Die Stadt Lauf a. d. Pegnitz liegt im Ballungsraum Nürnberg. Etwa 400 Beschäftigte sorgen für eine funktionierende Stadtverwaltung in der fränkischen Kleinstadt. Und von Zeit zu Zeit gehen diese auch auf Reisen, bis zu 400 Reisen kommen da schnell mal zusammen in einem Jahr. Umso wichtiger, dass die administrativen Prozesse auf das Wesentliche beschränkt und optimiert werden.
Bevor das digitale Reisekostenverfahren der AKDB eingesetzt wurde, war der Aufwand in der Stadtverwaltung groß: Die Mitarbeitenden hatten bis zu sechs Monate Zeit, ihre Reisekosten abzurechnen. In dieser Zeit stapelten sich Papieranträge auf den Schreibtischen. Hinzu kam, dass Anträge gelegentlich auf dem internen „Hauspostweg“ verloren gingen. Die Abrechnungen wurden mit selbst angelegten Excel-Tabellen durchgeführt – eine vergleichsweise komfortable Lösung, die jedoch bei jeder Änderung von Entschädigungssätzen manuell angepasst werden musste.
Der Weg zum digitalen Verfahren
Die Stadt Lauf hatte das Reisekostenverfahren bereits lizenziert, bevor es aktiv zum Einsatz kam. Im Rahmen einer Vorstellung durch die AKDB entschied man sich, das System produktiv einzusetzen. Nach einer kurzen Schulung und der Übernahme der Mitarbeiterdaten konnte das Verfahren unmittelbar starten.
Einfacher, schneller, übersichtlicher
Seitdem läuft der gesamte Prozess von Antragstellung über Genehmigung bis zur Abrechnung digital. Besonders geschätzt wird dabei: Die Beschäftigten der Stadt erfassen ihre Reisen direkt im System. Dabei werden aktuelle Entschädigungssätze wie Tagegeld, Übernachtungspauschalen, Kilometer-Pauschalen sowie steuerliche Regelungen automatisch berücksichtigt und berechnet.
Vorgesetzte können Anträge digital prüfen und freigeben, auch Vertretungen können problemlos angelegt werden. Ein weiterer Vorteil: Alle Informationen sind jederzeit abrufbar – kein Papier bedeutet keine verlorenen Hauspostsendungen.
Die genehmigten Daten werden direkt für die Auszahlung aufbereitet. Durch Schnittstellen zu AKDB-Fachverfahren wie OK.PWS (Personalwesen) oder OK.FIS (Finanzwesen) lassen sich Daten automatisiert weiterverarbeiten – ohne Doppelerfassung.
Spürbare Entlastung für Mitarbeitende
„Das Reisekostenverfahren erleichtert den kompletten Prozess von Antrag über Genehmigung bis hin zur Abrechnung enorm. Ich möchte dieses Programm nicht mehr missen“, betont Christa Klement, Mitarbeiterin im Personalamt der Stadt Lauf a.d.Pegnitz.
Auch die Leitungsebene zeigt sich überzeugt: „Mit der Einführung des Reisekostenverfahrens der AKDB haben wir einen wichtigen Baustein unserer Digitalisierungsstrategie umgesetzt. Die Zusammenarbeit mit der AKDB war dabei jederzeit unkompliziert und lösungsorientiert. Für uns als Arbeitgeberin bedeutet die Digitalisierung von Standardprozessen, dass wir unsere Ressourcen besser einsetzen und den Mitarbeitenden spürbare Entlastung bieten können“, so Dr. Jan Sommerer, Leiter des Personalamts.
Fazit
Mit dem Reisekostenverfahren der AKDB hat die Stadt Lauf a.d.Pegnitz den Schritt von einer papiergebundenen, fehleranfälligen Arbeitsweise hin zu einem modernen digitalen Prozess vollzogen. Das spart Zeit, erhöht die Transparenz und entlastet sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte. Gleichzeitig fügt sich die Lösung nahtlos in die vorhandene Systemlandschaft ein – ein echter Mehrwert im Sinne durchgängiger digitaler Verwaltungsprozesse.
