VG Kemnath migriert zentrale Fachverfahren ins Rechenzentrum der AKDB

Die Verwaltungsgemeinschaft Kemnath in der Oberpfalz setzt seit vielen Jahren auf eine Vielzahl von Fachverfahren der AKDB, vor allem im Finanzwesen, in der Personalverwaltung und im Einwohnermeldewesen mit OK.EWO. Bis vor kurzem liefen diese Anwendungen im autonomen Betrieb auf eigenen Servern, die über das Landkreis-Service-Center (LSC) technisch betreut wurden, insbesondere was Firewalls, Datenschutz und Informationssicherheit betrifft. 
„Der entscheidende Impuls kam von der Geschäftsleitung und dem Kämmerer. Die Einführung der E‑Rechnung, die gesetzlich verpflichtend ist, sollte schnell umgesetzt werden. In diesem Zuge fiel die Entscheidung, ins Outsourcing zu wechseln, und zwar direkt mit allen großen Fachverfahren“, erinnert sich Andrea Stauber. Nicht primär Kosteneinsparungen standen im Vordergrund, sondern strategische und organisatorische Vorteile. Durch den Betrieb im Rechenzentrum der AKDB können Systeme vereinheitlicht werden, was den Support vereinfacht und die Manpower in der VG entlastet. 

 

OK.EWO: schneller Umstieg in zwei Tagen

Nach der Vertragsunterzeichnung lief alles deutlich schneller als erwartet. Statt eines Jahres Vorlaufzeit lag der detaillierte Terminplan schon nach drei Monaten vor. Die Migration erfolgte stufenweise: Zuerst wurde die Finanzsoftware OK.FIS umgestellt, danach die Personalsoftware OK.PWS und schließlich das Einwohnermeldeverfahren OK.EWO als letzter Baustein. Der Datenabzug verlief unproblematisch und für die Mitarbeitenden nahezu unsichtbar. Die für OK.EWO ursprünglich geplanten drei Tage Schließzeit konnten auf anderthalb Tage verkürzt werden. Durch die Umstellung von Montag bis Mittwoch – an Nachmittagen ohnehin ohne Bürgerverkehr – blieb der Betrieb weitgehend störungsfrei. Technisch musste lediglich der Citrix‑Client auf allen Arbeitsplätzen installiert werden; kleinere Anpassungen, wie die Druckerkonfiguration, wurden von den Mitarbeitenden selbständig über das AKDB‑Ticketsystem erledigt.
 

Seit Ende April 2025 arbeiten im Rathaus von Kemnath und in den Liegenschaften 63 Mitarbeiter über Citrix mit den Anwendungen aus dem AKDB-Rechenzentrum. „Für die Kollegen war es z.B. bei OK.EWO keine nennenswerte Umstellung“, so Stauber. „Sie loggen sich wie früher ein und können loslegen.“ 

Für die EDV-Verantwortliche bedeutete die neue Lösung zunächst, dass die jährlich rund zehn OK.EWO-Updates, die sie bislang selbst durchführen musste, wegfielen. Die wesentlichen Vorteile liegen jedoch auf strategischer und organisatorischer Ebene. Datensicherheit und Datenschutz liegen nun vollständig in der Verantwortung der AKDB, die über die notwendige Infrastruktur und Fachkräfte verfügt. Die Kommune baut seine Resilienz gegenüber Cyberangriffen aus durch das Hosting in den neuen Rechenzentren der AKDB – hochverfügbar, georedundant und energieeffizient.
Zudem ist die VG Kemnath durch die Vereinheitlichung der Systeme optimal für künftige Entwicklungen hin zu Cloud‑basierten Verwaltungsprozessen gerüstet. Die zuverlässige Anbindung durch eine Standleitung zum AKDB‑Rechenzentrum und Glasfaser im Rathaus sorgt für stabile Verbindungen. 

Die VG Kemnath hat bereits weitere Digitalisierungsprojekte im Blick. In einem nächsten Schritt wird im Bauamt die Software von RIWA eingeführt, auch diese aus der Cloud. Über die Software werden Kabel‑ und Kanalpläne, Baumkataster sowie Grünflächen und Grünflächenmanagement integriert und gemanagt. Die mobile Nutzung über Tablets im Wasserwerk und in der Kläranlage wird die Arbeit vor Ort deutlich erleichtern. Nach der Kommunalwahl 2026 ist zudem die Einführung der E‑Akte in allen Abteilungen vorgesehen. Dieses langfristige Projekt soll den Übergang von papierbasierten Prozessen zu einer vollständig digitalen Verwaltungsarbeit einleiten.