04.05.20213 Minuten1
IT/DigitalisierungDatenschutz

Immer mehr Daten entstehen in der kommunalen Verwaltung. Ein Schatz, der oft unzureichend genutzt wird. Etwa für Prognosen oder als Planungsgrundlage. Dabei sind gute Planung und Bewirtschaftung besonders in der angespannten finanziellen Situation unverzichtbar.

Durch die zunehmende Digitalisierung werden in der Kommunalverwaltung immer mehr und komplexere Daten erzeugt. Rechnungen gehen digital ein und werden auch so verarbeitet. Das führt zu riesigen Datenmengen, aus denen relevante Informationen identifiziert werden müssen. Entscheidungsträgerinnen und -träger wollen schnell und direkt Finanzinformationen aus dem System gewinnen. Außerdem brauchen auch Personen, die außerhalb der reinen Finanzverwaltung arbeiten, Extrakte aus den Finanzdaten.

Daten zum Sprechen bringen

Gespeicherte Daten können Querverbindungen und Trends erst durch eine systematische Anwendung statistischer Methoden, das sogenannte Data Mining, sichtbar machen. Mithilfe statistischer Zusammenfassungen, des Erkennens von Clustern, der Klassifikation der Zahlen und einer Assoziationsanalyse wird etwa der zeitliche Bruch des Jährlichkeitsgrundsatzes der kommunalen Haushaltsführung überwunden. Durch diese systematische Geschäftsanalyse, die Business Intelligence (BI), werden die gesammelten Daten ausgewertet und visualisiert. Die neu gewonnenen Erkenntnisse aus der BI sorgen für einen schnellen Überblick und ermöglichen fundierte Entscheidungen. Das bedeutet besseres Controlling und hilft, Fehlentwicklungen gegenzusteuern.

 

Business-Intelligence-Werkzeuge versprechen besseren Durchblick und leichtere Entscheidungen.

Unterschiede zur Privatwirtschaft

Die Einsatzmöglichkeiten von Analysetools sind fast unendlich, aber nicht alle sinnvoll. So unterscheidet sich die Ausrichtung einer Gemeinde grundlegend von der eines privatwirtschaftlichen Unternehmens. Nicht Gewinnmaximierung steht im Vordergrund, sondern die Erfüllung öffentlicher Aufgaben. Der Einsatz der BI im Finanzwesen zielt somit auf die wirtschaftliche Haushaltsführung und die Minimierung finanzieller Risiken. Neben den Haushaltsansätzen und den kumulierten Soll-/Ist-Buchungen sollte ein BI-Tool auch Informationen über den Erfüllungsgrad, noch verfügbare Mittel und Prognosewerte bieten. Zudem sind absolute Kennzahlen, wie Steuereinnahmen, Personalausgaben, Durchlaufzeit von Rechnungen, und auch relative Kennzahlen abzudecken – etwa die Vermögensstruktur einer Gemeinde oder die Zuwendungsquote zu Investitionen.

 

Daten auch optisch aufbereiten

Ein BI-Tool für Kommunen sollte Finanzdaten optisch so aufbereiten, dass jeder Mitarbeiter und Entscheidungsträger sie versteht. Die Darstellung der Kennzahlen in einem Controlling-Dashboard, grafisch oder symbolisch mit „Bar Charts“ oder mittels Ampelsystem, erhöht die Aussagekraft und vereinfacht die Interpretation. Eine Rechtevergabe spiegelt dann digital den Geschäftsverteilungsplan wider. Ein weiterer wichtiger Aspekt einer Business-Intelligence- Lösung: Die Nutzerin oder der Nutzer muss in der Lage sein, neben den Haushaltsansätzen der bewirtschafteten Haushaltsstellen auch Informationen über den Erfüllungsgrad der Aufgaben und über verfügbare Mittel abzurufen. Vergleiche mit Vorjahren und die Berechnung belastbarer Prognosewerten haben ebenfalls hohen Aussagewert. Eins muss man allerdings beachten: Die Aussagekraft der Ergebnisse aus einem BI-Tool hängt maßgeblich von der Integrität, Verfügbarkeit und Authentizität der Daten ab. Erst dann bringt man sie „zum Sprechen“.

Lesen Sie zum Thema kommunales Finanzwesen der Zukunft auch das Interview mit Holger Gehringer, Abteilungsleiter Entwicklung Finanzwesen bei der AKDB.

 

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