Die Umstellung des Amtes für Familie und Jugend Eichstätt von OK.JUG auf OK.JUS war die Antwort auf die wachsenden Anforderungen an digitale Verwaltungsarbeit: prozesssichere Fallbearbeitung, medienbruchfreie Abläufe, integrierte E-Akten und die Vorbereitung auf neue Online-Dienste.
Das Jugendamt des Landkreises Eichstätt mit seinen knapp hundert Mitarbeitenden ist eine der größten Fachabteilungen des Landratsamts. In den Bereichen Allgemeiner Sozialdienst, wirtschaftliche Jugendhilfe und Beistandschaften fallen tagtäglich komplexe Fälle an. Allein im Bereich Unterhaltsvorschuss bearbeiten die Kolleginnen und Kollegen derzeit 1.200 Fälle. Bis 2020 nutzten sie die AKDB-Software OK.JUG. Sie unterstützte zwar in allen Bereichen, stieß aber an ihre Grenzen, weil ihr Aufbau starr und datenorientiert war.
Mit OK.JUS flexibel Prozesse abbilden
Als sich 2020 die Frage stellte, wie es im Jugendamt mit dem eingesetzten Fachverfahren weitergehen sollte, wurde klar: Die neue Lösung musste anpassbar, zukunftsfähig und prozessorientiert sein. OK.JUS überzeugte, weil es die Prozesse des Jugendamts nicht nur abbilden, sondern flexibel strukturieren konnte. „Gerade die Flexibilität hat uns überzeugt. Wir wollten eine Lösung, mit der wir unsere Arbeitsschritte passgenau darstellen können – und da war OK.JUS einfach vorn“, so Karin Enhuber, die in der Stabsstelle Controlling arbeitet, mit Schwerpunkt auf Digitalisierung.
Unterstützung bei der Migration
Der Umstieg begann im Oktober 2020 mit einem Kick-off. Der Rollout wurde bewusst gestaffelt, damit jeder Fachbereich nacheinander umsteigen und Erfahrungen sammeln konnte. Bereits im Juli 2021 gingen der Allgemeine Sozialdienst und die Wirtschaftliche Jugendhilfe mit OK.JUS online, im August folgte der Unterhaltsvorschuss, im September die Beistandschaft und im Juli 2023 war OK.JUG mit dem Umzug der Jugendgerichtshilfe in Strafverfahren Geschichte. Die Datenmigration erwies sich als arbeitsintensiv, schließlich waren über zwanzig Jahre gewachsene Daten zu bereinigen. „Wir haben die Gelegenheit genutzt, gründlich aufzuräumen – auch wenn der Arbeitsaufwand immens war. Aber es hat sich gelohnt“, so Enhuber. Ein entscheidender Vorteil war die Unterstützung durch die Leitung des Jugendamts, die die neunköpfige Administratorengruppe mit Stundenanteilen freistellen konnte. So konnte das Projekt konzentriert und im Team vorangetrieben werden.
Heute, einige Jahre nach der Umstellung, ist OK.JUS fest im Arbeitsalltag verankert. Die Software wird in der Verwaltung und im Sozialdienst von 66 Nutzenden angewendet. Seitdem hat die Arbeit spürbar an Struktur gewonnen, neue Kolleginnen und Kollegen finden sich deutlich schneller ein. Besonders im Zahlungsverkehr läuft vieles medienbruchfrei und lässt sich komplett digital abwickeln – sogar aus dem Homeoffice. „Die Rechenfunktionen in OK.JUS für die Wirtschaftliche Jugendhilfe sind absolut spitze“, so Enhuber. „Dazu gehören Hochrechnungen, Rückrechnungen oder auch Absetzungen. Außerdem mussten wir früher viele Arbeitsschritte manuell verzahnen. Heute ist besonders im Zahlungsverkehr alles digital und kann ohne einen einzigen Papierzettel erledigt werden.“ Auch die nahtlose E-Akten-Integration und die prozesshafte Darstellung der einzelnen Fachbereiche haben den Alltag messbar erleichtert. „Aus einem bearbeiteten Fall können wir problemlos direkt in die E-Akte springen“, so Enhuber.
Im Controlling gibt es noch Baustellen. Auswertungen sind bislang umständlicher als gewünscht, doch mit dem Auswertungscockpit in OK.JUS und den BI-Komponenten – beide sind noch nicht eingeführt – erwartet das Team bald deutliche Verbesserungen.
In Zukunft auch Online-Anträge angebunden
Und die Reise ist noch lange nicht zu Ende: Als nächstes steht die Schnittstelle zum Ausländerzentralregister auf der Liste, denn Jugendämter sind seit 1. November 2025 verpflichtet, Beginn und Ende von existenzsichernden Leistungen für Nicht-EU-Ausländerinnen und -Ausländer zu melden. Auch eine Anbindung des Moduls Unterhaltsvorschuss wird ins Auge gefasst, um Anträge online bearbeiten zu können. Ebenso wird die Weiterentwicklung begrüßt, flexible digitale Formulare zu nutzen und in OK.JUS zu integrieren. Für Karin Enhuber ist klar, dass jeder digitale Schritt zählt: „Ziel ist, medienbruchfreie Prozesse zu schaffen – vom Antrag bis zur Auszahlung.“ Der Umstieg auf OK.JUS hat das Amt für Familie und Jugend Eichstätt moderner, schneller und strukturierter gemacht. „Es war viel Arbeit, und wir haben einiges lernen müssen. Aber es hat sich gelohnt. Jetzt gilt es, die nächsten Schritte konsequent zu gehen – denn Digitalisierung hört nicht mit einer Softwareeinführung auf.“
