02.07.20206 Minuten2
Bau/GIS/FM

Nicht immer konnte der Gemeinschaftsvorsitzende der Verwaltungsgemeinschaft Theres sagen, welcher Auftrag an Bauhöfe und Wasserzweckverband zu welchem Zeitpunkt ausgeführt wurde. Und wann er abgeschlossen war. Denn das Auftragsmanagement und der Erfassungsprozess erfolgten komplett analog und zeitversetzt. Seitdem die VG Theres den TERA Ressourcenmanager und die App TERAmobil einsetzt, ist der gesamte Prozess komplett digital und transparent. Und in Echtzeit einsehbar.

Im Winter Schneeräumen oder Bäume und Hecken zurückschneiden. Im Frühling Rasen mähen und Pflanzenbeete pflegen. Im Sommer kleinere Bauschäden an den öffentlichen Gebäuden, Immobilien und Schulen ausbessern. Im Herbst Laub einsammeln. Und das ganze Jahr über regelmäßig 15 Spielplätze warten, Gräber auf den 10 Friedhöfen kontrollieren, 37,32 Kilometer Straßen ausbessern und vieles mehr. In der Verwaltungsgemeinschaft Theres sind insgesamt 15 Mitarbeiter in drei Bauhöfen und ein Wasserwart das ganze Jahr über damit beschäftigt, die drei Gemeinden Theres, Wonfurt und Gädheim in vollem Glanz erstrahlen zu lassen. Schließlich liegen die Orte sehr malerisch direkt im Maintal und in unmittelbarer Nähe zu den beiden Naturparks Haßberge und Steigerwald. Ein Paradies für Touristen und Ausflügler. Hier kann man auf dem Main paddeln, in den Haßbergen und im Steigerwald joggen oder auf dem romantischen Mainradweg entlang der Weinhänge und Fachwerkhäuser Rad fahren. Für Touristen, aber vor allem für die rund 6.000 Einwohner der VG, arbeiten Bauhof und Wasserzweckverband tagein tagaus. Manchmal auch am Wochenende. Oder frühmorgens, wenn noch alle schlafen. Doch an einigen Stellen gab es Verbesserungspotenzial.

Ludwig Hahn, stellvertretender EDV-Verantwortlicher und Leiter der Kassenverwaltung der VG Theres, und Matthias Schneider, Gemeinschaftsvorsitzender und Erster Bürgermeister der Gemeinde Theres

Schluss mit Zettelwirtschaft

„Das Problem war: Es gab kein digitales Auftragsmanagement“, erinnert sich Matthias Schneider, der Erste Bürgermeister der Gemeinde Theres, der zugleich Gemeinschaftsvorsitzender der VG Theres ist. „Aufträge wurden einfach auf Zuruf, per Mail oder auf einem Blatt Papier vergeben. Und dann gab es keine Rückkopplung: Ist das Grab geräumt? Ist die Hecke geschnitten? Ist der Auftrag jetzt erledigt oder nicht? Ich hatte nicht genügend Einblick.“
„Das ist nicht alles“, ergänzt Ludwig Hahn, der heute in der Verwaltungsgemeinschaft stellvertretender EDV-Verantwortlicher und Leiter der Kassenverwaltung ist. „Es war für die Bauhofmitarbeiter auch mühsam, die Zeiten zu erfassen. Die Stundenzettel wurden von den Bauhofmitarbeitern zunächst händisch und anschließend am PC als Word-Dokument erfasst. Dann pflegte die jeweilige Gemeindeverwaltung die Daten ins eigene System ein und ordnete sie den Kostenstellen zu. Und anschließend ging das Ganze ja noch mal in die Gemeindeverwaltung nach Theres. Das war immer der doppelte und dreifache Aufwand.“ Eine Zettelwirtschaft mit Zusammenführung in Exceltabellen im DIN A3-Format. Das Ganze war mühsam, zeitaufwändig und fehleranfällig.
„Wir wollten unsere Mitarbeiter in der Verwaltung entlasten, damit sie mehr Zeit für andere Tätigkeiten haben“, so Schneider. Auf der Hausmesse der AKDB und auf der Kommunale in Nürnberg erfuhren der Bürgermeister und Ludwig Hahn vom TERA Ressourcenmanager. Und da die VG Theres bereits viele Softwarelösungen von der AKDB bezieht, war die Entscheidung schnell gefallen. In Anwesenheit aller drei Bürgermeister wurde der TERA Ressourcenmanager präsentiert. Die Entscheidung für die Software fiel im Frühjahr 2019. Im September wurden die Verwaltungsmitarbeiter in Theres geschult und die Software mit zugehöriger TERAmobil-App in Betrieb genommen. Selbstverständlich gleicht nicht eine Gemeinde der anderen. „Wir haben neue Kostenstellen angelegt und auch einige Tätigkeiten neu definiert. Diese Anpassungen kann man in der Software problemlos durchführen“, so Ludwig Hahn. Matthias Asbach, EDV-Beauftragte der VG Theres, beschaffte im Vorfeld die notwendige Hardware und bereitete sie entsprechend für den Einsatz vor. Zudem richtete er den sicheren Zugang auf den Bauhofrechnern ein.

