Um schneller gute Köpfe für die Arbeit in der Stadtverwaltung zu gewinnen, hat die Personalabteilung in Osterhofen beschlossen, eine neue webbasierte Software einzuführen, die den Bewerbungsprozess beschleunigt und komplett digital gestaltet: den BITE Bewerbermanager.
Die Stadt Osterhofen im niederbayerischen Landkreis Deggendorf zählt knapp 12.000 Einwohner, die dazugehörige Stadtverwaltung 120 Mitarbeitende. Der demographische Wandel, der Fachkräftemangel, die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und eine zeitgemäße Bewerberansprache sind Themen, mit denen sich die Personalverantwortlichen bei der Stadt Osterhofen schon länger beschäftigen. Mit der Einführung des BITE Bewerbermanagers hat die Stadt einen entscheidenden Schritt in eine digitale Zukunft gewagt. Andrea Wimmer und Simon Weber aus der Personalabteilung der Stadt Osterhofen haben die webbasierte Software jetzt eingeführt.
Jede Menge Papier und viele Listen
Vor der Umstellung auf BITE war der Bewerbungsprozess der Stadt Osterhofen weitgehend manuell und papierbasiert und somit sehr aufwendig und zeitintensiv. Die Bewerbungsunterlagen wurden ausgedruckt, kopiert und manuell an die entsprechenden Abteilungsleiter verteilt. Die Aufbereitung der Bewerbungen war außerdem wenig ansprechend. Hinzu kam ein weiteres Problem: Durch die zunehmende Digitalisierung der jungen Bewerberzielgruppe erreichte die Personalabteilung über Anzeigenschaltung in Tageszeitungen immer weniger potenzielle Bewerber und Nachwuchskräfte. Auch die Löschung der Bewerbungsunterlagen, die aus Datenschutzgründen nach sechs Monaten erfolgen muss, war nicht automatisiert – es mussten persönliche Reminder gesetzt werden, um die Dokumente von nicht eingestellten Personen zu löschen. „Es war offensichtlich, dass wir uns im Recruiting stärker digital aufstellen mussten“, erinnert sich Simon Weber.
Deutlich mehr Bewerbungen, rechtssicheres Handling
Durch die Einführung von BITE konnte Osterhofen den Bewerbungsprozess erheblich verbessern. Nicht nur Papier und Zeit werden jetzt gespart: Die webbasierte Software ermöglicht eine automatische Veröffentlichung auf der städtischen Homepage und in einschlägigen Jobportalen wie Indeed und Google for Jobs. Layout-Anpassungen sind kundenindividuell möglich, die Kommunikation mit den Bewerbenden läuft komplett über die Software. Die Bewerbungen werden seitdem stets rechtskonform bearbeitet und automatisch fristgerecht gelöscht, selbst wenn viele Entscheider involviert sind. Das Ergebnis ist sichtbar: „Wir sehen einen deutlichen Anstieg an Bewerbungen!“, freut sich Andrea Wimmer.
Alle Stellen schnell besetzt
Seit der Einführung von BITE im Januar 2025 konnten bereits 20 Ausschreibungen erfolgreich mit der neuen Software durchgeführt werden, und keine Stelle blieb unbesetzt. „Die Handhabung des kompakten Programms ist einfach und praktisch. BITE ist für uns definitiv die richtige Wahl gewesen“, so Weber.
Empfehlung und Ausblick
Für Simon Weber ist BITE ein ganz entscheidender Faktor bei der Digitalisierung aller wichtigen Prozesse in der Personalverwaltung der Stadt Osterhofen, während der langfristige Fokus der neuen AKDB Cloud-Lösung OK.PERS+ gilt. „Jede Kommune, egal welcher Größe, die sich mit den Herausforderungen der modernen Stellenbesetzung auseinandersetzt, kann von BITE profitieren“, resümiert Weber. Sichere Funktionen, die Zeitersparnis und einfache Bedienbarkeit machen es zur perfekten Lösung für alle – vom Bürgermeister bis zu den Mitarbeitenden in der Personalverwaltung.
