatsache, so Aschenbrenner, dass die Modernisierungsagenda auch die öffentlichen IT-Dienstleister einbeziehe. Denn die repräsentierten die kommunale Ebene. Sie unterstrich die Wichtigkeit von Ende-zu-Ende digitalen Prozessen und dass es bereits viele Erfolgslösungen gebe, zum Beispiel den digitalen Antrag auf eAufenthaltstitel oder die digitale Kfz-Zulassung. Bei der Frage, wie die AKDB zum Thema Zentralisierung stehe, war die Antwort klar: Standardisierung sei der Weg. Das gelte für die Lösungen, die künftig den Deutschland-Stack bilden, aber auch für die Entwicklung von Software oder Infrastruktur-Plattformen. Ebenso wichtig: die kollegiale Zusammenarbeit zwischen IT-Dienstleistern.

Künstliche Intelligenz als Motor der Verwaltungsrevolution

Wie zu erwarten, stand das Thema künstliche Intelligenz ebenfalls im Fokus des Kongresses. Um Kräfte zu bündeln und KI-Anwendungen schneller in die Arbeitsebene von Kommunalverwaltungen zu bringen, wird aktuell im Auftrag der IT-Genossenschaft govdigital an einer GenAI-Plattform gearbeitet. Die Plattform wird es ermöglichen, KI-Anwendungen datenschutzkonform, flexibel und wirtschaftlich in deutschen Rechenzentren zu entwickeln und zu betreiben – inhouse durch öffentliche IT-Dienstleister. Dabei stehen Sicherheit, Souveränität und Skalierbarkeit im Mittelpunkt.

Bürokratieabbau im Bauwesen: Das Modellprojekt BauKI

Konkrete KI-Lösungen fürs Bauwesen wurden im Fachforum I vorgestellt. Speziell ging es um das Teilprojekt „BauKI“, das im Landratsamt Augsburg im Rahmen der eingereichten Bewerbung als Modellregion Bürokratieabbau realisiert wird. Beteiligt ist auch der AKDB‑/RIWA‑/OTS‑/Prosoz-Verbund. Ziel des Projekts ist es, durch den Einsatz moderner KI-gestützter Assistenzsysteme die Bearbeitung von Bauanträgen effizienter, schneller und bürgerfreundlicher zu gestalten. Die KI hilft bei der Entscheidung, ob ein Bauvorhaben genehmigt werden soll, indem sie automatisch die Verfahrensart erkennt und kategorisiert, einer juristischen Prüfung unterzieht sowie die Nachvollziehbarkeit und die Vollständigkeit der eingereichten Dokumente prüft. Visualisiert wird das Ganze dank der GIS-Software der AKDB-Tochter RIWA GmbH, deren Geschäftsführer Reinhard Kofler einen interaktiven 3D eBauPilot vorstellte. Das neue Produkt vereint die Verknüpfung von Bauantragsdaten, einer Geo-Anwendung mit integriertem KI-Assistenten, den Digitalen Zwilling für die öffentliche Verwaltung und auch die Visualisierung von Daten über ein BIM-Modell (Building Information Modeling).

Potenziale erkennen und Kompetenz ausbauen

In der abschließenden Diskussionsrunde zum Thema Künstliche Intelligenz zeigte Christian Davepon, Head of AI bei der AKDB, die großen Chancen, die ein breiter KI-Einsatz für Gesellschaft und Verwaltung bietet. Studien belegen, dass gerade die öffentliche Verwaltung von Bürgerinnen und Bürgern als eines der wichtigsten Einsatzfelder für KI gesehen wird. Gleichzeitig wächst jedoch die „KI Adoption Gap“, der Abstand zwischen technischem Fortschritt und tatsächlicher Einführung in Organisationen. Besonders im föderalen System hemmen fragmentierte Strukturen und fehlende Skalierung eine schnelle Umsetzung. Kompetenz im Umgang mit KI geht weit über das Kennen einzelner Funktionen hinaus, so Davepon. Wie beim Erlernen einer Sprache ist tägliche Praxis entscheidend. Um die Vorteile, wie bis zu 40 % Zeitersparnis durch vollautomatisierte Prozesse, nachhaltig zu nutzen, müssen Verwaltungsprozesse grundlegend neu gedacht und Veränderungsbereitschaft gefördert werden. Die klare Botschaft dabei lautete: Wer heute beginnt, kontinuierlich in KI-Kompetenz zu investieren, schafft die Basis für eine zukunftsfähige und bürgerorientierte Verwaltung.