Kelheim in Niederbayern ist bekannt für den Donaudurchbruch, die Befreiungshalle und das Kloster Weltenburg. Und inzwischen auch als Power-User von OK.PERS+, der neuen AKDB All-in-One-Cloud-Lösung für das öffentliche Personalwesen. Personalleiterin Lisa-Maria Metz würde den Schritt immer wieder gehen. Wir haben sie gefragt, warum.
Rund 620 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zählt der Landkreis bei einer Einwohnerzahl von ca. 126.000 Menschen. Als fortschrittliche Verwaltung hat das Landratsamt Anfang 2025 die Weichen im Personalwesen auf Zukunft gestellt und gemeinsam mit der AKDB begonnen, die neue HR-Komplettlösung OK.PERS+ zu pilotieren. Unter der Regie von Personalleiterin Lisa-Maria Metz ist so ein schlagkräftiges Tandem entstanden, mit dem gemeinsamen Ziel, die Personalprozesse im Landratsamt zu modernisieren und zu beschleunigen.
Neuer Schwung durch Wechsel in der Personalleitung
Lisa-Maria Metz übernahm ihr Amt als Personalleiterin mit dem Vorhaben, bislang langatmige Prozesse zu verbessern. Außerdem nahm sie sich vor, die dabei erforderliche Software im Entwicklungsprozess aktiv mitzugestalten. So entschied sie sich, die neuen Funktionen der HR-Komplettlösung OK.PERS+ zu pilotieren. Dadurch konnte die Verwaltung in Kelheim im Zusammenspiel mit der AKDB nicht nur die neue Lösung kennenlernen, sondern sich auch aktiv bei der Entwicklung einbringen.
Pilotierung und Mitgestaltung für ein kundenzentriertes Produkt
Im Februar 2025 startete der Landkreis Kelheim die Migration zu OK.PERS+. In einem gemeinsamen Kick-off-Termin erklärte das AKDB-Migrationsteam der Personalleiterin und ihren Mitarbeitenden die notwendigen Schritte, die im Zuge der Migration in die Cloud anfallen würden. Denn das neue webbasierte Verfahren muss im Pilotierungszeitraum nahtlos mit der On-Premise-Bestandslösung OK.PWS funktionieren: im sogenannten Hybridbetrieb. Die Personenmigration im Zuge der Umstellung auf das neue Cloud-Verfahren lief dabei größtenteils unkompliziert ab: Der Zeitaufwand blieb überschaubar, auftretende Problemfälle wurden schnell erkannt und mit den AKDB-Entwicklern abgestimmt. „Der gesamte Migrationsprozess war sehr durchdacht, sodass sich unser Aufwand stets in Grenzen hielt“, so Metz. Ideen und Anforderungen aus der täglichen Praxis flossen ab dann direkt in die Entwicklung ein, um OK.PERS+ langfristig optimal auf die Bedürfnisse der Personalverwaltung abzustimmen.
»Der gesamte Migrationsprozess war sehr durchdacht, sodass sich unser Aufwand stets in Grenzen hielt.«
Meldebescheinigungen für Arbeitsagentur digital erstellen
Seither wurden der personalwirtschaftliche Stellenplan sowie das digitale Meldeverfahren BA-BEA erfolgreich eingeführt. Letzteres wird benutzt, um wichtige Meldebescheinigungen – wie Arbeitsbescheinigung, EU-Arbeitsbescheinigung und Nebeneinkommensbescheinigung – einfach und digital zu erstellen und an die Bundesagentur für Arbeit zu senden.
Das Verfahren BA-BEA überzeugte dabei von Beginn an: „Durch die automatische Übernahme der Daten im Verfahren wurden ein spürbarer Mehrwert und eine deutliche Arbeitserleichterung im Alltag erzielt“, so Personalleiterin Lisa-Maria Metz. „Die verfügbaren Möglichkeiten, die der Stellenplan bot, ermöglichten darüber hinaus bereits die Planung für den Neuaufbau und die Anlage eines Großteils der Stellen“, führt Metz weiter aus.
Der nächste Schritt: Personalkostenhochrechnung
„Wir sind nun gespannt auf das Kostencontrolling in OK.PERS+“, so die engagierte Personalleiterin. Mit Fokus auf gemeinsamen Fortschritt und kontinuierlichen Austausch gestaltet der Landkreis Kelheim weiter aktiv die Entwicklung des neuen Produkts mit. Lisa-Maria Metz zieht ein positives Zwischenfazit: “Die Zusammenarbeit mit der AKDB ist sehr gut, mit stets erreichbaren Ansprechpartnern und proaktiver Kommunikation zur Fehlerbehebung. Trotz aktueller Zeitverzögerungen ist der Ansatz von OK.PERS+ bereits jetzt vielversprechend.“ Mit der Pilotierung und dem Einsatz von OK.PERS+ legt die Verwaltung des Landkreises Kelheim somit das langfristige Fundament für digitale, effiziente und zukunftsfähige Personalprozesse.
