Der digitale Empfang von elektronischen Rechnungen ist seit 01.01.2025 auch für die öffentliche Verwaltung verpflichtend. Für die Ausstellung gibt es eine Übergangsfrist bis Ende 2026. E-Rechnungen bieten Kommunen dabei klare Vorteile: Sie erhöhen die Transparenz, minimieren Fehler und sparen Zeit. Von der Erzeugung bis zum Versand und vom Empfang hin zur Archivierung bewegen sich die Verwaltungen mit den Lösungen der AKDB durch einen vollständig digitalen Prozess.
Aber was genau ist eine E-Rechnung?
Im Kern handelt es sich um einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz, häufig im XML-Format, der elektronisch übermittelt und empfangen wird. Diese digitale Lösung ermöglicht eine medienbruchfreie, automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungen, wodurch eine durchgehend digitale Bearbeitung bis hin zur Zahlung sichergestellt wird. Kommunen, die auf E-Rechnungen setzen, profitieren von einer reibungslosen und transparenten Abwicklung, die sowohl Zeit als auch Ressourcen schont.
E-Rechnungen erstellen und versenden mit OK.CASH
Mit unserer Faktura- und Paymentlösung OK.CASH bieten wir eine benutzerfreundliche Software, mit der Sie für die gesetzlich verpflichtende Erstellung von elektronischen Rechnungen gerüstet sind. Angepasst an die Gegebenheiten von kommunalen Verwaltungen – mit einer modernen Softwareoberfläche hin zu einer einfachen und schnellen digitalen Rechnungserstellung.
Mit OK.CASH als Rechnungsschreibungsprogramm stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Angaben gemäß Umsatzsteuergesetz in Ihren Ausgangsrechnungen enthalten sind. Durch die enge Anbindung an das Finanzverfahren der AKDB oder auch an Verfahren von Drittanbietern entsteht ein automatisierter, digitaler Prozess, der alle gesetzlichen Anforderungen abdeckt.
Mehr Informationen zur E-Rechnungserstellung im Webinar OK.CASH
Aber überzeugen Sie sich doch einfach selbst: In unserem neuen Webinar OK.CASH Komplett digital von der Barkasse bis zur Rechnungsschreibung zeigen wir Ihnen, wie’s funktioniert und wie durch die Integration in bestehende Systeme ein nahtloser digitaler Prozess entsteht:
- Welche Bereiche deckt OK.CASH ab?
- Wie erstelle ich mit OK.CASH eine Rechnung und wie wird diese elektronisch versendet?
- Wie sieht die erstellte Rechnung aus?
- Wie funktioniert die OK.FIS-Integration?
E-Rechnungen empfangen und automatisiert verarbeiten mit OK.FINN Bewirtschaftung
Mit OK.FINN Bewirtschaftung lassen sich Rechnungsdaten komfortabel elektronisch übernehmen – ob als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format. Ab diesem Zeitpunkt setzt ein automatischer, vollständig digitaler Workflow ein: Von der Übernahme ins Rechnungseingangsbuch über das Anlegen eines Vorgangs und der Prüfung bis zur elektronischen Signatur via Zertifikat und der Anordnungserstellung hin zur Freigabe, Sollstellung, Auszahlung und Archivierung.
Dank E-Rechnungs-Workflow wird eine Rechnung durchschnittlich innerhalb von nur sieben Minuten bearbeitet, signiert, freigegeben und angeordnet. Zum Vergleich: die Bearbeitung einer Papier-Rechnung dauert dagegen etwa 22 Minuten. Der teilautomatisierte Workflow verringert menschliche Fehlerquellen und erschwert Eingriffe durch Unbefugte. Auch die Signatur und Freigabe einer Rechnung erfolgen digital. Das Beste: Die elektronische Signatur einer Rechnung ist mit einem Softwarezertifikat von überall aus möglich – egal ob aus dem Homeoffice oder von unterwegs.
Übrigens können auch Mitarbeitende ohne finanzwirtschaftliches Vorwissen ganz leicht und intuitiv mit OK.FINN Bewirtschaftung arbeiten, zum Beispiel aus dem Bauhof oder der Schule. Das elektronische Rechnungseingangsbuch sorgt für vollständige Transparenz: Es erfasst sämtliche eingehende Rechnungen – unabhängig vom Format – und bietet umfassende Suchfunktionen sowie Einblick in den Bearbeitungs- und Verarbeitungsstand.
Alles zum E-Rechnungsworkflow im Webinar OK.FINN: Finanzmanagement der Zukunft
Das möchten Sie sich genauer ansehen? In unserem regelmäßig stattfindenden Webinar OK.FINN Finanzmanagement der Zukunft erfahren Sie alles über den komplett digitalen Prozess des Rechnungseingangs und die dezentrale Ansatzerfassung.
