Eine Million fehlender Fachkräfte in der öffentlichen Verwaltung prophezeien Experten bis 2030. Der demografische Wandel und der damit einhergehende Fachkräftemangel werden in den kommenden Jahren dazu führen, dass Kommunen mit erheblich weniger Personal auskommen müssen. KI verspricht, das Problem zu lösen! Die AKDB testet mehrere Anwendungsszenarien.
Wenn wir heute nicht die richtigen Weichenstellungen vornehmen, werden bereits in kurzer Zeit lange Bearbeitungsrückstände in Kommunalverwaltungen entstehen. Diese Entwicklung birgt das Risiko, das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Effizienz und Leistungsfähigkeit staatlicher Institutionen zu untergraben. Effektive Gegenmaßnahmen tun not. Die Lösung: Durch die gezielte Nutzung von Ende-zu-Ende-Digitalisierung, Automatisierung und den Einsatz von KI-Assistenten kann die Effizienz der Verwaltung massiv gesteigert werden. Eine Studie des internationalen Marktforschungs- und Beratungsunternehmens IDC berechnete ein Produktivitätsplus von 50 Prozent beim KI-Einsatz. Eine Neuausrichtung von Verwaltungsprozessen sowie die grundsätzliche Bereitschaft zu Innovationen können dieses Potenzial weiter erhöhen.
KI in Fachverfahren
Auch in Fachverfahren wird die Integration von KI-Technologien zunehmend realisiert, um spezifische Abläufe innerhalb der Verwaltung zu optimieren. Die AKDB und Pilotkunden arbeiten an der Erprobung prozessorientierter Systeme, die wiederholbare und standardisierte Abläufe automatisieren und dadurch die Effizienz erhöhen. Im Fachverfahren Einwohnerwesen beispielsweise hilft KI, bei der Wohnungsgeberbestätigung unstrukturierte Daten automatisch zu übernehmen und Formulare zu befüllen sowie Dokumente automatisiert in der E-Akte abzulegen. Im Bereich der Personalwirtschaft ist das Ziel, KI so zu nutzen, dass etwa Veränderungen bei Gehaltsabrechnungen transparenter werden und die Belegverarbeitung effizienter gelingt. Im Sozialwesen kann KI unterstützen, bei umfangreichen Beratungsanlässen relevante Fallinformationen und frühere Entscheidungen schneller sichtbar zu machen – als Vorbereitung auf fundierte Handlungsempfehlungen. In der kommunalen Finanzverwaltung schließlich wird KI dazu beitragen, analoge Rechnungen und Kontoauszüge vorzukontieren und manuelle Fehler zu reduzieren.
Die Praxiserfahrungen aus diesen Fachverfahren zeigen, dass nicht nur die Abläufe beschleunigt werden, sondern auch die Qualität der verwaltungstechnischen Dienstleistungen verbessert wird.
KI bei Online-Anträgen: der Antragsmanager
Ein weiteres Anwendungsfeld der KI ist der Antragsmanager, der bei der Bearbeitung von Online-Anträgen Unterstützung bietet. AKDB-Pilotkommunen haben die Einführung solcher KI-gestützten Antragsmanagersysteme im Bereich Ausländerwesen und Wohngeldbehörde begonnen. Die Arbeitsbelastung in den Wohngeldstellen hat sich durch eine Gesetzesänderung wesentlich erhöht, die Anzahl berechtigter Antragsteller ist auf das nahezu Doppelte gestiegen – bei gleicher Anzahl von Sachbearbeitern.
Die KI-Systeme prüfen dank Mustererkennung Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Nachweise und helfen dadurch, die Bearbeitungszeiten erheblich zu verkürzen. Bei Anträgen wie dem Wohngeldantrag oder dem Antrag auf Aufenthaltstitel wird mit den Bundesländern Baden-Württemberg und Brandenburg bereits intensiv getestet. Beim Wohngeldantrag wurde eine Zeitersparnis von 50 Prozent festgestellt. Auch die Fehlerquote kann so entscheidend reduziert werden. In Zukunft wird es der KI sogar möglich sein, Anträge automatisch zu vervollständigen, wenn die Daten bereits in der Kommune vorliegen. So wird die Notwendigkeit direkter menschlicher Interaktion auf ein Mindestmaß reduziert.
Die Potenziale sind also groß. Wird die künstliche Intelligenz alle Probleme der Verwaltung lösen? Sicherlich nicht. Aber richtig eingesetzt und auf konkrete Probleme angesetzt, kann die künstliche Intelligenz ein fester Bestandteil der IT in der öffentlichen Verwaltung werden und die Sachbearbeitenden in den Kommunen stark unterstützen. Und dies steigert auch die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger, die von einem schnelleren und flexibleren Bürgerservice profitieren.