Seit Ende Januar stellt die Stadt Unterschleißheim ihren Bürgerinnen und Bürgern eine praktische Lösung für die Abholung hoheitlicher Dokumente zur Verfügung. Es ist die Bürgerservice-Box. Damit löst die Stadt ihr Versprechen ein, immer bürgerfreundlicher zu werden.
Bürgerservice und Bürgerbeteiligung werden in Unterschleißheim großgeschrieben: Nicht nur, dass die circa 30.000 Einwohner seit 2022 abstimmen können, wofür der Bürgerhaushalt ausgegeben werden soll – auf einer Beteiligungsplattform können sie außerdem Wünsche und Meinungen zur Verbesserung des Gemeinschaftslebens einbringen.
Unterschleißheim ist Pilotkunde
Kein Wunder, dass die Leiterin des Bürgerbüros, Anita Obermaier, und ihr Kollege Christian Brenner, Leiter der EDV, Feuer und Flamme waren, als sie auf einer AKDB-Kundenfachtagung von der Bürgerservice-Box hörten: einer Paketbox, aus der Bürger ihre neu ausgestellten Pässe und Personalausweise abholen können. Unabhängig von den Öffnungszeiten des Bürgerbüros. Anita Obermaier präsentierte das Produkt dem Bürgermeister, der nicht lange überlegen musste. „Wir sind immer glücklich, wenn wir Neuerungen einführen können“, so Obermaier. „Wir experimentieren gerne. Und als uns die AKDB vorschlug, als Pilotkommune die Bürgerservice-Box zu testen und uns aktiv bei deren Weiterentwicklung einzubringen, haben wir zugesagt.“ Im November 2024 wurde die Bestellung aufgegeben, im Januar 2025 war das Gerät geliefert und einsatzbereit.
Im Zuge des Umzugs des Bürgerbüros in das ehemalige Sparkassengebäude hat die Kommune die Bürgerservice-Box im ersten Windfang des Gebäudes platziert. Installation und Wartung übernimmt die AKDB. „Die Bürgerservice-Box ist noch nicht rund um die Uhr geöffnet. Sie unterliegt denselben Öffnungszeiten wie die Schalterhalle der Kreissparkasse, in der sie untergebracht ist: Von 5 Uhr früh bis 23 Uhr ist sie zugänglich. Aber wir überlegen, die Öffnungszeiten auszuweiten“, so Obermaier.
Nachricht aufs Handy
Die Abholbox ist strategisch günstig positioniert: direkt am Rathausplatz, wo ein guter Durchgangsverkehr stattfindet. Der Abholprozess ist denkbar einfach: Um einen Pass zu beantragen, kommt der Bürger ins Amt. Dort kann er entscheiden, ob er das Dokument in der Bürgerservice-Box oder auf dem Amt abholen möchte, sobald es fertig ist. Entscheidet er sich für die Bürgerservice- Box, hinterlässt er seine Handynummer und wird per SMS benachrichtigt, sobald der Pass bereitsteht. An der Box gibt der Bürger seine Handynummer ein, woraufhin ihm eine PIN gesimst wird. „Jetzt wird der Bürger aufgefordert, sein altes Dokument in ein Fach zu legen. Anhand des Chips auf dem alten Pass erkennt die Box, ob es sich um das korrekte Alt-Dokument handelt. Erst dann geht das Fach mit dem neuen Pass auf. So einfach ist es“, erklärt Anita Obermaier.
Zufriedene Bürger
Die Bürgerservice-Box hat eine Schnittstelle zur Einwohnerwesen-Software OK.EWO, sodass die Sachbearbeitenden im Bürgerbüro erkennen, welche Pässe für welche Bürger wann in die Box gelegt wurden. In Zukunft soll die Bürgerservice-Box automatisiert der Software melden, dass ein Altpass eingezogen wurde. Heute muss der Sachbearbeiter das noch händisch eingeben.
„Die Bürger nehmen die Abholbox sehr gut an. Meistens ist über die Hälfte der Box belegt. Das sind insgesamt circa 65 Fächer. Die Nutzung hängt natürlich auch davon ab, wie technikaffin die Bürger sind“, so Obermaier. Doch die Box soll nicht nur für die Abholung von hoheitlichen Dokumenten genutzt werden. „Wir überlegen, die Nutzung auszuweiten – etwa um die Schlüssel für das Hebammen-Auto zu hinterlegen.“
Auch Statistiken sollen möglich werden: Die Software wird gerade angepasst. Sie soll Auskunft darüber geben, wie viele Dokumente für welche Bürger zu welchem Zeitpunkt in der Box sind oder wie lange es dauert, bis die Dokumente abgeholt werden. Anita Obermaier ist es wichtig, den Überblick zu behalten.
