Ob Rechnungen, Bescheide oder Anordnungen – in modernen Verwaltungen muss Unterschreiben heute vor allem eines sein: rechtssicher, schnell und unkompliziert. Ein guter Grund für das Landratsamt Neustadt a.d.Aisch-Bad Windsheim, den AKDB Signaturservice bei sich einzuführen und das neue Zertifikats- und Signaturportal zu pilotieren. Das Ziel: durchdachte und durchgängig digitale Verwaltungsprozesse.
Das Landratsamt Neustadt a.d.Aisch-Bad Windsheim, zuständig für rund 100.000 Einwohner, macht sich fit für die digitale Zukunft. Dazu gehört auch ein Ende-zu-Ende digitales Rechnungswesen. Neben der AKDB-Software OK.VERKEHR und OK.JUG nutzt die Verwaltung auch das Finanzverfahren OK.FIS mit seinem elektronischen Rechnungseingangsbuch (heute integriert in OK.FINN Bewirtschaftung). Damit hat das Landratsamt den Grundstein für die komplett digitale Rechnungsbearbeitung gelegt. Damit kommt die Verwaltung nicht nur der Gesetzgebung nach, sondern spart Zeit, Kosten und entlastet Mitarbeitende – ein wichtiger Vorteil in Zeiten des Fachkräftemangels. Und so werden Rechnungen heute nicht nur digital empfangen und weitergeleitet, sondern Anordnungen mit wenigen Klicks sicher signiert und zur Auszahlung freigegeben.
Rechnungsbearbeitung komplett digital
Aktuell nutzt die Verwaltung das digitale Signieren vor allem im Rahmen der Rechnungsbearbeitung über das elektronische Rechnungseingangsbuch. Die Fernsignatur bringt hierbei neue Flexibilität – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Die Rechnungsfreigabe ist nun ganz einfach mit Eingabe der persönlichen PIN möglich. „Der Bedarf besteht vorrangig darin, digitale Signaturen auf Dokumenten zu erbringen, damit diese für eAKTE/DMS und die digitale Zustellung konform signiert sind“, so Dominik Krug, Fachbereichsleiter Digitalisierung.
»Wir wollen durchdachte und durchgängig digitale Prozesse erreichen.«
Praktisch: Zertifikate selbst verwalten
Und so kam es gelegen, dass über den Kundenservice aus dem Finanzwesen die Verwaltung auf das neue Portfolio des AKDB Signaturservice aufmerksam wurde. Das Landratsamt beschloss, an der Pilotierung des Zertifikats- und Signaturportals teilzunehmen. Denn mit dem AKDB Signaturservice und dem gesamten Angebot rund um das Thema Digitale Signaturen müssen digitale Zertifikate nicht mehr extern beantragt und verwaltet werden, sondern können direkt in der Verwaltung ausgestellt und genutzt werden, ohne weiteres Equipment - wie Kartenlesegeräte -, sondern einfach über eine PIN-Eingabe. Das ist ein nicht unerheblicher Vorteil gegenüber dem bisherigen Umgang mit digitalen Zertifikaten: Diese müssen bisher beantragt, freigegeben, verwaltet oder verlängert werden.
Volle Kontrolle über Zertifikate
Über das Zertifikatsportal hat die Verwaltung künftig die volle Kontrolle über ihre Zertifikate: Sie kann neue Zertifikate anlegen, ändern, deaktivieren oder herunterladen – jederzeit und ohne Wartezeiten. Eine komfortable Exportfunktion sorgt für Übersicht und Transparenz.
Nach Abschluss der Pilotierung wird über das Signaturportal die Unterzeichnung beliebiger Dokumente sowie der Aufbau eigener mehrstufiger Workflows sowie die Integration individuell gestaltbarer Signaturgrafiken möglich sein. „Unser Ziel ist aber noch größer: Wir wollen langfristig sowohl fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen als auch Siegel in digitale Verwaltungsprozesse integrieren.“ Sobald diese über das Signatur-Portfolio der AKDB verfügbar sind, werden das die nächsten zu implementierenden Elemente im Projektverlauf sein. Weitere Integrationen, etwa in komXwork stehen ebenso auf der Agenda des Digitalisierungsverantwortlichen. „Wir wollen durchdachte und durchgängig digitale Prozesse erreichen.“
Der Blick in die Zukunft
Holger Gehringer, Leiter des Produktbereichs Finanzwesen bei der AKDB, bringt es auf den Punkt: „In Zukunft soll jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter neben dem Zimmerschlüssel auch ein persönliches digitales Zertifikat besitzen.“ Damit können Dokumente, Aktenvermerke oder Protokolle direkt aus der Fachanwendung heraus oder im Signaturportal unterschrieben werden – einfach, schnell und rechtsverbindlich. „So schaffen wir gemeinsam echte Digitalisierung.“
