Das Landratsamt Kitzingen hat einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht: mit der Einführung von OK.FINN Bewirtschaftung, einer webbasierten Software, die den gesamten Rechnungsworkflow medienbruchfrei digitalisiert.
Das Landratsamt Kitzingen hat vor Kurzem auf digitale Workflows umgestellt. Antonia Düll, Sachbearbeiterin für Haushalt und Schuldenverwaltung, beschreibt die Motivation hinter dem Vorhaben: „Wir wollten ein modernes System, das uns Zeit und Ressourcen spart. Auch die Bearbeitung von E-Rechnungen wird hierdurch vereinfacht.“ Die Einführung von OK.FINN Bewirtschaftung ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung und Optimierung der Finanzprozesse. Die Entscheidung fiel im Oktober 2023, der Roll-out wurde bereits Mitte 2024 vollzogen.
Schluss mit Laufmappen
Früher war der Rechnungsworkflow komplex: Rechnungen wurden in Papierform empfangen, manuell erfasst und in Laufmappen zwischen den Abteilungen weitergereicht. Simone Thomalla, Informationssicherheitsbeauftragte im Landratsamt, erklärt: „Das Landratsamt erstreckt sich über zehn Gebäude in Kitzingen. Zeitweise arbeiten Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice. Kurz: Der bisherige Workflow war stark von manuellen Prozessen abhängig, was die Geschwindigkeit und Genauigkeit in den Abläufen beeinträchtigte.“
Zeitersparnis und besserer Überblick
Die Implementierung von OK.FINN erforderte eine sorgfältige Planung: Die AKDB Tochter digitalfabriX schaffte die technischen Voraussetzungen, darunter die Änderung der Serverkonfiguration und die Integration mit dem Dokumenten-Managementsystem komXwork für den digitalen Posteingang. Anderthalb Tage lang dauerten Einführung und Schulungen. Heute arbeiten 40 Kolleginnen und Kollegen aus drei Sachgebieten mit OK.FINN Bewirtschaftung: die Kämmerei, der Bereich Informations- und Kommunikationstechnik und der Personalbereich. Nach und nach sollen alle Sachgebiete des Landratsamts eingebunden werden. Die Implementierung von OK.FINN hat viele Vorteile gebracht. „Neben dem geringeren Papierverbrauch am wichtigsten sind Flexibilität und Zeitersparnis, die uns das automatisierte System bietet“, so Simone Thomalla. „Klare und intuitive Abläufe stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Rechnungen freigeben können.“ Die Rechnungen gehen zu 50 Prozent als PDF ein, zu 50 Prozent noch als Papierrechnung. Nach der Erfassung werden sie digital an die Verantwortlichen in den Sachgebieten weitergeleitet. „Das Feedback der Mitarbeiter ist überwiegend positiv. Es gibt sogar konstruktive Vorschläge zur Optimierung bestimmter Funktionen“, ergänzt Thomalla. „Diese Anregungen werden an die AKDB zurückgespielt und fließen in die Weiterentwicklung der Software.“
Digitales Signieren
Richtig medienbruchfrei wird der E-Rechnungsworkflow aber erst durch die Nutzung einer digitalen Signatur. Die Mitarbeitenden nutzen digitale Zertifikate, die über die AKDB verwaltet werden. Hardware wird nicht benötigt. Über die Sachgebiete hinweg werden so Rechnungen digital sachlich und rechnerisch festgestellt und zur Anordnung freigegeben. Die Rechnungen werden dann in OK.FIS archiviert. „Durch die digitale Signatur sparen wir viel Zeit und erhöhen die Sicherheit unserer Prozesse“, meint Simone Thomalla. Das Landratsamt Kitzingen prüft weitere Schritte, etwa die Einführung von OK.FINN Ansatzerfassung für die Haushaltsplanung oder Möglichkeiten zur Implementierung digitaler Siegel und eines eigenen Zertifikatsportals. Weitere Abteilungen sollen an den digitalen Workflow angebunden werden.
Guter Austausch zwischen Sachgebieten
Die Einführung von OK.FINN hat auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen des Landratsamts vertieft. „Indem wir Prozesse abstimmen und kommunizieren, harmonisieren wir nicht nur Arbeitsabläufe, sondern stärken auch weiter das Verständnis und die Kooperation zwischen den Abteilungen“, meint Antonia Düll. Diese Entwicklung sehen sie und ihre Kollegin als vielversprechendes Zeichen für zukünftige digitale Initiativen
