Seit 2025 steht die erste Bürgerservice-Box Mittelfrankens im Verwaltungsgebäude von Uttenreuth bei Erlangen. Die Bürger der Verwaltungsgemeinschaft, zu der Buckenhof, Marloffstein, Spardorf und Uttenreuth zählen, können jetzt hoheitliche Dokumente abholen oder umtauschen – ohne Termin, bald auch rund um die Uhr. Wie an einer Paketstation.
„2024 hat unsere Verwaltung fast 3.000 Reisepässe und Ausweise ausgegeben. Das sind neue Dokumente für rund ein Viertel unserer knapp 12.500 Einwohner“, erklärt Astrid Kaiser, Gemeinschaftsvorsitzende und Erste Bürgermeisterin von Buckenhof. Nur donnerstags hat die Verwaltung, wie viele andere auch, bis 18:00 Uhr geöffnet. Häufig bildete sich dann im Einwohnermeldeamt eine Warteschlange. „Unsere Bürgerinnen und Bürger kommen zum Beispiel nach der Arbeit, nach dem Einkauf oder direkt vom Kindergarten – mit ihren Kindern.” Und diese haben bekanntlich wenig Geduld für langwierige Wartezeiten.
Fast komplett digital
Aufgrund des großen Einsparpotenzials, aber auch um den Bürgern ein modernes und bequemes Abholen zu ermöglichen, war die Entscheidung für die Bürgerservice-Box im Gemeinderat schnell getroffen. In Uttenreuth, Buckenhof, Marloffstein und Spardorf, Gemeinden am Stadtrand Erlangens, wohnen neben der gewachsenen Dorfgemeinschaft auch viele, die in den bekannten Erlanger Konzernen arbeiten. Jetzt muss keiner mehr extra Urlaub beantragen, um an seine Dokumente zu kommen.
Nahtlos in bestehende Prozesse eingepasst
Uttenreuths Erster Bürgermeister Frederic Ruth geht ins Detail: „Uns war wichtig, die Prozesse rund um die Abholung zu optimieren. Das fiel uns durch die bestehende Einbindung in die AKDB-Software OK.EWO sehr leicht.“ Pro Vorgang sparen sich Verwaltungsmitarbeitende einige Minuten. Hochgerechnet auf ein Jahr seien es viele Stunden, wenn nicht Tage. „Keine Wartezeit für unsere Kunden, Erleichterung bei meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern”, bestätigt der Sachgebietsleiter des Einwohnermeldeamts, Florian Becker. Die Einrichtung der Box, die im Hintergrund an die Software im Einwohnermeldeamt und einige andere Dienste angeschlossen ist, war „fordernd, hat aber auch Spaß gemacht“, resümiert Marcus Kurzendörfer, IT-Leiter der Verwaltungsgemeinschaft.
Kinderleichter Vorgang
Die Abholung funktioniert so: Sobald der vom Bürger bestellte Personalausweis oder Reisepass in der Verwaltung eintrifft, hinterlegt ein Verwaltungsmitarbeitender ihn in der Bürgerservice-Box. Per SMS benachrichtigt die Hintergrund-Software den Bürger, dass das Ausweisdokument zur Abholung bereitliegt. Mit der mitgeschickten Abhol-PIN identifiziert sich der Bürger an der Box und entnimmt sein Dokument. Dasselbe gilt für die Abgabe eines abgelaufenen Personalausweises. Auch der kann in der Box abgelegt werden. Sensoren erkennen automatisch, ob es sich um das richtige Dokument handelt. Momentan ist die Bürgerservice-Box nur zu den Geschäftszeiten zugänglich. Doch die Vorbereitungen laufen, um den Betrieb rund um die Uhr und sieben Tage die Woche zu garantieren: Dazu gehört etwa der Einlass in das Gebäude per Einmalcode. „Unsere Box wird gut angenommen“, fasst IT-Leiter Marcus Kurzendörfer zusammen. „Es gab mit der Bedienung bis jetzt keinerlei Probleme. Die Bürger sind echt begeistert davon.“
Potenzial für mehr: Die Bürgerservice-Box ist erweiterbar
Zukünftig soll die Box auch für andere Anwendungsfälle dienen. „Unsere Bürger oder ortsansässige Vereine können Räume in unserem Gebäude buchen. Die Schlüsselübergabe durch unser Liegenschaftsamt werden wir zukünftig auch über die Box erledigen”, so Kaiser.
