Ortstermin im Rathaus Geretsried: Erster Bürgermeister Michael Müller und IT-Leiter Thomas Habermann berichten über die Einführung der Bürgerservice-Box der AKDB, die seit Kurzem die zeitunabhängige Abholung von Ausweisen und Pässen über ein gesichertes SMS-Verfahren ermöglicht.
Herr Bürgermeister Müller, wie entstand die Idee, die Bürgerservice-Box einzuführen?
Müller: Digitalisierung hat in der öffentlichen Verwaltung einen hohen Stellenwert. Wir haben überlegt, wie wir als moderne Kommune den Bürgerservice verbessern und einen einfacheren Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen schaffen können. Ähnlich wie im Bankensektor vor einigen Jahren gibt es immer mehr Angebote, die unabhängig von festen Öffnungszeiten verfügbar sind. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger. Mittelfristig möchten wir durch die Neugestaltung von Prozessen auch Effizienzgewinne erzielen.
Die zeitunabhängige Abholung von Pässen und Ausweisen war eine naheliegende Lösung?
Müller: Ja, das Konzept ähnelt der Abholung von Paketen an DHL-Automaten. Der Hersteller ist sogar derselbe. Wir sehen die Bürgerservice-Box als Einstieg in eine umfassendere Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.
Wie sollte dieser größere Prozess idealerweise aussehen?
Müller: Ziel ist ein vollständig digitalisierter Ablauf. Allerdings bestehen rechtliche Rahmenbedingungen: Reisepässe und Personalausweise sind nicht vollständig im Kompetenzbereich der Kommunen. Dennoch sollten wir dort, wo es rechtlich zulässig ist, Prozesse durchgängig gestalten, als Reaktion auf veränderte Nutzerbedürfnisse und gestiegene Erwartungen. Bürgerinnen und Bürger erwarten heute digitale Lösungen, nicht Ausdrucke und handschriftliche Unterschriften. Wir müssen uns von papiergebundenen, standardisierten Prozessen hin zu digitalen Angeboten entwickeln.
Welche Vorteile ergeben sich für die Mitarbeitenden in der Verwaltung?
Müller: Veränderungen bringen zu Beginn oft einen höheren Aufwand mit sich. Ressourcen müssen an anderer Stelle geschaffen werden. Manche Beschäftigte empfinden das zunächst als Zusatzbelastung. Mittelfristig jedoch entstehen deutliche Vereinfachungen und Entlastungen für die Sachbearbeitung.
Der Fachkräftemangel spielt hier eine Rolle?
Müller: Ja, Fachkräftemangel und demografischer Wandel sind zentrale Herausforderungen. Sie erhöhen den Druck zur Digitalisierung im öffentlichen Dienst. Während es im Bankensektor einen direkten Wettbewerbsdruck gibt, ist dieser in der Verwaltung geringer. Dennoch müssen wir reagieren, um künftig ausreichend Fachpersonal für bestimmte Aufgaben zu gewinnen.
Herr Habermann, gibt es bereits Rückmeldungen zur Bürgerservice-Box?
Habermann: Ja, die Resonanz ist überwiegend positiv. Bei der Auswahl der Abholungsart zeigen sich jüngere Bürgerinnen und Bürger offener als ältere. Insgesamt steigen die Nutzungszahlen kontinuierlich. In Geretsried werden jährlich rund 4.000 Pässe abgeholt. Der Prozess ist für viele neu und erfordert Eingewöhnung, ähnlich wie die Umstellung auf digitale Bankdienstleistungen in den letzten Jahrzehnten.
Wie sehen Sie die künftige Entwicklung?
Habermann: Kurzfristig werden digitale und traditionelle Prozesse parallel bestehen. Mittelfristig rechne ich mit einer vollständigen Umstellung. Der Schlüssel ist die Akzeptanz. Schon jetzt entfällt für Bürgerinnen und Bürger ein Behördentermin. Langfristig könnten Dokumente wie Reisepässe in ausschließlich digitaler Form vorliegen.
Welche Rolle spielen IT-Dienstleister in diesem Transformationsprozess?
Habermann: Die Unterstützung durch die AKDB ist uns sehr wichtig. Unser Ansprechpartner Paul Tobias ist zuverlässig erreichbar. Die Betreuung der Fachbereiche funktioniert gut, auch wenn es immer Optimierungspotenzial gibt. Bei Serviceanfragen hilft uns der Kundenservice weiter.
Wie gehen Sie mit den Themen Cloud und Outsourcing um?
Habermann: Wir sind aktuell intern IT-seitig gut aufgestellt und betreiben redundante Server. Derzeit ist kein vollständiges Outsourcing vorgesehen. Wir erkennen durchaus die Vorteile der Cloud- und Outsourcing-Angebote der AKDB. Einige Fachverfahren, wie AutiSta oder OK.PERS, sind bereits ausschließlich im Outsourcing verfügbar.
