Alle Probleme scheinen mit KI lösbar. Aber was kann KI tatsächlich für Kommunen leisten? Wie kann sie die überlasteten Sozialverwaltungen unterstützen, damit Bürgerinnen und Bürger zeitnah Leistungen beziehen können? Hier geht es neben der Unterstützung Bedürftiger auch um die Wahrung des sozialen Friedens.
Eine der wichtigsten Leistungen im Sozialbereich ist die Beantragung von Wohngeld. Das Wohngeldrecht wurde zum 1. Januar 2023 geändert. Seitdem hat sich die Anzahl der Anspruchsberechtigten mehr als verdoppelt. Zuständig für das Wohngeld sind in Bayern die Kreisverwaltungsbehörden, also die Landkreise und kreisfreien Städte. Diese ohnehin unter Fachkräftemangel leidenden Wohngeldstellen wurden durch die Gesetzesänderungen vor nicht lösbare Herausforderungen gestellt: Die Berge von offenen Anträgen wurden so groß, dass die Bearbeitung eines Wohngeldantrags von der Antragstellung bis zur Verbescheidung bis zu einem Jahr dauerte. Durch die langen Bearbeitungszeiten gibt es immer mehr Beschwerden, die bearbeitet werden müssen. Teilweise mündet dies in Untätigkeitsklagen, die die Ressourcen der Kreisverwaltungsbehörden noch weiter binden.
95 Prozent der Anträge führen zu Nachfragen
Wie kann KI dabei helfen, diesen Teufelskreis zu durchbrechen und Rückstände bei den Wohngeldstellen abzuarbeiten? Dazu muss man die Bearbeitungsprozesse verstehen und wissen, was KI leisten kann. Ein großer Teil der Bearbeitungszeit besteht darin, einen korrekten und vollständigen Antrag zu bekommen. Derzeit sind aber fast alle Anträge im Wohngeldbereich unvollständig bzw. falsch oder beides. Für die Prüfung und Nachforderung von Nachweisen entstehen somit erhebliche Bearbeitungszeiten. Künstliche Intelligenz ist stark bei der sogenannten „Mustererkennung“. Das bedeutet: KI kann Anträge und Nachweise erkennen, lesen und kategorisieren. Nachweise existieren fast ausschließlich in analoger Form, unabhängig davon, ob der Antrag digital oder in Papierform gestellt wurde. Bei Online-Anträgen gehen die Nachweise als Foto oder als PDF-Datei ein. Die KI kann diese Nachweise lesen, kategorisieren und die Inhalte als digitalen Datensatz darstellen. Das ist die Stärke der KI, und es wird eine Trefferquote von annähernd 95 Prozent erreicht. Mithilfe eines „Regelwerks“ kann die KI automatisiert feststellen, ob der Antrag vollständig ist, alle Nachweise vorhanden sind bzw. zum Antrag passen.
Nachweise automatisiert einfordern
Dank KI können automatisiert Nachrichten zeitnah an die Antragsteller übersendet werden, in denen fehlende oder fehlerhafte Nachweise nachgefordert werden. Dies ermöglicht eine erhebliche Verringerung der Bearbeitungszeiten. Ein weiterer positiver Aspekt ist, dass die Bedienung der KI und die Nachforderung von Nachweisen nicht von einem hoch qualifizierten Wohngeldsachbearbeiter durchgeführt werden muss. Hier können auch Assistenzkräfte unterstützen. Ist der Antrag schließlich korrekt eingegangen, setzen viele Wohngeldstellen das Fachverfahren OK.WOBIS bzw. IKOL-WG ein: Wohngeldleistungen für Miet- und Lastenzuschuss können auf Basis von Wohnungs- und Einkommensdaten mit der Software zuverlässig berechnet und sicher ausbezahlt werden. Bescheide und Anschreiben lassen sich einfach erstellen, die Fallhistorie lässt sich gut überblicken.
Noch 2025 einsatzbereit
Die AKDB pilotiert mit einer kreisfreien Stadt in Unterfranken ein solches KI-gestütztes System. Im zweiten Halbjahr 2025 wird die KI für die Vorprüfung und Vervollständigung eingegangener Wohngeldanträge finalisiert werden. Es ist geplant, dass diese qualitativ hochwertigeren Daten über eine Schnittstelle an OK.WOBIS oder IKOL-WG übergeben werden. Eines ist klar: KI löst nicht alle Probleme. Die Anwendung von KI ist bei bestimmten Aufgaben sinnvoll, aber nicht immer. Richtig eingesetzt und bezogen auf konkrete Anforderungen, wird sie ein fester Bestandteil der IT in der öffentlichen Verwaltung werden und die Sachbearbeitenden in den Kommunen zwar unterstützen – aber nicht ersetzen.