Die Stadt Töging a. Inn empfängt E-Rechnungen von der AKDB

Was seit 2020 gesetzlich verpflichtend ist, hatte die Kämmerei in Töging, im oberbayerischen Landkreis Altötting, schon längst als Notwendigkeit erkannt. Dort beschloss man bereits 2016, einen digitalen Rechnungs-Workflow einzurichten. „Wir haben damals noch total analog gearbeitet: Eine Mitarbeiterin hat die Papierrechnungen mit einer Anordnung versehen, dann gingen sie zum Abzeichnen an die Wasserwerke, das Schwimmbad oder den Bauhof, dort hat der jeweilige Leiter oder Meister sie unterschrieben, dann wurden sie an einen Kollegen zur Prüfung zurückgeschickt, anschließend gingen sie zur Kämmerin, dann sind sie verbucht worden und schließlich erreichten sie den Bürgermeister.“ So beschreibt Ramona Forster, fast schon atemlos, den langwierigen, komplizierten Weg, den eine Rechnung noch bis vor kurzem innerhalb der Verwaltung zurücklegte. Sie ist seit April 2019 in der Kämmerei tätig, als Verantwortliche für die Anordnungsstelle und das Tax Compliance. Davor war sie im Finanzamt beschäftigt. Bei den vielen Außenstellen der Stadtverwaltung wurde der Prozess schnell unübersichtlich. Die Rechnungen gehen nämlich an die Feuerwehr, die Stadtbücherei, die zwei Schulen, die Wasserwerke, den Bauhof, die Kläranlage.

Geld und Zeit gespart

„Als die Mitarbeiterin im Bauamt in Rente ging, zeigte sich, dass das ganze System fehleranfällig und obsolet war. Die Meister haben sich nicht so gut mit den Haushaltsstellen ausgekannt, Rechnungen wurden manchmal auf falsche Haushaltsstellen gebucht oder sogar doppelt verbucht, weil sie sich zeitlich mit Mahnungen überlappt haben. Uns ist auch viel Skonto verloren gegangen, weil wir die Zahlungsfristen nicht eingehalten haben.“ Die Umstellung von analog auf digital ging dann weitgehend reibungslos. 2017 fing man an, das System umzustrukturieren, und im Juli 2019 gingen die ersten E-Rechnungen ins E-Rechnungs-Eingangsbuch der AKDB – kurz eREB – ein. „Jetzt gehen sämtliche Rechnungen zentral bei mir ein“, so Forster. „Dreiviertel davon kommen per E-Mail. Als PDFs oder im ZUGFeRD-Format.“ PDFs machen zwar immer noch den Löwenanteil aus, das sind bis zu 80 Firmen. Aber 10 bis 15 Firmen schicken „echte“ E-Rechnungen mit strukturierten Daten. Dazu zählt die Bundesdruckerei, der Schweizer Fachverlag oder auch das Handelshaus für Tiefbau und Industrietechnik HTI Gienger. Und seit September 2020 die AKDB.

Rechnungen der AKDB zeichnet unser EDV-Verantwortlicher Anton Kirschner ab – mittels einer elektronischen Signatur. Dann gehen sie zurück an mich, ich erstelle die Anordnung, klicke auf einen Button, und das Ganze wird an das Finanz-Fachverfahren OK.FIS überstellt, im Zustand ‚Haushaltsüberwachung‘. Die Kämmerin oder der Bürgermeister erteilen die Anordnung, ebenfalls per digitaler Unterschrift, und der Betrag ist in Soll-Stellung. An diesem Punkt“, so Forster, „verlässt die Rechnung den Rechnungs-Workflow – und ist endgültig im Finanzverfahren.“

Die Schritte ähneln sehr denen eines analogen Workflows. Nur dass der jeweils Verantwortliche jetzt automatisiert Mails erhält, wenn eine Aufgabe ansteht. „Früher hatten wir 25 Aktenordner voller Rechnungen und Dokumente. In 2020 bleibt davon nur noch eine schmale Archivbox übrig.“ Papierbelege werden ein Jahr aufbewahrt, dann werden sie vernichtet. Abgelegt werden Rechnungen direkt ins Fachverfahren in OK.FIS. Kein Papier, keine langen Wege, keine doppelten Buchungen. Wie bei jedem neuen Tool gibt es auch hier Verbesserungswünsche. „Ich würde mich gerne mit der Tab-Taste in den Masken bewegen, das geht noch nicht.“ Ansonsten ist sie froh, dass alles so reibungslos läuft. Dass der eine oder andere Mitarbeiter mal sein Passwort für den Zugang zum Rechnungs-Workflow vergisst, nimmt sie da gerne in Kauf. Mittlerweile interessieren sich auch die Kämmerer der Nachbars-Kommunen für die Lösung. „Wir tauschen uns ja regelmäßig unter Kollegen aus. Da wir im Umkreis die ersten waren, die den E-Rechnungs-Workflow der AKDB einsetzen, haben wir das neue Programm den benachbarten Kommunen gezeigt. Jetzt ziehen viele nach.“

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