 

»... der Ressourcenmanager ist auch ein Zeiterfassungssystem mit
Soll-Ist-Angabe. Wir synchronisieren ... die Eingaben und haben immer aktuelle Zahlen.«

Ludwig Hahn

VG Theres

 

Aufträge managen und Zeit erfassen

Heute arbeiten 20 Nutzer mit dem Ressourcenmanager bzw. mit TERAmobil. Hierfür war der EDV-Beauftragte der VG Theres Matthias Asbach im Vorfeld aktiv, hat die notwendige Hardware beschafft, für den Einsatz vorbereitet und den sicheren Zugang auf den Bauhofrechnern eingerichtet. Seitdem funktionieren die Prozesse so: In der Verwaltung oder direkt im Bauhof werden die Aufträge eingegeben und wahlweise entweder einer Personengruppe oder direkt einem bestimmten Bauhofmitarbeiter weitergeleitet. Dieser führt den Auftrag aus, aktiviert per Klick auf seinem Tablet die automatische Zeiterfassung oder erfasst die aufgewandte Zeit nach Abschluss seiner Tätigkeit. Wenn die Hecke geschnitten oder die Straße ausgebessert ist, kann er auch noch einen Fotonachweis direkt in die App hochladen. Gleichzeitig erfasst er den Materialaufwand: Wurde eine Heckenschere verwendet? War ein Bauhoftraktor im Einsatz? Der Bauhofmitarbeiter schickt die Dokumentation per Klick vom Tablet aus in die Verwaltung zurück. Der Bauhofleiter seinerseits gibt die Daten intern frei und leitet sie an die Verwaltungsgemeinschaft weiter. Die zuständigen Stellen sind zu jeder Zeit informiert, was gerade ansteht und was bereits von wem erledigt wurde. „Der schöne Nebeneffekt“, so Hahn, „ist, dass man gleichzeitig einsehen kann, welcher Mitarbeiter wie viel Urlaub, Gleitzeit, Fehlstunden oder Überstunden angesammelt hat. Denn der Ressourcenmanager ist auch ein Zeiterfassungssystem mit Soll-Ist-Angabe. Wir synchronisieren jetzt jeden Freitag oder Montagmorgen die Eingaben und haben immer aktuelle Zahlen.“

Wichtige Daten für die Zukunftsplanung

Die Auswertungen sind für die Personalplanung essenziell. „Wieviel Zeit wird im Schnitt für welche Tätigkeiten gebraucht? Wie viel Materialaufwand hat der Bauhof? Wie viel kostet eine Schule, ein Spielplatz in der Wartung? All dies brauche ich für die Personal- und Budgetplanung“, so Matthias Schneider. Der Bauhofleiter von Wonfurt, Matthias Schmitt, schätzt vor allem die Nachweis-Sicherheit. „Wenn der Auftrag erledigt und im System hinterlegt ist, womöglich mit Foto, dann ist er unveränderbar. So sichert sich der Bauhof haftungsrechtlich ab – das ist besonders bei der Wartung von Spielplätzen wichtig. Da kann man nachweisen, dass man tatsächlich den Sand getauscht und die Spielplatzprüfung durchgeführt hat.“ Die App findet er auch recht intuitiv bedienbar. „Meine Mitarbeiter sind nicht alle digital affin. Aber nach einer Eingewöhnungsphase ging es dann doch recht gut.“ Mittlerweile benutzen zwei der drei Bürgermeister der VG die TERAmobil-App sogar als Mängelmelder, wenn sie unterwegs sind. „Wenn ich sehe, dass eine Straße ein Schlagloch hat oder ein Ast droht abzubrechen, dann mache ich ein Foto in der App und leite gleich den Auftrag an den Bauhof weiter“, so Schneider. Ganz einfach.

Weitere Informationen zum TERA Ressourcenmanager, der Software für die Verwaltung von Bauhöfen u.v.m. sowie zur TERAmobil-App.

INFO VG Theres

RegierungsbezirkUnterfranken
LandkreisHaßberge
Fläche57,73 km2
Einwohner6014 (31. Dez. 2018)
Bevölkerungsdichte104 Einwohner je km2
Verbandsgliederung3 Gemeinden
Gemeinde Gädheim
Gemeinde Theres
Gemeinde Wonfurt
Webpräsenzwww.vgtheres.de

 

 

 

 

 

 

 

Quelle: Wikipedia

 

 

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