In der kommunalen Verwaltung werden immer mehr Generalisten arbeiten. Und immer mehr junge, digital affine Menschen. Sie brauchen smarte Tools, die Prozesse unterstützen und die Entscheidungsfindung beschleunigen. Auch im Finanzwesen. Wir haben Holger Gehringer aus dem Geschäftsfeld Finanzwesen bei der AKDB gefragt, wie eine zukunftsfähige Finanz-Software aussehen muss – und was er gerade plant.
Herr Gehringer, wohin geht die Reise im kommunalen Finanzwesen?
HOLGER GEHRINGER: Heutige Finanz-Software-Systeme in Kommunen haben einen sehr großen Funktionsumfang und sind oft nur von Ultra-Spezialisten bedienbar. In Zukunft brauchen wir aber immer dringender ein Tool, mit dem Anwender schnell Finanzinformationen jeglicher Art aus dem System herausfiltern können. Das wissen wir aus Workshops mit Kommunalvertretern.
Gibt es ein konkretes Beispiel?
Eine alltägliche Situation: Ein Kämmerer geht in eine Gemeinderatssitzung und muss darlegen, welche Ausgaben im Bereich Gebäudesanierung in den letzten Jahren angefallen sind. Diese Informationen muss er sich heute an seinem Arbeits-PC zusammensuchen und auf Notizzetteln zusammenfassen. Oder diverse Ausdrucke aus Bewirtschaftungsauskünften machen. Das sind teilweise riesige Tabellen. Der Kämmerer der Zukunft klemmt sich ein Tablet unter den Arm und geht damit in die Gemeinderatssitzung. Dort verbindet er sein mobiles Device mit dem Beamer und zeigt per Touchscreen am Board relevante Daten in Balkendiagrammen: etwa Erlöse und Ausgaben eines kommunalen Schwimmbads – gegenübergestellt in zwei Säulen mit unterschiedlichen Farben. Da sieht jedes Gemeinderatsmitglied – ob Banker, Bäcker oder Lehrer – sofort, ob es ein profitables Schwimmbad ist oder nicht.
Wir brauchen ein Tool, mit dem Anwender Finanzinformationen schnell aus dem System herausfiltern können.
Eine kommunale Finanz-Software sollte also nicht nur für Spezialisten gedacht sein …
So ist es. Wir müssen anfangen, vom Anwender her zu denken. Eine Finanz-Software soll zunehmend zu einem Finanzinformationssystem werden. Zu einem Tool, das Entscheider bei Planungen und Zukunftsvorhaben unterstützt. Und es muss ein Tool sein, mit dem auch Bauamtsleiter, Schulleiter oder Leiter der Friedhofsverwaltung leicht umgehen können. Also Personen, die zwar Verantwortung tragen, aber nicht täglich mit Finanzdaten zu tun haben.
Welche Eigenschaften sollte eine zukunftsträchtige Finanz-Software sonst noch mitbringen?
Sie sollte auf jeden Fall responsiv sein. Also auf jedem Device nutzbar: Handy, Tablet, PC. Das hat zuletzt die Coronapandemie gezeigt: Man sollte von überall Zugriff auf relevante Finanzdaten haben. Auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs. Und zu guter Letzt sollte sie anwenderfreundliche Nutzeroberflächen aufweisen: Grafiken, Zusammenfassungen, Filterfunktionen. Das Look-and-Feel muss zeitgemäß sein, und die Nutzung soll Spaß machen.
„Das Look-and-Feel muss zeitgemäß sein, und die Nutzung soll Spaß machen.
Gibt es so eine Software bereits?
Bei der AKDB arbeiten wir gerade an solch einer Lösung. Und da wir einen Schritt nach dem anderen machen möchten, erschaffen wir zuerst einen webbasierten Bewirtschaftungsarbeitsplatz. Das Ziel: Bereits 2021 soll dieser Bewirtschaftungsarbeitsplatz Kommunen zur Verfügung stehen. Als webbasierte Software-as-a-Service.
Wie sieht solch ein neuer Bewirtschaftungsarbeitsplatz aus?
Konkret: Ein Bauhofleiter oder Schulleiter öffnet morgens das Verfahren – und es werden ihm zwei Bildschirmansichten gezeigt mit zwei Dashboards: Auf dem einen stehen anstehende Finanzaufgaben für den Tag. Zum Beispiel: Zehn Rechnungen fachlich und rechnerisch richtig zeichnen, für fünf Rechnungen die Mittelfreigaben erteilen etc. Auf dem anderen Dashboard sieht er auf einen Blick, wie viel vom Jahresbudget er bereits ausgegeben hat. Das Beste: Er muss dafür nicht Zahlen analysieren. Denn es wird ein anschauliches Ampelsystem geben. Grün bedeutet: Noch genügend Geld da. Orange bedeutet: Achtung, es ist mehr ausgegeben worden, als veranschlagt. Und Rot folglich: Sie überziehen gerade Ihr zugewiesenes Jahresbudget.
Das heißt, eine Finanz-Software wäre auch gleichzeitig eine Business-Intelligence-Lösung?
Ja, es hätte auch diese Komponente. Und das voll integriert in die klassischen Funktionen einer Finanz-Software. Außerdem sollte eine moderne Finanz-Software auch individualisierbare Dashboards ermöglichen, damit jeder nur das sieht, was ihn tatsächlich interessiert. Der eine Anwender braucht neben Balkendiagrammen auch genaue Tabellen mit Zahlen und Einzelbeträgen, der andere nur eine einfache Darstellung. Das Ganze sollte außerdem webbasiert sein, als SaaS-Angebot.
Welche Vorteile hätte eine webbasierte Finanz-Software?
Sie muss nicht aufwendig installiert werden. Und: Es fallen Downtimes bei Aktualisierung und Wartung weg. Und schließlich kann man die Anwendung von überall benutzen. Man braucht dafür lediglich ein internetfähiges Gerät und einen Internetanschluss.